Форма написания докладной. Докладные, служебные записки и справки: в чем разница? Служебная записка директору

Из статьи вы узнаете, как пишется докладная записка, в каких случаях и как ее правильно оформить. Скачайте образцы и примеры этого документа.

Из этой статьи вы узнаете:

Как написать докладную записку руководителю

Докладную записку воспринимают порой как формальность. На самом же деле этот документ фиксирует факт определенных событий, связанных с взаимоотношениями в коллективе, нарушениями дисциплины, правил трудового распорядка или требований законодательства. Часто документ составляют после неоднократных и безуспешных попыток достучаться до руководства в устной форме.

Игнорировать письменное заявление сотрудника руководитель не имеет права. В Трудовом кодексе нет четкого определения докладной записки, она считается документом внутренней коммуникации в компании. Но это не значит, что она не может играть роли при принятии решений, касающихся всего предприятия. По ОКУД записке присвоен код 0286041, и некоторые приказы руководства основываются именно на ней.

Докладная записка – это документ, имеющий юридическую силу, который в спорных ситуациях может прояснить некоторые моменты и уберечь от неверных выводов. Написать её может абсолютно любой служащий по любому адекватному поводу. Таким образом, генеральный директор может узнать о ситуациях, происходящих в структурных подразделениях , непосредственно от их участников, даже если начальник отдела по каким-то причинам скрывает факты.

Основные функции докладной записки:

• призыв посодействовать в решении спорных ситуаций или проблем хозяйственного характера;
• рацпредложения;
• оспаривание решений руководства;
• отстаивание своего мнения;
• жалоба;
• отчетность;
• доведение до сведения информации о фактах нарушений;
• информирование о происшествиях;
• пожелание поощрений.

В работе с персональными данными многие компании до сих пор не выполняют требования закона. Это подтверждает практика проверок. Роскомнадзор продолжает штрафовать. Редакция журнала "Справочник кадровика" проконсультировалась у Валентины Андреевой, что нужно сделать, чтобы защитить персональные данные сотрудников в соответствии с требованиями закона и не платить штраф.

Отправка этого документа может преследовать следующие цели:

• повышение индивидуальной эффективности конкретного работника;
• повышение производительность компании в целом;
• заблаговременное снятие ответственности с конкретного работника в случае возможного возникновения ЧП;
• защита прав конкретного служащего.

Очевидно, что цель – не просто информирование начальства о положении дел, но и высказывание личных соображений, а также призыв к принятию решения по озвученному вопросу.

Как написать докладную записку – пошагово

Поскольку унифицированная форма докладной записки отсутствуют, сотрудник вправе составлять её в вольной форме. Первое и главное правило оформления – это достоверность и обоснованность сообщаемых сведений. Автор должен понимать, что утверждение можно оспорить в суде, если информация, которую он довел до сведения начальника, не подтвердится. Если не только в содержании, но и в оформлении будут допущены ошибки, документ потеряет свою юридическую силу. В связи с этим возникает вопрос – как как писать докладную записку правильно? Можно воспользоваться следующим алгоритмом:

Шаг 1. Указывают адресат – ФИО и должность лица, которому предназначено письмо.

Шаг 3. Пишут дату составления (для внешней – исходящий номер и город составления).

Шаг 4. В заголовке кратко описывают суть сообщения (о командировании, о хищении имущества, о невыходе на работу и т.п.)

Шаг 5. Продумывают основную часть документа, именно она представляет наибольшую сложность для автора. Эту часть условно можно разделить на три раздела:

• Описание факта. Широко распространена формулировка «довожу до вашего сведения» - она годится почти для всех типов. Далее представляются все имеющиеся факты, ставшие поводом для написания сообщения. Не нужно писать длинный рассказ с эмоциональной окраской. Желательно указать по возможности больше конкретных деталей – время и место события, марку и год выпуска оборудования и т.д.
• Анализ ситуации. Чем, по мнению отправителя, сложившаяся ситуация может грозить предприятию – получением производственной травмы, невозможностью осуществлять рабочую деятельность в установленном порядке, снижением эффективности производства и т.п. Свои соображения следует обосновать, при необходимости, привести расчеты (лучше на отдельном листе и указать, что обоснование смотреть в приложении). Стоит отметить, что в этом разделе не всегда есть надобность.
• Вывод. В заключении автор высказывает пожелания, просьбы или предложения в связи со сложившейся ситуацией, используя, например, формулировку «считаю необходимым».

Шаг 6. Ставится подпись отправителя с расшифровкой.

Шаг 7. Директор, ознакомившись с документом, реагирует на поступившие сведения, проставив соответствующую резолюцию – это и будет его ответ на докладную записку.

Правила оформления докладной записки

Виды и примеры докладных записок

Существует два вида классификации. По содержанию:

В зависимости от адресата:

Внутренние записки оформляются в свободной форме, для внешних обязательно заполнение на бланке организации и регистрация в журнале исходящих документов.

Как правильно написать докладную записку “Довожу до Вашего сведения”

Крайне желательно на каждом предприятии иметь собственные бланки документов, не имеющих законодательно утвержденных форм. Их целесообразно разместить на информационном стенде, либо оставить несколько экземпляров у секретаря. Каждый служащий, имеющий в том надобность, должен знать, как пишется докладная записка. Данный документ, составленный неграмотно, может быть труден к восприятию, непонятен, и как следствие, его невозможно будет использовать в качестве основания для последующих распоряжений.

Докладная записка «довожу до вашего сведения» в 2019 пишется по возможности кратко, емко и понятно. Автор сообщает начальнику о факте, о котором тот прежде не знал, о последствиях (или возможных последствиях) этого обстоятельства и просит принять меры на свое усмотрение или в соответствии с его предложениями. Задача автора – описать ситуацию без домыслов и предположений, чтобы начальник мог отчетливо понимать, что произошло. Обязательна подпись составителя, иначе бумагу сочтут анонимкой и рассматривать не будут.

Докладная записка об отсутствии работника на рабочем месте

Докладные записки на сотрудников о нарушении трудового распорядка – нередкое явление на крупном предприятии. При отсутствии работника на рабочем месте без предупреждения его непосредственный начальник в первую очередь пытается с ним связаться и выяснить, что произошло. Если установить связь не удалось, предполагается, что это прогул и сообщается об этом директору посредством докладной.

Сделать это нужно непосредственно в день прогула, а не задним числом. В дальнейшем, когда служащий выйдет на связь или явится на работу, ему придется подтвердить уважительность причин, по которым он отсутствовал, написать объяснительную записку. Если обстоятельства были уважительные, это учтется при составлении акта о неявке на работу. Но в тот момент, когда работника нет и найти его невозможно, необходимо доложить об этом руководству.

В 2019 при составлении докладной записки об отсутствии на рабочем месте нужно придерживаться общих правил оформления. В основной части зафиксировать время прогула, описать, какие предпринимались меры, чтобы отыскать не явившегося на работу и проинформировать, как сказалось отсутствие служащего на общем трудовом процессе. В документе нужно упомянуть о том, что оправдательных документов предоставлено не было и попросить директора принять соответствующие меры (не стоит указывать, какие именно, руководитель сам разберется).

Каждому работающему человеку, особенно служащему госучреждений, иногда приходится писать докладную записку. Ее часто воспринимают как донос, поэтому при составлении важно вооружиться конкретикой.

Как компетентно оформить документ, по каким признакам систематизируют докладные записки, и в каких случаях они уместны?

Форма и классификация

Докладная записка – документ, адресующийся руководству, содержащий суть проблемы, заключения и предложения. Ее пишут с намерением дать толчок вышестоящему начальству к решению той или иной проблемной ситуации, возникшей у сотрудника.

В зависимости от получателя, они есть внутренние и внешние.

Внутренняя — адресована главе ведомства или начальнику отделения, пишется на обыкновенном листе.

Документ, выходящий за пределы организации, направленный в высшую инстанцию (администрацию, Министерство) считается внешним, его оформляют на специальном бланке.

Как оформлять и правильно писать докладную записку

Составляют документ по следующему шаблону:

• вверху (левый угол) указывают отдел, откуда поступает записка;
• вверху (правый угол) должна быть указана должность, фамилия, инициалы адресата;
• ниже посередине название документа;
• под ним ставят дату и номер;
• обязательно заголовок, начинающийся словами «О…», «Об…» или «Касательно…»;
• текст (тело) документа, состоящий из введения, анализа и заключения. В первой части – изложение событий, побудивших к написанию записки. Во второй — разбор ситуации. Третья содержит заключения и рекомендации автора документа;
• должность, подпись, фамилия, инициалы автора в одной строке.

Образец докладной на сотрудника

Чаще всего документ на имя руководителя пишет начальник подразделения, однако бывают случаи, когда между рядовыми сотрудниками возникает внештатная ситуация, требующая вмешательства вышестоящего начальства, — обида на рабочем месте, некорректное поведение.

Вот пример такого документа.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
№ 41-07/215 02.03.2016 г.

Об оскорблении на работе

Довожу до Вашего сведения, что 02.03.2016 г. водитель Добродомов Петр Алексеевич, исполняя должностные обязанности, унизил меня и нецензурно бранился в мой адрес.

Прошу применить к Добродомову П.А. дисциплинарное взыскание.

Как пишется данный документ о прогуле: образец оформления

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
№ 43-13/228 11.05.2016

Об отсутствии на рабочем месте

Довожу к Вашему сведению, что вчера, 10.05.2016 г., специалист по закупкам Иванющенко Роман Михайлович не явился на рабочее место. Отсутствие длилось весь день.

Причины неприбытия не подтверждены ни документально, ни по телефону, ни электронной почтой.

Предлагаю привлечь Иванющенко Р.М. к дисциплинарной ответственности за прогул.

Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

Отдел кадров
Генеральному директору
ООО «Омега»
Н.В. Грощенко

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1

О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)

Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.

В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.

Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский

Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей

Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.

Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей

ФАЙЛЫ

Отдел метрологии
Генеральному директору
ООО «Росмашинстрой»
Радковскому К.Л.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2

О невыполнении должностных обязанностей

Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.

В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.

Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский

Докладная записка о некорректном поведении сотрудника

Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.

Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника

ФАЙЛЫ

Административно-хозяйственный отдел
Генеральному директору
ООО «Просперити»
Гиацинтовой А.В.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3

О некорректном поведении сотрудника

Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.

Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.

Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.

Что делать, если на одного из работников нет управы? Если он творит, что ему вздумается, не справляется со своими прямыми обязанностями? Можно написать докладную записку на такого сотрудника, где сообщить о его хамском поведении и оскорблении других лиц, а также - о невыполнении должностных обязанностей или о прогуле. Она составляется по образцам внутреннего делового документооборота.

Что представляет собой докладная записка на сотрудника

Докладная записка о хамском поведении работника - это уведомительный документ, целью которого является проинформировать начальство о ненадлежащем поведении одного из сотрудников, которое не укладывается в дозволенные рамки корпоративной этики или законодательства.

А также существует докладная записка о невыполнении должностных обязанностей. Этот документ сообщает о том, что работник не выполняет те требования, которые изложены в трудовом договоре и правилах внутреннего трудового распорядка.

Ещё есть докладная записка об отсутствии на рабочем месте. Она информирует начальство о том, что сотрудник прогуливал или опаздывал на работу. Прогулом считается отсутствие более 4 часов подряд или в течение всего дня или смены. Всё, что меньше этого времени - опоздание.

Записка фиксирует факт ненадлежащего поведения. Как правило, в документе числится просьба применить к сотруднику соответствующие меры. Если её не подать, к ответственности такого человека привлечь будет затруднительно.

Как правильно написать: формы, образцы, примеры

Текст докладной записки может быть свободным. Единой формы нет. Необходимо изложить ситуацию, описав как можно больше подробностей. Главное, чтобы в ней содержались все необходимые факты нарушения и атрибуты делового документооборота. Оформление делается по стандарту ГОСТ 6.30–2003: лист бумаги формата А4, все полагающиеся реквизиты.

Хамское поведение, оскорбление работников и клиентов

В докладной записке о хамстве того или иного работника должны в обязательном порядке значиться следующие параметры:

• наименование адресата с указанием конкретной должности, подразделения и ФИО;
• дата и исходящий номер бумаги (документ может быть зарегистрирован как внутренняя почта организации);
• текст записки;
• дата составления;
• подпись заявителя и её расшифровка с указанием должности и подразделения.

Невыполнение должностных обязанностей

В докладной записке о невыполнении должностных обязанностей присутствуют такие составляющие:

• наименование адресата;
• название документа (по центру);
• дата, когда была составлена бумага, и номер;
• текст записки, отражающий перечень обязанностей, которые работник не исполняет должным образом, и последствия, наступившие в результате;
• предложения относительно меры ответственности, которая будет применена к сотруднику;
• подпись и должность заявителя.

Прогул и опоздание

В докладной записке о прогуле или опоздании указываются:

• название подразделения, к которому относится сотрудник (отсутствующий на работе);
• ФИО руководителя и его должность;
• заголовок;
• текст, содержащий факт и временной промежуток отсутствия на рабочем месте;
• предложение о мере дисциплинарного взыскания;
• должность подающего, его подпись и расшифровка.

Чем грозят сотруднику докладные записки

Докладная записка относится к внутренней корреспонденции. Это не приговор и не гарантия применения наказаний, а лишь выявление нарушений. Руководство рассматривает обращение и делает вывод, насколько обосновано применить санкции. Сотруднику обязательно дадут шанс оправдаться. Им пишется объяснительная записка. Если работодатель сочтёт оправдание неудовлетворительным, он издаёт приказ о дисциплинарном взыскании. По закону это может быть замечание, выговор и увольнение.

Видео: как наказать работника

Существует несколько видов докладных записок, которые позволяют сообщать начальству о тех или иных проступках работника. К каждому из них предъявляются свои требования.

Формальность, отнимающая время и силы, - именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий. На самом же деле они используются не только для этого. Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать.

Зачем нужны записки

Прежде всего, все записки - это информационно-справочные документы для оперативного управления. С их помощью происходит обмен информацией внутри компании (например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением). Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения, а может быть только принята к сведению.

Но написать их совсем непросто. Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах. Попробуем их сформулировать сами.

Чем записки различаются между собой

Для наглядности покажем основные отличия в таблице.

В налоговых целях записки всякие важны

В некоторых случаях какая-либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходо вп. 1 ст. 252 НК РФ , например:

• служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 12 месяцев, помогла компании доказать, что видеоролики не являются нематериальными активами, и списать расходы единовременн оПостановление ФАС МО от 16.03.2012 № А40-100845/10-4-498 ;
• для подтверждения пробега автомобиля показаниями GPS-навигатора (вместо одометра) и признания расходов на топливо нужна докладная записка начальнику транспортного отдела от мастера о том, что предрейсовый осмотр показал неисправность одометр ап. 1 ст. 252 , подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ . На основании этой докладной (или иного документа) будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показани йПисьмо ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 ;
• объяснительная записка может пригодиться:

• <или> для получения вычета по НДФЛ на ребенк аподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ , если с прежнего места работы нет справки 2-НДФЛ. Когда человек долгое время не работал и устраивается на работу вновь, нужна его объяснительная об отсутствии доходов, трудовая книжка и письменное заявление на вычет ыПисьмо ФНС от 30.07.2009 № 3-5-04/1133@ ;
• <или> для решения вопроса оплаты стоимости проезда в отпуск. Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документ ыПисьмо Минздравсоцразвития от 20.02.2009 № 194-13 .

Понятно, что если записка является первичным документом, то она должна содержать все реквизиты такого документ ап. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ .

Как правильно составлять записки

Многим сотрудникам написание записок дается с трудом, ведь это непривычная для них работа. Чтобы облегчить задачу, предусмотрите правила составления, а также бланки записок в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, и ознакомьте работников с ней. Фрагмент инструкции может выглядеть, например, так.

Утверждена приказом по ООО «Альфа»
от 27.12.2011 № 123

Инструкция по делопроизводству ООО «Альфа»

4.10. Записки (докладные, служебные, объяснительные)

4.10.4. Каждая записка составляется с указанием следующих реквизитов:

• наименование структурного подразделения - составителя записки;
• наименование вида документа - докладная, служебная или объяснительная записка;
• дата документа - дата подписания (арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год);
• адресат - ф. и. о. и должность лица, кому адресована записка (в дательном падеже);
• заголовок к тексту, который должен начинаться предлогом «О» или «Об»;
• отметка о наличии приложения (если оно есть), например: «Приложение: в 1 экз. на 3 л.»;
• подпись составителя (должность составителя; личная подпись и ее расшифровка (ф. и. о.)).

4.10.5. Текст пишется от первого лица в единственном числе.

В тексте записки не должно быть приветствий и завершающих пожеланий.

4.10.6. Бланки форм докладной, служебной и объяснительной записок приведены в приложениях № 15, 16, 17 к Инструкции.

Когда сотруднику понадобится написать записку, дайте ему готовый бланк, а лучше образец. Приведем примеры оформления разных записок.

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

Бухгалтерия

Генеральному директору
ООО «Альфа»
И.И. Стасову

Начальнику отдела кадров
С.В. Климовой
Причины, указанные в объяснительной,
признать неуважительными.
Применить дисциплинарное взыскание
в форме замечания к Т.И. Богдановой

Главному бухгалтеру
А.Д. Жаровой
Принять меры к восстановлению ГТД

30.08.2012

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
от 30.08.2012 № 12

О причинах утраты оригинала ГТД

Утрата 29.08.2012 оригинала ГТД на поставку по Контракту с Bonduelle, France, от 20.04.2012 № 0007/5 партии зеленого горошка (Таможенный пост Гатчинский) произошла при ксерокопировании этого документа.

Офисный копир не предназначен для автоматического копирования документов малой плотности бумаги. Оригинал ГТД, имеющий плотность кальки, автоматически копировался в комплекте с другими документами, имеющими более высокую плотность бумаги. В результате произошло замятие и зажатие оригинала ГТД между валиками копира. При попытке его извлечь документ был разорван на мелкие, невосполнимые и нечитаемые части.

С документом ознакомлены:

30.08.2012