Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.
Документооборот - движение документов в рамках ДОУ.
Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства. (Делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления организацией)
Документы классифицируются по таким признакам, как содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.
По содержанию документы подразделяются на организационно - распорядительные, финансово - отчетные, по личному составу и т.д.
По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д.
По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.
По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения.
По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами.
По происхождению документы бывают служебные и официально - личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц.
По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.
По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.
По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа - это копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника.
Документы
Уставы
Положения
Инструкции
Правила
Приказы
Распоряжения
Указания
Решения
ГСДОУ содержит обязательный минимум требований в рамках отдельной организации к:
установлению ответственности за документационное обеспечение;
видовому составу управленческих документов;
оформлению документов;
организации документооборота;
построению информационно-поисковых систем;
организации пользования документами;
правилам хранения документов.
Нормативные документы
Локальные нормативные акты обязательного характера (для всех организаций)
штатное расписание (форма Т3);
графики работы;
графики отпусков (форма Т7);
должностные инструкции;
правила внутреннего трудового распорядка;
положение об оплате труда;
положение о премировании, надбавках и материальном стимулировании;
положение о персональных данных работников;
обязательства лиц, допущенных к сведениям о персональных данных работников, об их неразглашении;
коллективный договор и приложения к нему;
положение о структурном подразделении (консультативный пункт);
Локальные нормативные акты обязательного характера для ДОУ
положение об аттестации педагогических кадров;
журнал учета подачи заявлений педагогических работников на присвоение квалификационной категории;
график проведения аттестации;
протоколы заседаний аттестационной комиссии;
журнал учета выдачи аттестационных листов;
тарификационные списки педагогических работников;
поименные списки работников, имеющих право на пенсию за выслугу лет в связи с педагогической деятельностью;
положение о структурном подразделении (лекотека, консультативный пункт и др.);
положение о психологомедикопедагогическом консилиуме и др.
положение о должностном контроле;
положение о методическом объединении педагогических работников;
положение о родительском комитете;
положение о расходовании внебюджетных средств (при их наличии);
перечень профессий и должностей работников, при поступлении на которые работник должен пройти медицинский осмотр;
перечень гарантий и льгот работникам, совмещающим работу с обучением.
Документы по организации кадрового делопроизводства
инструкция по ведению кадрового делопроизводства;
правила ведения и хранения трудовых книжек*, оформления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работников;
журнал регистрации трудовых договоров;
журнал регистрации приказов;
книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
книга учета личного состава;
журнал учета личных дел;
приказ о распределении обязанностей по кадровым вопросам;
личное дело.
Состав личного дела:
Приказы по личному составу (унифицированные формы)
Приказы по личному составу (произвольной формы)
Уведомления (по личному составу произвольной формы)
Документы по расследованию и учету несчастных случаев на производстве
Организационные документы (комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия)
Распорядительные документы
Приказ (правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующий на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов. ПРИКАЗЫВАЮ)
Выписка из приказа (копия части документа. Выписка представляет собой ту часть текста, которая нужна для работы. Констатирующую часть в выписке записывают полностью (если она есть).
Распоряжение (правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Эту форму управления употребляют предприятия, организации, министерства, правительство, администрации городов, районов и т.д. ОБЯЗЫВАЮ)
Указание (распорядительный документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов (при оформлении командировок, наложении взысканий и т.д. "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ").
Постановление (документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти)
Информационно - справочные документы:
-
Методическая разработка «Делопроизводство в ДОУ»
Делопроизводство – это процесс создания документа и последующей работы с ним. Это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.
Документ – средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Действия администрации фиксируются в документах. Документы являются средством осуществления распорядительных действий руководящих органов и отдельных должностных лиц, т.е. административной деятельности, ее документирование во многих случаях предписывается законом и является обязательным.
Дошкольные образовательные учреждения в соответствии с Законом РФ «Об образовании» получили широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, финансовой, хозяйственной и иной деятельности в пределах, установленных законодательством Российской Федерации, Типовым положением об образовательном учреждении. Принятые руководителем решения фиксируются в определенном порядке в конкретных формах документов. Результаты работы зафиксированной в определенном порядке, отражают действительное состояние дел в дошкольном учреждении.
Вся накапливаемая в ДОУ информация подразделяется на внешнюю и внутреннюю.
Внешняя информация включает директивные и нормативные документы, которые поступают в ДОУ извне.
Внутренняя информация включает организационно-распорядительные, а также кадровые документы, которые ДОУ, во главе с его руководителем, разрабатывает, издает и ведет самостоятельно.
Можно с достаточной уверенностью отметить, что от того, как поставлено в учреждении делопроизводство, в значительной степени зависят темп работы и культура управленческой деятельности.
КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ В ДОУ
На каждого сотрудника образовательного учреждения ведется личное дело.
Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы формирования и ведения дел.
Порядок расположения документов при заведении личного дела:
внутренняя опись документов дела;
заявление о приеме на работу;
выписка из приказа о приеме на работу;
листок по учету кадров;
копии документов об образовании;
выписки из приказов о перемещении, совмещении профессий, о присвоении квалификационной категории, увольнении;
аттестационный лист (копия).
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах документов дела, датах их создания, заголовках. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе, подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи.
Основу личного дела составляет личный листок по учету кадров, который представляет собой перечень вопросов о биографических данных работников, образовании, выполняемой ими с начала трудовой деятельности работе, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр. Особое внимание необходимо обращать на некоторые графы личного листка, при заполнении которых часто допускаются ошибки. Так, в графе «Образование» применяются следующие формулировки: «высшее», «незаконченное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «начальное» - в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.
В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. В указанную графу вносятся сведения и о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью и др. Кроме того, если работник в одном учреждении в разные периоды занимал различные должности, то следует указывать время пребывания на каждой из них.
Заведующий, принимая от поступающего личный листок по учету кадров, должен проверить полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.
Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется работником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть указаны следующие сведения: фамилия, имя, отчество; число, месяц, год и место рождения; полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях); с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность; сведения о семейном положении и близких родственниках, паспортные данные; домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии, подпись работника.
Подшитая в личное дело выписка из приказа о приеме на работу конкретного сотрудника должна быть заверена заведующим ДОУ.
На личном листке проставляется присвоенный личному делу порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге учета личных дел. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и в освободившуюся обложку, под тем же номером, помещается личное дело нового работника.
В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге учета, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника. Дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.
Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.
Аттестационный лист (копия) должен храниться в личном деле педагогических кадров, прошедших аттестацию.
Аттестация педагогических кадров производится на основании Положения о порядке аттестации педагогических и руководящих работников государственных и муниципальных образовательных учреждений (далее - Положение), утвержденного приказом Минобразования РФ от 26.06.2000г. № 1908.
Согласно Положению (п. 3.1), образовательное учреждение имеет право проводить аттестацию работников только на вторую квалификационную категорию. Для этого создается аттестационная комиссия, как правило, из числа наиболее авторитетных работников ДОУ. Председателем комиссии является заведующий ДОУ. Обязательными документами для аттестации работников являются: приказ по ДОУ о проведении аттестации и назначении аттестационной комиссии; протоколы заседания аттестационной комиссии; аттестационный лист установленного образца.
После успешного прохождения аттестации заведующий ДОУ обязан издать приказ (не позднее одного месяца после заседания аттестационной комиссии) о присвоении квалификационной категории работнику и сделать соответствующую запись в трудовой книжке. Оплата по новой квалификационной категории производится со дня присвоения категории - даты принятия решения аттестационной комиссией.
Аттестация педагогических кадров проводится по их личному заявлению и в сроки, установленные Положением.
Заведующий ДОУ несет ответственность перед учредителем и финансовыми органами за правильность документирования аттестации и своевременное оформление соответствующих документов.
Наряду с личными делами, на всех работников заводятся специальные личные карточки, которые служат для учета кадров и анализа кадрового состава. Личные карточки имеют типовую форму Т-2, утвержденную органами статистики.
Личная карточка заполняется от руки, все записи формулируются полностью, без сокращений. Основанием для записей являются: паспорт, трудовая книжка, документы об образовании. Личные карточки хранятся отдельно от личных дел.
Трудовая книжка, согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66), является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается. В работе с трудовыми книжками заведующий ДОУ дол жен руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек (приложение № 1 к постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).
В этой же Инструкции предусматривается ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В указанной книге регистрируются все трудовые книжки работников при поступлении на работу с записью серии и номера книжек.
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
И СПЕЦИФИКА ЕЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В ДОУ
Общие требования к текстам служебных документов:
краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
объективность и достоверность информации;
составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;
широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций. В документах разных организаций описываются часто повторяющиеся однотипные управленческие ситуации, поэтому специалисты-документоведы предлагают использовать унифицированные тексты документов с единой формой языкового выражения, наиболее точно передающей содержание конкретных действий или ситуаций.
Выполнение одного из важнейших требований к тексту документов - точное изложение его сути - в значительной степени зависит от правильности употребления слов и словосочетаний с учетом их значения и формы. При составлении текстов документов необходимо учитывать нормы русского языка.
Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.
Документы организационно-распорядительного характера составляют значительную часть всей документации, с которой заведующему ДОУ приходится постоянно работать.
Важнейшие понятия различной документации:
Информационно-справочная документация содержит ин формацию о фактическом положении дел в учреждениях и служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или лишь принята к сведению.
Организационная документация - документы, регламентирующие структуру, задачи и функции учреждения, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и работников.
Распорядительная документация - документы, издающиеся руководителем, содержащие информацию к обязательному исполнению.
Организационно-распорядительная документация применяется при оформлении распорядительной и исполни тельной деятельности учреждения.
Организационно-правовое обеспечение деятельности ДОУ включает комплекс взаимосвязанных документов.
В состав организационных документов общеобразовательного учреждения входят:
Устав общеобразовательного учреждения;
договор с учредителем;
положения о подразделениях;
должностные инструкции сотрудников;
структура и штатная численность;
штатное расписание;
правила внутреннего трудового распорядка.
Рассмотрим виды документов и часто встречающиеся проблемы, связанные с ними.
Устав дошкольного образовательного учреждения
Устав является основным организационным документом ДОУ.
Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, их права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Устав является организационно-правовым документом, в котором закрепляются структура, функции, права и обязанности ДОУ, вытекающие из Закона РФ «Об образовании» и Типового положения о дошкольном образовательном учреждении, полномочия, дополнительно переданные ДОУ учредителем, а также иные необходимые вопросы, не противоречащие действующему законодательству и необходимые для осуществления деятельности ДОУ.
Устав разрабатывается ДОУ самостоятельно и утверждается его учредителем (ст. 13 Закона РФ «Об образовании»). Для каждого ДОУ Устав является индивидуальным документом, действующим в течение длительного периода времени. К написанию Устава предъявляются особые требования, изложенные в статье 13 Закона РФ «Об образовании». Подготовка Устава - очень ответственная и трудоемкая работа, т.к. важно сконцентрировать в нем все юридические аспекты, отражающие организационную, финансовую, хозяйственную деятельность и задачи ДОУ, права и обязанности участников образовательного процесса. Поэтому составление Устава рекомендуется проводить с участием юриста.
общие положения;
цели и предмет деятельности;
организация образовательного процесса;
участники образовательного процесса;
управление учреждением;
финансовая и хозяйственная деятельность;
регламентация деятельности;
реорганизация и ликвидация.
Завершающим этапом в работе над Уставом является его регистрация. После регистрации Устава образовательного учреждения в межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы выдается свидетельство о государственной регистрации общеобразовательного учреждения. Таким образом, уставы всех ДОУ должны быть внесены в Единый реестр юридических лиц.
Все дальнейшие изменения, касающиеся жизнедеятельности ДОУ, должны быть отражены в Уставе в виде внесения поправок и дополнений и зарегистрированы в территориальных налоговых органах. У ДОУ должно быть свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции. Также следует особенно тщательно проверить, насколько Устав образовательного учреждения соответствует Письму Минобразования РФ от 17.02.97 № 150/14-12 «О наименованиях государственных и муниципальных образовательных учреждений».
Наличие свидетельства о регистрации позволяет образовательному учреждению открывать счета в банковских учреждениях, в том числе и валютные, иметь самостоятельный баланс, круглую печать, штампы со своим наименованием и бланки с реквизитами, т. е. приобрести права юридического лица (ст. 12 Закона РФ «Об Образовании»).
Договор с учредителем
Необходимость для образовательного учреждения иметь договор с учредителем определяется пунктом 3 статьи 11 Закона РФ «Об образовании», в котором записано: «Отношения между учредителем и образовательным учреждением определяются договором между ними в соответствии с законодательством Российской Федерации».
Договор между ДОУ и родителями ребенка (лицами, их заменяющими)
Постановлением Правительства Российской Федерации от 12.09.2008г. № 666 утверждено Типовое положение о до школьном образовательном учреждении. В статье 39 данного положения указывается, что взаимоотношения между до школьным образовательным учреждением и родителями (лицами, их заменяющими) регулируются родительским договором, включающим в себя взаимные права, обязанности и ответственность сторон, возникающие в процессе обучения, воспитания детей, присмотра и ухода за ними.
Структура и штатная численность
В соответствии с Уставом учреждения разрабатывается его структура и штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. В этом документе указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на пред приятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается заведующим. Изменения в структуру и численность штата вносятся приказом руководителя учреждения. В соответствии с постановлением Минтруда РФ от 21.04.1993 №88, нормативы численности установлены для определения и обоснования необходимой списочной численности работников дошкольных учреждений, рациональной организации их труда. Нормативы численности работников, занятых в ДОУ, разработаны с учетом обеспечения нормальных условий для всестороннего развития и воспитания детей.
Штатное расписание
Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании. Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит сведения должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заведующей учреждения, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем управления образования, при этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность учреждения и месячный фонд заработной платы. В соответствии с пунктом 46 Типового положения о дошкольном образовательном учреждении определено, что в каждом ДОУ устанавливаются штатное расписание и должностные обязанности. Руководитель ДОУ самостоятелен в подборе и расстановке кадров (ст. 32 Закона РФ «Об образовании»).
Штатное расписание составляется плановым отделом централизованной бухгалтерии, согласовывается с заведующим детским садом и утверждается начальником районного управления образованием. Штатное расписание утверждается также заведующим детским садом, заверяется печатью и согласовывается с учредителем.
Правила внутреннего трудового распорядка
Правила внутреннего трудового распорядка - нормативный акт, определяющий трудовой распорядок на предприятиях, в учреждениях, организациях. Утверждается трудовым коллективом по представлению администрации и профкома на основе типовых правил.
Это один из важнейших документов, регламентирующих жизнь ДОУ, который должен сочетаться с положениями Устава детского сада. Организация работы учреждения, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление от пусков, внутренний режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка.
Структура этого документа следующая:
общие положения;
порядок приема, перевода и увольнения работников;
основные обязанности работников;
рабочее время и его использование;
поощрения за успехи в работе;
взыскания за нарушения трудовой дисциплины;
внутриобъектный режим;
организация работы.
Статья 189 Трудового кодекса РФ, принятого в 2002 г., говорит, что «правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работни ков, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации».
Согласно Уставу дошкольного образовательного учреждения, правила внутреннего трудового распорядка, равно как и изменения к ним, принимаются общим собранием коллектива в начале каждого учебного года и утверждаются заведующим детским садом. При приеме на работу заведующий детским садом обязан ознакомить каждого работника с указанным документом под роспись в приказе о назначении. Храниться этот документ должен в доступном для каждого работника месте.
Инструкции
Инструкция - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Инструкция самостоятельный правовой акт, который подписывается или утверждается руководителем организации. Утверждение оформляется в форме грифа или путем издания распорядительного документа.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или применения положений законодательных и нормативных актов.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», « следует », « необходимо », «запрещается», «не допускается». Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос: «Кому?» Например: «Должностная инструкция главному специалисту».
Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Инструкция начинается, как правило, с раздела «Общие положения», в котором указываются цель ее издания, область распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Она является документом постоянного длительного действия (до замены ее новой инструкцией).
Все сотрудники ДОУ должны быть под роспись ознакомлены со своими инструкциями, один экземпляр которых находится в личном деле, другой - у сотрудника. Одной из задач оперативного контроля заведующего над данным процессом является проверка наличия подписи ответственного лица на каждой инструкции. Должностные обязанности администрации должны быть тоже доведены до сведения педагогического коллектива.
Текст инструкций должен соответствовать предъявляемым требованиям.
Работодатель обязан обеспечить каждого работника инструкций по охране труда (ст. 212). Особенно это касается оформления инструктажа «неэлектрического» персонала. В связи с этим одной из первоочередных задач для заведующего после вступления в должность является подготовка указанных инструкций. Их разрабатывают для каждого сотрудника в соответствии с требованиями изложенными по охране труда
Должностная инструкция
Правовое положение педагогического, административного и обслуживающего персонала ДОУ регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.
При приеме работника заведующий ДОУ должен познакомить его с должностной инструкцией, ответить на возникшие вопросы. Каждая инструкция должна быть заверена подписью руководителя и подписью сотрудника.
Должностная инструкция составляется на основе нормативных документов. К ним относятся Закон РФ «Об образовании», Трудовой кодекс РФ, Типовое положение о ДОУ, Тарифно-квалификационные характеристики, Устав ДОУ и другие документы, в которых прописаны обязанности и права работников. Согласно этим документам, инструкция состоит из следующих разделов:
общие положения;
функции;
должностные обязанности;
права;
ответственность;
взаимоотношения, связи по должности.
В разделе «Общие положения» устанавливается сфера деятельности данного работника, порядок его назначения и увольнения, замещение по должности. Здесь также перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться в своей деятельности специалист.
В разделе «Функции» определяются направления деятельности работника.
В разделе «Должностные обязанности» указывается форма его участия в деятельности ДОУ.
В разделе «Права» определяются права, предоставляемые работнику ДОУ для выполнения возложенных на него обязанностей.
В разделе «Ответственность» устанавливаются виды ответственности за неисполнение работником должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.
В разделе «Взаимоотношения, связи по должности» устанавливается круг должностных лиц, с которыми работник вступает в служебные взаимоотношения.
Инструкция утверждается и вводится в действие приказом по ДОУ.
Организация деятельности ДОУ в обязательном порядке предусматривает наличие многих видов документов (в отдельных случаях их разработку), без которых невозможно решать задачи эффективного управления. Залогом успеха заведующего ДОУ в управленческой деятельности является глубокое знание ведомственных организационных документов, их умелое использование в практической работе, а также систематическое совершенствование личных навыков в подготовке документальных материалов.
ОСОБЕННОСТИ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ДОУ
Распорядительная деятельность детского сада регламентируется, в основном, посредством издания приказов, а также распоряжений заведующего ДОУ.
Приказ - это нормативный документ, затрагивающий права и интересы работников. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов. Все приказы фиксируются в книге приказов.
При подготовке приказа следует соблюдать следующие принципы:
достоверность и объективность описываемой ситуации;
полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;
краткость и лаконичность;
соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом ДОУ;
следование нормам официально-делового стиля речи. Любой приказ, независимо от его содержания, включает
следующие обязательные реквизиты:
наименование юридического лица;
наименование вида документа (приказ);
дата издания;
регистрационный номер;
заголовок;
текст;
основание для издания приказа;
отметка об ознакомлении с содержанием приказа;
подпись должностного лица.
Книга приказов по дошкольным образовательным учреждениям - один из самых важных видов номенклатурной документации. Это практически единственный документ, по которому, в случае необходимости, можно восстановить стаж работы сотрудника.
В дошкольном учреждении все приказы фиксируются в книге приказов (отдельной тетради), которая должна быть прошнурована, листы пронумерованы и скреп лены печатью дошкольного учреждения и подписью руководителя. На последней странице, где ставится печать, делается запись: «В книге приказов пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 96 (девяносто шесть) страниц», - которая подписывается заведующим ДОУ.
Все приказы о назначении, увольнении и административном взыскании должны точно соответствовать статьям и пунктам ТК РФ, на которые необходимо ссылаться заведующему ДОУ. В любом приказе, в котором упоминаются фамилии сотрудников, должны стоять росписи каждого из них, свидетельствующие об ознакомлении с приказом.
Выделяются приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Каждый из указанных видов приказов заносится в отдельную книгу приказов. При издании любого приказа следует руководствоваться Правилами работы с документами в общеобразовательном учебном заведении, изданными в качестве методических рекомендаций Минобразования РФ (М., 1992).
Приказы по основной деятельности регламентируют работу учреждения, правила техники безопасности, создание раз личного рода комиссий и т. д.
Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части указывается причина издания приказа, ссылка на нормативный акт, послуживший основанием для его издания:
действующее законодательство;
подзаконные нормативные акты, регулирующие деятельность учреждения образования;
локальные акты общеобразовательного учреждения (решения педагогического совета, собраний);
акты проверок.
Приказы завершаются словами: «В связи с вышеизложенным приказываю: ...» или словом «Приказываю: ...».
Распорядительная часть текста приказа, состоящего из нескольких пунктов, нумеруется арабскими цифрами с точками. Каждый пункт начинается с глагола в неопределенной форме, указывающего конкретное действие исполнителя, или с его фамилии, имени, отчества. Затем излагается содержание поручения.
Указания руководителя, помещенные в распорядительной части приказа, должны быть контролируемыми, адресными, с указанием конкретных сроков и объемов выполняемой работы.
В последнем пункте приказа руководитель может возложить контроль исполнения приказа на одно из должностных лиц.
Перечень приказов по основной деятельности ДОУ включает в себя приказы:
«Об охране труда и соблюдении правил техники безопасности».
«О введении правил внутреннего трудового распорядка».
«О регламенте работы ДОУ».
«О распределении обязанностей между членами администрации».
«О создании комиссий по предупреждению травматизма; по инвентаризации; по списанию имущества, пришедшего в негодность; по материальному поощрению».
Приказы о зачислении и выбытии детей из детского сада (рекомендовано выделять данные приказы в отдельную книгу приказов № 3 на усмотрение руководителя).
Приказы по личному составу регламентируют назначение на должность сотрудников, их перевод на другую должность либо увольнение.
Эти приказы не имеют констатирующей части и глагола «Приказываю», а начинаются сразу с распорядительного действия: «Принять», «Назначить», «Перевести», «Уволить» и т. п. Содержание приказа определяется спецификой распорядительного действия.
Приказы, касающиеся перевода, увольнения, наложения дисциплинарных взысканий, должны иметь обязательную ссылку на соответствующую статью ТК РФ.
В формулировках приказов об увольнении работника не обходимо обращать внимание на дату увольнения. Не допускается при указании даты увольнения применять предлог «с». Например: «Уволить с 1 декабря» - неправильно, надо писать «Уволить 1 декабря». При этом 1 декабря будет являться последним рабочим днем.
Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться основанием его издания с обязательным ознакомлением работника под роспись. Основанием приказа мо гут служить: заявление; больничные листы; согласие профкома, номер и дата протокола; акт КРУ и др.
Приказ может быть подписан руководителем ДОУ или лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего.
За подписью помещается: «С приказом ознакомлен: подпись, Ф.И.О.». Подпись и дата ознакомления ставятся работником собственноручно.
Приказ вводится в действие с даты его подписания, если в тексте приказа не указаны иные сроки.
Издание приказа влечет за собой правовые последствия как для лиц, указанных в нем, так и для подписавшего его руководителя. В случае ущемления интересов работника должностное лицо, подписавшее приказ, обязано, в отдельных ситуациях по решению суда, внести изменения в ранее изданный приказ с целью устранения нарушений действующего законодательства со всеми вытекающими моральными и, возможно, материальными последствиями. Заведующий ДОУ должен обладать необходимой правовой подготовкой, знать и грамотно применять на практике методику подготовки приказов, которая предусматривает обязательную проработку руководителем особенностей конкретной ситуации, требующей издания приказа, проверку наличия необходимых документальных материалов и их соответствия действующему законодательству. Заведующему ДОУ необходимо скрупулезно контролировать сроки подготовки приказов о периодически проводимых в учреждении мероприятиях: ознакомление сотрудников ДОУ с действующими ведомственными инструкциями, назначение ответственных за пожарную безопасность в помещениях и т.д.
СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ПРИМЕРНОЙ
И ИНДИВИДУАЛЬНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ДОУ
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их систематизации и учета, определения сроков хранения. Номенклатура - основа составления описей дел постоянного (свыше 10 лет) хранения, а также учета дел временного (до
От того как организовано в учреждении делопроизводство напрямую зависит качество управления. Вопрос эффективности документационного обеспечения управления не теряет своей актуальности, и причиной тому рост дошкольных образовательных учреждений и увеличение численности работников в этих организациях. Таким образом, от того, какой уровень делопроизводства в учреждении, зависят, и культура его управленческой деятельности и ее эффективность.
Организация делопроизводства - это определенная деятельность (процессы), направленная на формирование документов и последующую работу с документацией.
Понятие Документ специалистами трактуется - как средство закрепления при помощи разных способов на специальном материале информации о фактах, явлениях, событиях, происходящих в окружающей человека действительности. Документ обладает соответствующими реквизитами, способствующими его идентификации.
Документирование административной распорядительной деятельности, как руководящих органов, так и отдельных должностных лиц является обязательным и предписывается действующим в стране законодательством.
Положение о делопроизводстве в ДОУ
Весь информативный объем, накапливаемый в ДОУ, разделяется на внешнюю информацию, включающую поступающие извне директивные и нормативные документы и внутреннюю, включающую самостоятельную , организационно-распорядительного характера разработанную непосредственно в ДОУ.
Положение о делопроизводстве в ДОУ - это нормативный акт, регулирующий организацию делопроизводства в конкретном дошкольном учреждении.
Положение устанавливает:
- единую систему делопроизводства в ДОУ,
- порядок подготовки документов, их оформления, контроля над исполнением, хранением документации ее учетом, копированием и печатанием.
Разработка Положения о преследует цели совершенствовать документационное обеспечение управления, повысить его результативность через унификацию состава и форм управленческих документов, технологий работы с документацией. Пункты положения определяют перечень общих требований предъявляемых к документированию, деятельности касающейся управления, а также организации работы с документами в учреждении.
Кадровое делопроизводство в ДОУ
Отрасль, отвечающая за документирование трудовых отношений в учреждении и называется кадровым делопроизводством. Все что касается информации о персонале детского учреждения, отображается и фиксируется кадровой документацией, в итоге подвергаются оформлению документальному все кадровые процедуры (к примеру, его перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, отпуск, командировка, увольнение и другие).
Каждый юридически значимый факт являющийся основанием корреспондирующих друг другу прав работника и работодателя фиксируется любыми кадровыми документами.
В перечень документов кадрового делопроизводства по функциональному назначению входят:
- Документация организационно-правовая по кадровому делопроизводству (правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, график отпусков и другое).
- Документация персонального плана (трудовая книжка, личное дело, личная карточка работника).
- Документация договорная (коллективный договор, соглашение).
- Распорядительная документация (приказы по личному составу).
- Учетная кадровая документация: учетные формы по кадровой документации (книги, журналы), документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.
Делопроизводство в ДОУ и его приказы
Приказы входят в распорядительную сторону делопроизводства в ДОУ. Посредством издания приказов руководитель ДОУ регламентирует распорядительную деятельность детского учреждения.
Приказ принято считать нормативным документом, который напрямую затрагивает интересы и права сотрудников учреждения. В качестве правового акта, приказ издается руководителем, чтобы решать основные и оперативные вопросы. Действие приказа начинается с конкретной даты его подписания, если сам текст документа не называет иные сроки. Подписывает приказы заведующий ДОУ либо лицо, которое исполняет его обязанности в том случае, если руководитель отсутствует.
Все изданные в ДОУ приказы должны фиксироваться в книге приказов (отдельном журнале), листы которого пронумерованы и прошнурованы. На последнюю страницу книги приказов вносится запись следующего содержания: «В книге (журнале) все листы пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью» (указывается количество листов). Запись скрепляется печатью дошкольного учреждения и ставится подпись руководителя.
Принципы, которые необходимо соблюсти при издании приказа
Описываемую в приказе ситуацию следует подавать объективно и достоверно, а принимаемые меры обосновываются полнотой необходимых сведений. Содержание краткое и точное, соответствующее правовым нормам и компетенции руководителя, которую определяет устав учреждения. Текст документа строится на соблюдении норм официально-делового стиля.
Приводим перечень обязательных реквизитов, которые включает любой приказ, вне зависимости от наполняющего его текста:
- Обязательно должно быть указано наименование конкретной организации, учреждения, предприятия;
- указан вид данного документа (приказ);
- место и дата издания, указывается регистрационный номер;
- затем следует заголовок, текстовое содержание приказа;
- подписи руководителя и сотрудников в ознакомлении; соответствующие визы.
Приказы разделяют на:
- приказы, касающиеся личного состава
- приказы по основной деятельности.
Инструкция по делопроизводству в ДОУ входит в категорию основных нормативных актов регламентирующих технологию работы с документами в детском учреждении.
Для совершенствования делопроизводства в ДОУ необходимо разработать качественную инструкцию, устанавливающую единые правила и порядок составления документов и работы с документацией. Большинство задач (информационных, касающихся учета и хранения), при наличии такого документа будут успешно решаться.
Созданная для конкретной организации инструкция устанавливает порядок и правила оформления документов и работы с ними в любом ДОУ. Все ее пункты должны основываться на нормативно-методической базе делопроизводства с отображением специфики детского учреждения. Руководитель ДОУ своим приказом утверждает и вводит в действие инструкцию. Текст инструкции раскрывает порядок применения законодательных и нормативных актов, устанавливает последовательность необходимых действий.
Заведующий, принимая в коллектив нового работника, должен ознакомить его с положениями, должностной инструкции, и если возникнут вопросы ответить на них.
Составляется должностная инструкция на основе нормативных документов:
- Трудового кодекса РФ,
- Закона РФ «Об образовании»,
- Устава учреждения,
- иной документации, в которой содержатся сведения об обязанностях работника и его правах.
Необходимо, провести ознакомление с инструкциями каждым сотрудником учреждения под роспись. Затем один из экземпляров выдается сотруднику на руки, а второй хранится в его личном деле. Являясь документом постоянным и долговременным, инструкция действует до тех пор, пока ее не заменят новой.
При составлении текста должностной инструкции используется логическое построение, согласно которому содержание документа формируют разделы, пункты и подпункты. Порядок заполнения инструкции следующий: общие положения, функционал, обязанности работника по должности, его права, ответственность.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения. Документооборот - движение документов в рамках ДОУ. Делопроизводство: комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства. (Делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления организацией)
Документы классифицируются по таким признакам, как содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение. По содержанию документы подразделяются на организационно - распорядительные, финансово - отчетные, по личному составу и т.д. По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д. По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения. По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами. По происхождению документы бывают служебные и официально - личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц. По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования. По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа - это копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника.
ГСДОУ содержит обязательный минимум требований в рамках отдельной организации к: установлению ответственности за документационное обеспечение; установлению ответственности за документационное обеспечение; видовому составу управленческих документов; видовому составу управленческих документов; оформлению документов; оформлению документов; организации документооборота; организации документооборота; построению информационно-поисковых систем; построению информационно-поисковых систем; организации пользования документами; организации пользования документами; правилам хранения документов. правилам хранения документов.
Нормативные документы Трудовой кодекс РФ от ФЗ (с изм. и доп.) Закон РФ от 1 "Об образовании" (с изм. и доп.) Постановление Госкомстата РФ от "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" Постановление Минтруда России от "Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях" ГОСТ Р ИСО «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» - М., Стандартинформ,
Локальные нормативные акты обязательного характера (для всех организаций) штатное расписание (форма Т3); графики работы; графики отпусков (форма Т7); должностные инструкции; правила внутреннего трудового распорядка; положение об оплате труда; положение о премировании, надбавках и материальном стимулировании; положение о персональных данных работников; обязательства лиц, допущенных к сведениям о персональных данных работников, об их неразглашении; коллективный договор и приложения к нему; тарификационные списки педагогических работников; тарификационные списки педагогических работников; поименные списки работников, имеющих право на пенсию за выслугу лет в связи с педагогической деятельностью; положение о структурном подразделении (консультативный пункт);
Локальные нормативные акты обязательного характера для ДОУ положение об аттестации педагогических кадров; журнал учета подачи заявлений педагогических работников на присвоение квалификационной категории; график проведения аттестации; протоколы заседаний аттестационной комиссии; журнал учета выдачи аттестационных листов; тарификационные списки педагогических работников; поименные списки работников, имеющих право на пенсию за выслугу лет в связи с педагогической деятельностью; положение о структурном подразделении (лекотека, консультативный пункт и др.); положение о психологомедикопедагогическом консилиуме и др.
Локальные нормативные акты рекомендательного характера для ДОУ положение о должностном контроле; положение о Совете ДОУ; положение о Педагогическом совете; положение о методическом объединении педагогических работников; положение об Управляющем совете; положение о родительском комитете; положение о попечительском совете (при его наличии); положение о расходовании внебюджетных средств (при их наличии); перечень профессий и должностей работников, при поступлении на которые работник должен пройти медицинский осмотр; перечень гарантий и льгот работникам, совмещающим работу с обучением.
Документы по организации кадрового делопроизводства инструкция по ведению кадрового делопроизводства; правила ведения и хранения трудовых книжек*, оформления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работников; журнал регистрации трудовых договоров; журнал регистрации приказов; книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним; книга учета личного состава; журнал учета личных дел; приказ о распределении обязанностей по кадровым вопросам; личное дело.
Состав личного дела: трудовой договор; заявление о приеме на работу (необязательно); приказ о приеме работника на работу; личная карточка (форма Т2); личный листок по учету кадров (необязательно); автобиография; копия документов об образовании; договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц); копия паспорта; копия военного билета (для военнообязанных); копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе; копия документов о повышении квалификации; копии аттестационных листов; выписки (копии) приказов: о перемещении на другие должности; подработках; об отпусках; о поощрении; о привлечении к дисциплинарной ответственности
Организационные документы Организационные документы (комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия) Устав Устав (свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.) Должностная инструкция Должностная инструкция (организационный документ длительного или постоянного срока действия) Положение (правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы в целом) Штатное расписание (документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.) Положение Штатное расписание Структура и штатная численность (организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей.) Структура и штатная численность
Распорядительные документы Распорядительные документы ПриказПриказ (правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующий на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов. ПРИКАЗЫВАЮ) Приказ Выписка из приказа Выписка из приказа (копия части документа. Выписка представляет собой ту часть текста, которая нужна для работы. Констатирующую часть в выписке записывают полностью (если она есть). Выписка из приказа (копия части документа. Выписка представляет собой ту часть текста, которая нужна для работы. Констатирующую часть в выписке записывают полностью (если она есть). Выписка из приказа РаспоряжениеРаспоряжение (правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Эту форму управления употребляют предприятия, организации, министерства, правительство, администрации городов, районов и т.д. ОБЯЗЫВАЮ) Распоряжение УказаниеУказание (распорядительный документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов (при оформлении командировок, наложении взысканий и т.д. "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ"). Указание Постановление Постановление (документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти) Постановление (документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти) Постановление
Информационно - справочные документы: Информационно - справочные документы это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Информационно - справочные документы это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. акт, акт, протокол, протокол, докладная записка, докладная записка, объяснительная записка, объяснительная записка, справка, справка, письма, письма, телеграмма. телеграмма.
Муниципальное казённое дошкольное образовательное учреждение
детский сад № 7 комбинированного вида г.Россоши
Сообщение на тему:
«Делопроизводство с учётом ФГОС»
Подготовили:
воспитатель В-КК Катунина Г.В.
воспитатель В-КК Уварова Т.В.
г. Россошь
Делопроизводство – это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.
Основные задачи делопроизводства в дошкольном учреждении - это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации.
Государственная система документационного обеспечения управления, устанавливает единые требования к документированию и организации работы с документами, а также государственные стандарты на документацию и работу с документами.
Важнейшими нормативными документами, используемыми в делопроизводстве дошкольных образовательных учреждений, являются: Закон Российской Федерации "Об образовании", Письмо Министерства образования Российской Федерации "О направлении пакета образцов документов, реализующих новое положение о ДОУ в РФ", Положение о порядке лицензирования образовательных учреждений и др.
Раскроем более полно ведение делопроизводства в ДОУ.
В управленческой деятельности учреждения можно выделить следующие виды документов:
информационно-справочные документы информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или лишь принята к сведению;
организационные документы - документы, регламентирующие структуру, задачи и функции учреждения, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и работников;
распорядительные документы – документы, издающиеся руководителем, содержащие информацию к обязательному исполнению;
документы по личному составу (личные дела).
Ответственность за хранение документов руководитель ДОУ возлагает на руководителей подразделений (старшего воспитателя, старшую медицинскую сестру, Заместителя заведующего по хозяйственной части).
Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее:
Левое – 20 мм
Правое – 10 мм
Верхнее – 15мм
Нижнее – 20мм
Рассмотрим особенности оформления некоторых документов в ДОУ.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Стандартно заявление пишется на бумаге формата А4 белого цвета, синей (черной) пастой или набирается в печатном виде;
Заполнение начинается с «шапки». В правом верхнем углу вписываются данные сторон. Сначала в дательном падеже (кому) вписывается должность ответственного руководителя, его ФИО и название организации, именно в такой последовательности. Если конкретное лицо неизвестно, то вписывается только название. Ниже указываются ваши данные в родительном падеже (от кого), должность (если имеет значение) ФИО, почтовый адрес проживания, контактный телефон (при необходимости). Иногда могут потребоваться и паспортные данные в шапке. Каждая строка должна иметь одинаковый отступ друг от друга;
Посередине строки пишется слово «заявление». И здесь есть несколько способов написания:
«Заявление», где первая буква заглавная, в конце слова точка не ставится;
«ЗАЯВЛЕНИЕ», все буквы в слове заглавные. Такой вариант используется при печатной форме, в конце точка не ставится;
«заявление», все буквы строчные, а в конце ставится точка.
В конце ставится подпись и дата написания заявления.
ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный руководителю, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
Докладная записка может быть составлена с помощью компьютера или рукописным способом.
Она должна иметь заголовок к тесту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию Докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо принять в связи с изложенными фактами.
Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем.
Внешние докладные, направляемые в вышестоящие органы должны быть подписаны руководителем.
Датой докладной записки считается дата ее подписания.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – составляется по производственным вопросам и трудовым правоотношениям.
Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки должны иметь дату, указание адресата и подпись составителя.
ПРОТОКОЛЫ
ПРОТОКОЛ - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.
Протокол ведётся во время заседания секретарём, который конспектирует или записывает выступления участников заседания.
Оформление протокола имеет ряд особенностей: указываются реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Дата – день проведения, а номер порядковый с начала года.
В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например:
ПРОТОКОЛ заседания родительского комитета
В графе «Присутствовали» –указывается общее количество присутствующих.
Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чём?» например:
Об итогах работы за первое полугодие
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)
После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся ФИО выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления.
Если представлен текст выступления, то указывается: «текст выступления прилагается (приложение1)»
Если в ходе выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, то они фиксируются вместе с ответами. Записи должны быть краткими в лаконичной форме.
Решение указывается в протоколе полностью.
Протокол подписывается председателем и секретарём.
Протоколы относятся к числу важных документов, поэтому хранятся 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.
5.ТРУДОВАЯ КНИЖКА
ТРУДОВАЯ КНИЖКА – относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы (ст. 66 ТК РФ)
При приёме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу.
На работника поступающего впервые заводится трудовая книжка в его присутствии не позднее недельного срока после приёма на работу. Записи в трудовую книжку вносятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, ведется на всех сотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
6. ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА Т -2 – является основным документом по учёту персонала учреждения.
Личная карточка заводится на всех работников учреждения, принятых на постоянную или временную работу.
Все записи делаются на основании документов, предоставленных работником: паспорта, трудовой книжке, документов об образовании.
Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учёте» данные берутся из военного билета работника.
В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.
Главным разделом карточки является раздел III «Приём на работу», назначения, перемещения
Заполняются карточки рукописным способом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится в одном экземпляре, хранится в сейфе.
Карточки уволенных сотрудников хранятся 75 лет.
7. ЛИЧНОЕ ДЕЛО СОТРУДНИКА
ЛИЧНЫЕ ДЕЛА – представляют собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела заводятся на всех работников учреждения. Оно оформляется после издания приказа о приеме на работу.
В состав личного дела должны входить следующие документы:
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
Анкета или личный листок по учёту кадров;
Автобиография или резюме;
Копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
Трудовой договор;
Выписка из приказа о приёме, заверенная заведующей;
Копия паспорта работника;
Копии документов об образовании;
Аттестационный лист (для педагогических работников);
Копия ИНН работника, Копия пенсионного свидетельства (СНИЛС) ;
Копия свидетельства о браке;
Копии свидетельств о рождении детей.
«Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле» содержит сведения о порядковых номерах документов дела, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.
Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
Основу личного дела составляет личный листок по учету кадров, который представляет собой перечень вопросов о биографических данных работников, образовании, выполняемой ими с начала трудовой деятельности работе, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр. Особое внимание необходимо обращать на некоторые графы личного листка, при заполнении которых часто допускаются ошибки. Так, в графе "Образование" применяются следующие формулировки: "высшее", "незаконченное высшее", "среднее специальное", "среднее", "неполное среднее", "начальное" - в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.
В графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке.
Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется работником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть указаны следующие сведения: фамилия, имя, отчество; число, месяц, год и место рождения; полученное образование; с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность; сведения о семейном положении и близких родственниках, паспортные данные; домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии, подпись работника.
Копии документов об образовании помещают в личное дело при его формировании. Копии можно снимать только с подлинников.
Трудовой договор, заключенные с работником могут формироваться в личное дело или храниться отдельно.
Подшитая в личное дело выписка из приказа о приеме на работу конкретного сотрудника должна быть заверена заведующим.
Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку - скоросшиватель.
На ее обложке указывается полностью: фамилия, имя, отчество работника.
В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге учета, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника. Дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.
Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.
Все дела в Учреждении хранятся в кабинете заведующего.
При увольнении работника личные дела хранятся 75 лет.
