В архивном деле в основном применяется технология баз данных (БД), а также другие информационные технологии (оцифрование документов, сетевые технологии и т.д.).
Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые.
Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.
Учетные базы данных. Служат для обработки статистических массивов - учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.
Учетные базы данных в архиве учреждений предназначены для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу. По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и др.
Так, в архиве Государственной Думы применяется база данных по учету документов и дел - БД «Поступление и выбытие» (поля - признак поступления/выбытия, дата поступления/выбытия дела, год поступления/ выбытия, вид хранения, подразделение ГД,"индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, номер сдаточной описи, номер сводной описи, номер дела, номер дела по сводной описи, номер фонда, год документов, номер компактуса, номер шкафа, номер полки, номер прохода, сторона прохода, номер хранилища, место хранения, количество дел). База данных заполняется на основе сдаточных описей дел, отчетами служит переводная таблица шифров, топографические указатели, описи дел, сводные статистические сведения о поступлении и выбытии документов.
Интеграционный принцип предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и информационного поиска документов. Такие информационные системы существуют в государственных архивах.
Государственный архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний.
В 1996-1997 гг. была начата работа по созданию серии интегрированных типовых автоматизированных информационно-поисковых систем под общим названием «Архивный фонд», которые совмещали бы в себе функции всех справочников по учету документов (архивной статистике) и раскрытию содержания документов на разных уровнях:
архивного фонда и описи фонда; единицы хранения (дела); документа.
В настоящее время общеотраслевая программа «Архивный фонд» внедрена в подавляющем большинстве государственных архивов. Она представляет собою интегрированную информационную систему, соединяющую в себе функции учетных и информационных справочников на уровне фонда и описи: списка фондов, книги поступлений документов, листа фонда, карточки фонда, путеводителя по архиву, книги учета поступлений страхового фонда, исторической справки, аннотированного реестра описей (последний в еще не запущенной в эксплуатацию версии). С помощью данной программы архивисты имеют возможность создавать в автоматизированном режиме основной документ централизованного государственного учета - Паспорт государственного архива, музея, библиотеки, а также множество других отчетов.
Программа работает в сетевом режиме, имеет современный графический интерфейс.
Общеотраслевая программа «Архивный фонд» призвана решить задачу компьютеризации учета документов в масштабе отрасли и создать единую систему централизованного государственного учета. (Это нашло отражение в Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ за 1997 г.)
Помимо общеотраслевой программы «Архивный фонд» существует общеотраслевая программа «Фондовый каталог субъекта Федерации», которая позволяет получить сводный паспорт государственных архивов субъекта Федерации, а также провести сравнение данных паспортов одного и того же архива за разные годы.
П омимо общеотраслевых программы по учету созданы в большинстве архивов, например в Московском городском объединении архивов внедрена интегрированная система «Учет-НСА». Преимуществом системы является наличие «умной» технологии внесения изменений в учетные документы, предусматривающей не
Киселев И.Н. Информационная система архива: модель и воплощение // Отечественные архивы. - 1997. - № 6. - С. 28 - 36.
только выполнение всего возможного формального и логического контроля вводимых данных, но и динамическое построение элементов меню, соответствующих тому или иному типу акта. Программа реализует учет документов как подсистему, позволяя поэтапно вести работу, начиная от внесения данных акта (приема- передачи, выделения дел на уничтожение и др.) и заканчивая паспортом архива. Большинство учетных форм система позволяет получать в качестве отчетов. Подсистема научно-справочного аппарата реализует несколько видов электронных архивных справочников (описи, указатели, каталоги и др.). Программа является достаточно качественным, но дорогостоящим продуктом, что мешает широкому распространению ее в архивах.
Информационно-поисковые базы данных. Эта категория базы данных служит для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.
Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.
В архивах учреждений РФ существуют информацион- но-поисковые системы (ИПС) трех типов: 1)
использование в качестве поисковой базы данных информационного массива, созданного в делопроизводстве (на основе электронной контрольно-регистрационной картотеки); 2)
создание единой интегрированной информационно-поисковой базы для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения; 3)
создание отдельной информационной базы (систем) в делопроизводстве или архиве организации.
Последовательно рассмотрим эти три типа ИПС. 1.
При использовании базы данных информационного массива создание автоматизированной информационно-поисковой системы должно базироваться на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, прежде всего на таких ее элементах, как электронные справочные картотеки, электронные номенклатуры дел и описи, классификаторы учреждений, структурных подразделений и видов документов.
Основой для создания интегрированной поисковой системы по документам долговременного (или постоянного) срока хранения в архиве учреждения является электронная регистрационноконтрольная картотека (РКК), создаваемая в делопроизводстве в ходе регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Основными полями БД электронной РКК по управленческой документации являются: вид документа, автор, корреспондент, дата (документа и получения/отправки), регистрационный номер, краткое содержание (аннотация); реквизиты: резолюция, исполнитель, срок исполнения, индекс дела по номенклатуре.
Каждая запись электронной РКК связана с записью электронной номенклатуры дел по полю («индекс дела по номенклатуре»), что позволяет осуществить переход от поиска на уровне документа фонда к поиску на уровне дела. Основными полями БД электронной номенклатуры является индекс дела, заголовок дела (вид документа, автор, корреспондент, содержание, дата и место события), количество дела, томов, частей, срок хранения и статья по перечню.
При формировании полей целесообразно использовать международный стандарт описания архивной документации (ISACG), который лег в основу раздела о НСА проекта Основных правил работы государственных архивов (2000). Согласно ISACG реквизитами описания документа являются вид документа, автор, адресат, содержание (аннотация), справочные данные (количество листов, дата документа), поисковые данные (номера фонда, описи, единицы хранения, документа, листов документа в деле), условия доступа и использования (подлинность, способ воспроизведения, язык документа). Реквизитами описания единицы хранения - дела - являются: название учреждения, название структурной части, название вида дела или вида документов, автор, адресат, корреспондент, вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которому относится содержание документов дела, место события, местонахождение автора, адресата или корреспондента документов, даты событий, крайние даты документов дела, подлинность, степень полноты, способ воспроизведения, язык документов.
При завершении хранения единиц управленческой документации в делопроизводстве дела передаются в ведомственный архив в течение установленного инструкцией по делопроизводству срока. База данных на документы также поступает в ведомственный архив после предварительной обработки. База данных электронной номенклатуры преобразуется в базу данных электронной описи дел. Записи фильтруются по сроку хранения документов, в архивной БД остаются сведения о делах постоянного и долговременного хранения. Заголовки дел в номенклатуре уточняются и редактируются.
Основными полями БД электронной описи являются: номер дела по описи дел структурного подразделения, номер дела по сводной описи, заголовок дела, подлинность/копийность, крайние даты документов, количество листов в деле, аннотация документов. При формировании базы данных электронной описи целесообразно учитывать требования к описанию единицы хранения в ISACG, приведенные выше. Каждая карточка единицы хранения связана с регистрационной карточкой документа. Таким образом, формируемая база данных представляет собой совокупность описи дел и электронного каталога.
Для унификации ввода информации и ускорения поиска, исключения ошибок при вводе целесообразно разработать для базы данных классификаторы отраслей экономики (или использовать ОКОНХ), стран и регионов, субъектов РФ, корреспондентов, видов документов и др.
Поисковые возможности ИПС первого типа будут усилены в случае соединения информационно-поисковой системы с системой электронного документооборота (полного или частичного). Для этого в инструкции о службе документационного обеспечения управления (ДОУ) следует предусмотреть категории документов, подлежащих обязательному сканированию (с последующим оптическим распознаванием символов). Для исходящих и внутренних документов сканирование не требуется, так как файл документа имеется на одном из жестких дисков. Текстовый файл документа соединяется с регистрационной карточкой документа.
Таким образом современные системы документооборота позволяют осуществить гипертекстовый поиск по тексту документа и контекстный поиск по реквизитам регистрационной карточки (полям базы данных).
Примером изложенного выше является «текущий» архив Министерства иностранных дел (МИД), в котором используются следующие базы данных: комплексы задач «Учет и контроль несекретных документов» и «Учет и контроль секретных документов». В состав информационного массива входит регистрационно-контрольная картотека, журналы движения документов внутри организации, номенклатуры дел, внутренние описи (досье) дел. Функции системы - регистрация входящих и исходящих документов, регистрация движения документов внутри организации и резолюций, контроль исполнения документов, формирование и распечатка журналов передачи документов от исполнителя к исполнителю, формирование и распечатка внутренних описей дел. Основной таблицей является регистрационная карточка документа, полями - регистрационный номер документа, дата регистрации документа, номер экземпляра документа, тип документа (вид), код автора документа, исполнитель, номер входящего документа, дата документа, краткое содержание, подпись исполнителя, количество экземпляров документа, код адресата, кому отправлено, дата отправки, дата возврата, резолюция, автор резолюции, дата резолюции, дата списания документа в дело, индекс дела по номенклатуре, номер дела по описи, дата сдачи в архив, номер описи, дата уничтожения, коды сотрудников, имеющих право уничтожения документов. Отчеты, получаемые из системы: сводка документов, находящихся на исполнении (по структурным подразделениям в заданном интервале дат или с истекшим сроком исполнения), журнал наличия документов, находящихся в данный момент в подразделении, сводный журнал регистрации документов (за год), внутренние описи каждого дела, сводка о документообороте за год. Система может одновременно работать с тремя базами данных (за три года). Для ускорения ввода информации в систему включены справочники (коды адресатов, номенклатура дел за текущий год, коды исполнителей и др.). Такая система после списания документов постоянного и долговременного хранения в дело передается вместе с документами данного года в ведомственный архив и служит для подокументного поиска, т.е. выполняет функции архивного каталога. При этом база данных «фильтруется» по номерам дел - из нее исключаются записи с номерами дел, срок хранения которых истек. Однако система с точки зрения методики архивного дела не свободна от недостатков. Например, в нее вводится код сотрудника, уничтожившего документы, но не вводится основание уничтожения (номер и дата протокола экспертной комиссии, номер и дата акта об уничтожении). В системе есть лишь единственный реквизит, позволяющий отслеживать списание документа в дело и использовать ее для поиска данных в ведомственном архиве - индекс дела по номенклатуре. Это делает необходимым создание особой базы данных («электронная опись») для поиска по заголовкам дел. 2.
Информационно-поисковую систему второго типа, т.е. создание единой интегрированной информационно-поисковой базы для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения, рассмотрим на примере центрального аппарата Министерства по налогам и сборам РФ и его учреждениях (управлениях МНС по субъектам Федерации и районных налоговых инспекциях).
Комплексная система документооборота построена по единой методике во всех учреждениях МНС, что позволяет направлять данные из регионов в единый федеральный банк данных, который обрабатывается специальным структурным подразделением - Государственным научно-информационным вычислительным центром (ГНИВЦ) МНС. Состав информационного массива - система автоматизации документооборота и делопроизводства «Босс- референт», система управления персоналом «Босс-кадровик». Первая подсистема включает в себя следующие базы данных: «Корреспонденция» (регистрационная картотека), «Согласование» (журнал регистрации движения документов от руководства к исполнителю и обратно и др.), БД «Архив» (описи дел и каталоги, созданные на базе БД «Регистрация» путем фильтрации данных).
БД архива представляет собой совокупность информационных массивов, формируемых после окончания каждого делопроизводственного года на основе БД «Корреспонденция». База данных интегрируется на основе двух массивов - картотеки единиц хранения (поля - номер дела, номер описи, вид документа, автор, корреспондент, содержание, подлинность/копийность, способ воспроизведения, дата начала дела, дата окончания дела и др.) и связанной с ней картотеки документов (поля аналогичны полям БД «Корреспонденция»). Найдя дело, можно просмотреть все карточки документов, входящих в дело. Такое построение информационной системы ведомственного архива является наиболее грамотным с точки зрения методики архивного дела.
Данная система электронной документации распространяется на управленческую документацию. Введение единого стандарта работы с электронными документами в рамках ведомства, обеспечивающего управляемость, защищенность и доступность документов, является важной особенностью работы с банком данных «Реестр налогоплательщиков». Все эти системы электронного делопроизводства реализованы единым системным интегратором (компанией АЙТИ) на одном программном обеспечении.
Аналогичная интегрированная система поиска документной информации в делопроизводстве и архиве создана в Центральном банке РФ с 1997 г.
(на 370 рабочих местах в центральном аппарате и более чем на 100 рабочих местах в ГУ ЦБ по г. Москве). В 2000 г. состав введенного массива данных составлял более 500 тыс. записей. Система ЦБ РФ интересна тем, что с 1999 г. компьютеризация делопроизводства осуществляется в рамках создания типовой системы во всех территориальных учреждениях ЦБ России (это более 4 тыс. автоматизированных рабочих мест). Информатизация осуществляется на базе интегрированной автоматизированной системы «ДЕЛО» («Дело-96»), созданной фирмой «Электронные офисные системы» на базе СУБД Огаск.
Состав первого информационного массива системы - база данных сетевой структуры из регистрационных карточек (РК) документов, связанных между собой (первичные, вторичные обращения, приложения), дополняющих друг друга, образующих гипертекстовые сети зарегистрированных документов с возможностью навигации (передвижения по связкам между РК и просмотра цепочки взаимосвязанных документов). Второй массив - электронные документы, созданные в делопроизводстве и связанные с РК каждого документа.
Функции системы: регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, обработка и хранение электронных документов, присоединенных к картотеке, механизм управления ходом работ (маршрутизация) - автоматическая передача электронных копий документов исполнителям, контроль исполнения документов, формирование реестров рассылки документов, надпечатка конвертов, отправление документов с помощью систем электронной почты, поиск документов по реквизитам регистрационной карточки и по тексту, регламентация прав доступа.
Достоинством системы является поддержание архивного хранения как в традиционной, так и в электронной форме. Для использования системы в качестве поискового средства в ведомственном архиве служат реквизиты «индекс дела по номенклатуре», «архивный номер дела» (по описи), «номер сдаточной описи», «подпись списавшего». Для хранения документов в электронном архиве служат следующие реквизиты: «дата архивации», «режим архивации», «комментарий к архиву».
Интегрированная информационная система делопроизводства может быть создана путем включения в единый комплекс всех подсистем (банков данных), существующих в организации.
Примером может служить Единая система электронного документооборота администрации г. Санкт-Петербурга, созданная с целью комплексного решения проблем электронного документооборота и делопроизводства в органах власти.
Состав информационного массива - электронные специализированные системы делопроизводства (служебная корреспонденция, письма и обращения граждан, контроль исполнения и др.); банки документов [БД «Кодекс», документы канцелярии губернатора и территориальных органов администрации, служебная корреспонденция, нормативно-право- вые и другие документы, тексты которых необходимы в работе; индивидуальные и групповые системы подготовки документов (базы данных с набором шаблонов всех видов исходящих документов, оформленных по правилам унифицированной системы организационно-распорядительной документации - УСОРД); корпоративные сервисы (электронная рассылка уведомлений, справок и других материалов, оперативный доступ к банкам и базам данных); обмен данными между системами].
Функции системы: учет и контроль движения документов, внедрение единых принципов регистрации, учета и движения документов, единой технологии ведения делопроизводства, списания документов в дело и подготовки описи, а также сквозной системы контроля исполнения; создание эталонных банков электронных документов (шаблонов), электронная рассылка документов по всем учреждениям системы из вышестоящих в нижестоящие.
Особенностями данной системы электронного документооборота является то, что все подсистемы ведутся в рамках единой информационной системы, на одном программном обеспечении, с высоким уровнем стандартизации и унификации данных. 3.
Рассмотрим третий тип информационно-поисковой системы, когда возможно создание отдельной информационной базы в делопроизводстве или архиве.
Такой подход реализован, например, в архиве Государственной Думы Федерального собрания РФ. Для поиска документов в делопроизводстве Госдумы используется с 1998 г. система «Дело», аналогичная описанной выше системе Центрального банка РФ. В архиве же создается отдельная информационно-поисковая система. Состав информационного массива: тематическая картотека законопроектов (БД «Законопроекты»), включающая данные по всем документам, создаваемым в ходе законодательной процедуры, картотека личного состава аппарата Госдумы («Персоналии»).
Функции системы: исполнение запросов о прохождении законопроектов, справок по личным запросам депутатов и других пользователей информации, ведение классификаторов, получение отчетов в заданной форме и др.
База данных «Законопроекты» ведется путем заполнения электронных карточек законопроектов (поля: вид документа законодательной процедуры, субъект законодательной инициативы, отрасли законодательства, ответственный комитет, дата документа, стадия рассмотрения, номер сдаточной описи, номер сводной описи, номер дела, номер дела по сводной описи, номера листов в деле, номер фонда). Особый набор полей предусмотрен для карточки документа. Таким образом, система представляет собой подокументную опись законопроектов. Состав полей
БД «Персоналии»: ФИО, группа кадрового состава, подразделение Госдумы, дата приема в Госдуму, дата увольнения из Госдумы, номер сдаточной описи, номер сводной описи, номер дела, номер дела по сводной описи, количество листов в деле, номер фонда, номер хранилища, номер компактуса, номер шкафа, номер полки, номер прохода, сторона прохода. Для удобства ввода информации система имеет множество классификаторов (подразделений, субъектов законодательной инициативы, отраслей законодательства и др.) Так же, как и в системе МИД, одним из классификаторов является номенклатура дел Госдумы, что обеспечивает связь с системой делопроизводства.
При создании отдельной информационной системы в ведомственном архиве учреждения вся работа по вводу данных выполняется архивистами. Поэтому Росархив рекомендует автоматизированный справочный аппарат ведомственного архива формировать на основе информационно-поисковой системы, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, и прежде всего таких ее элементов, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы и др. Однако есть одно существенное препятствие, мешающее использованию в поисковой работе архива электронной делопроизводственной картотеки. Дело в том, что основным классификатором данных в делопроизводстве является номенклатура дел организации, которая переутверждается каждый год. Это заставляет архивистов хранить массив данных за каждый год в отдельной базе данных. В ведомственном архиве, где документы хранятся долговременно, для поиска по каждому году неудобно загружать отдельную базу данных. Поэтому создание самостоятельной информационной системы архива позволяет осуществлять сквозной поиск за весь период хранения документов, причем базы данных привязаны к традиционным справочникам, составляемым в ведомственном архиве (сдаточная опись дел структурного подразделения, сводная опись дел учреждения) и даже топографии хранилища (шкафы, стеллажи, полки и т.д.).
Кроме того, если в учреждении отсутствует автоматизированная система регистрации документов, создается БД описаний на уровне документов - электронный каталог, основными полями которого являются: индекс, рубрика, подрубрика, дата события, место события, содержание, название фонда, номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа. Каталог снабжается ключевыми словами, отражающими тему, персоналии, географию. Индексация документов в электронном каталоге осуществляется на основе единого классификатора документной информации.
Карточка электронной картотеки/каталога (запись БД) может быть связана с текстовым файлом документа или отсканированным изображением документа. В первом случае возможен гипертекстовый поиск информации по содержанию документа. Поиск информации по полнотекстовым документам может осуществляться по дескрипторам, которые выбираются из тезауруса по классификационным индексам, а также по словам естественного языка из текста документа.
Для государственных архивов в 1995 г. Росархивомбыла разработана концепция информатизации архивного дела России, на основе которой была создана Программа информатизации на 1997 - 2000 гг. В соответствии с концепцией предусмотрено создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов.
Развитие телекоммуникационных систем должно улучшить обеспечение пользователей архивной информацией, более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными органами государственной власти.
Одним из важнейших направлений компьютеризации, согласно концепции, является разработка типовых (общеотраслевых) баз данных по основным направлениям работы архивов (комплектование, учет, обеспечение сохранности документов, создание справочников системы НСА, использование).
Применение типовых технологий (так называемых типовых модулей) обеспечивает совместимость баз данных, созданных различными архивными учреждениями, возможность объединить их в единую архивную информационную сеть с горизонтальными связями между архивными учреждениями одного уровня и вертикальными связями между учреждениями разных уровней. При этом обязательно должна соблюдаться преемственность традиционных и автоматизированных справочников, а также различных версий автоматизированных справочников. Последнее очень важно в условиях быстрого старения программного обеспечения.
В соответствии с концепцией информатизации архивного дела в государственном архиве целесообразно создание интегрированной информационной системы (ИИС) архива, реализованной на унифицированном по отрасли программном обеспечении. Эта система должна быть многоуровневой и многофункциональной, включать в себя описания архивных документов, автоматизированную поддержку учета и поиска архивных документов; контроль за обеспечением сохранности документов; ведение списков источников комплектования, учета использования документов архива.
Однако возможно использование архивом и собственных программных разработок, в которых должны предусматриваться: включение в структуры информационных массивов обязательных реквизитов, т. е. обязательного перечня полей БД с их спецификациями;
Концепция информатизации архивного дела // Вестник архивиста. - 1996. - № 1. - С. 69.
обязательные процедуры обработки данных и представления результатов обработки (выходных форм) по основным направлениям деятельности архива в традиционной или электронной форме.
Очень важной частью работы по внедрению информационных технологий является сопровождение программного обеспечения (ПО), включающего:
усовершенствование ПО в соответствии с дополнительными требованиями архива, возникшими в ходе эксплуатации;
адаптацию, т.е. приспособление ПО к изменяющимся условиям работы, установление связей с другими программами;
коррекцию, т.е. исправление ошибок в программе, выявленных на стадии эксплуатации.
Для эффективного ведения и использования БД, организации распределенных БД, обмена файлами и сообщениями, коллективной подготовки документов и т.п. в архиве целесообразно установление локальной вычислительной сети (ЛВС), работой которой руководит администратор сети.
Для сохранения массива данных очень важное значение имеет защита информации от несанкционированного доступа и своевременное конвертирование данных в новые версии программы. Доступ к архивным базам данных регулируется системой парольной защиты компьютеров и информационных массивов, которая обеспечивает доступ, как правило, на трех уровнях в режимах «пользователя», «редактора» и «администратора».
Однако пока не создана ни одна информационно-поисковая система, раскрывающая содержание документов, приемлемая для большинства архивов (типовая электронная опись, типовой электронный систематический каталог). Эти задачи должна решить новая версия отраслевой программы «Архивный фонд».
Организация внедрения информационных технологий в архиве. Успешное функционирование информационно-поисковой системы во многом зависит от правильной организации ее внедрения в архиве. Разработка и внедрение базы данных осуществляется в несколько этапов. 1.
Изучение делопроизводства и документооборота организаций ведомства или направления работы архива, которое подлежит компьютеризации. 2.
Разработка технического задания. На этом этапе приоритетное значение имеет доскональное знание проектировщиками правил и норм отечественного делопроизводства и архивного дела, а также знание основ технологии баз данных (структура БД, таблицы, поля, отчеты и т.д.). Как правило, фирма - системный интегратор - предлагает самостоятельно провести обследование делопроизводства. Однако в штате этих фирм очень редко бывают специалисты по делопроизводству и архивному делу, поэтому лучше осуществить эту работу собственными силами. Постановка задачи и техническое задание должны быть составлены специалистами службы ДОУ и архива, а также службами информационного обеспечения (АСУ, информцентра) совместно. Техническое задание на внедрение автоматизированной системы архива, формат представленных данных согласуется с Росархивом. 3.
Поиск подходящего под определенную задачу программного продукта и фирмы - системного интегратора. Здесь имеют значение не только затраты на программное обеспечение и технику, но и надежность выбранного вами приложения, солидность фирмы. 4.
Заключение договора, к которому прилагается техническое задание. В договоре обязательно следует предусмотреть конвертирование данных в новые версии программы, поддержку «горячей линии», состав документации - сопровождения к программному обеспечению, обучение специалистов и т.п. 5.
Создание, установка и адаптация программы осуществляется программистом или фирмой - системным интегратором - на основе технического задания. 6.
Сертифицирование и регистрация программного продукта. 7.
Поддержка и обслуживание системы.
При выборе программного обеспечения предпочтение должно отдаваться комплексным автоматизированным интегрированным системам, соответствующим отечественным и международным стандартам, ориентированным на непрерывную модификацию и развитие, что позволит снизить расходы на интеграцию различных локальных систем, их эксплуатацию и сопровождение.
Выбор фирмы - системного интегратора - целесообразно проводить на конкурсной основе, с учетом анализа внедренных разработчиком действующих отраслевых систем, стабильности его положения на рынке, качества разработок. Обязательным условием является наличие у разработчика лицензии на создание информационных систем в соответствии с международными стандартами качества. Целесообразно заключение с фирмой - системным интегратором - договора о долговременном сотрудничестве.
Таким образом, архивист может выступать в роли разработчика программ и эксперта программного продукта, он должен быть способен оценить достоинства и недостатки программы с точки зрения архивных технологий, внести предложения по ее совершенствованию. 9.3.
Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации о всевозможных аспектах развития общества. К сожалению, на сегодняшний день основными потребителями архивной информации являются лишь ученые-исследователи и граждане, обращающиеся в архив по личному запросу, поскольку большинство людей, по незнанию недооценивая значение архивной информации, считают архивы простыми хранилищами устаревших, вышедших из употребления документов. Чтобы исправить данное положение дел и повысить интерес к архивным документам, необходимо изменить существующее в общественном сознании искаженное представление об архивах и архивном деле в целом.
Сегодня отношения в сфере управления архивным делом в РФ регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», согласно которому любой пользователь имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Однако ни один архив не способен традиционными методами работы обеспечить доступ к архивной информации большому количеству посетителей.
Благодаря развитию коммуникационных технологий данный вопрос постепенно решается, поскольку появляются новые пути доступа к архивной информации. В упомянутом выше законе прописаны такие способы доступа как:
1) предоставление справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;
2) предоставление подлинников и (или) копий документов, в том числе в форме электронных документов;
3) использование информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, с возможностью копирования материалов.
Данная статья посвящена последнему из перечисленных способов доступа, то есть доступу к архивной информации через глобальную сеть Интернет. Речь пойдет о возникновении этого направления в нашей стране и первых разработках в этой области, о перспективах развития, а также некоторых проблемах, которые предстоит решить.
Внедрение в архивное дело информационных технологий началось еще в 80-е гг., когда происходило сначала эпизодическое появление, а позднее массовое распространение компьютерной техники, позволяющей более качественно удовлетворять потребности пользователей. В начале 90-х гг. активное развитие получили системы управления базами данных (СУБД) для создания баз данных, в том числе интегрированных, что явилось большим шагом вперед. С переходом информационных технологий на качественно новый уровень появились и новые возможности их использования, что послужило появлению и развитию идей о создании более удобных и быстрых способов получения архивной информации.
Для обеспечения доступа к архивным материалам и информации о них через Интернет, необходимо осуществить два основных шага: в первую очередь – сформировать электронный архив, а затем – создать качественный сайт для размещения там информации об архивном учреждении, его составе и непосредственно самих архивных документов.
Формирование электронного архива является очень трудоемким и дорогостоящим процессом, который, если не углубляться в подробности, включает в себя переведение в электронный вид различных по форме материалов архива и создание на их основе баз данных. Разработка высококачественного сайта – также довольно непростая работа, поскольку при его создании приходится руководствоваться такими задачами как правильная организация всей его структуры, обеспечение адекватного функционирования, легкости и удобства в использовании и, в то же время, защищенности.
Разработки в области архивного «сайтостроения» в нашей стране начались на рубеже 2000-х гг., тогда Росархивом были подготовлены Рекомендации по созданию архивного сайта в сети Интернет (2001 г.). Они были направлены на оптимизацию работы архивов и создание сайтов высокого качества для доступа к архивным документам с помощью информационных ресурсов. Рекомендации охватывали также проблемы информационного наполнения сайта, организации его создания и поддержки, размещения в сети Интернет, формирования концепции и дизайна сайта, однако не затрагивали узкоспециализированный комплекс технических вопросов, связанных с установкой, подключением и обеспечением защиты собственного сервера.
В том же году был создан сайт «Архивы России», который сегодня имеет очень обширную структуру. На данном портале все федеральные и региональные архивы имеют свои страницы, одновременно Росархив и ряд архивов имеют собственное представительство в сети Интернет в виде сайта . Особенностью является раздел «Форум», где необходимая потребителям информация представлена в виде обсуждения. В одном из разделов портала – «Архивные online проекты» размещены фото-, фоно-, кинодокументы по конкретной тематике, которые собраны в виртуальные выставки или коллекции. В основном материалы касаются следующих тематик: Великая Отечественная война, государственность России, Советская эпоха, покорение космоса.
В 2010 г. была разработана Программа информатизации архивной отрасли на 2011-2020 гг., благодаря которой были сделаны шаги в направлении оцифровки документов Архивного фонда РФ и создания единого Центра хранения электронных документов, который призван значительно сократить финансовые затраты по комплектованию, хранению и организации использования электронных документов по сравнению с их децентрализованным хранением.
В 2012 г. Росархивом в рамках федеральной целевой программы «Культура России» (2012-2018 гг.)» были разработаны Рекомендации по созданию Интернет-выставок архивных документов, которые касаются ключевых аспектов разработки сайта архивного учреждения, а также размещения на нем виртуальных выставок. Рекомендации включают в себя информацию по отбору документов для выставок, разработке дизайн-проекта и навигации по выставке, продвижению Интернет-выставок, а также некоторые другие аспекты, призванные помочь в создании привлекательного, простого в использовании и функционального портала.
Стоит отметить, что на данный момент активная работа по размещению архивных материалов в онлайн доступе ведется не только на федеральном уровне, но и на уровне субъектов РФ. Теперь на сайтах помимо информации о самих архивах, появляются различные интереснейшие исторические материалы, хранящиеся в них. Активные разработки в этой области ведутся архивными управлениями Чувашской республики, республики Татарстан, Чеченской республики и многих других регионов.
Сайт управления по делам архивов нашей республики (Архивы Башкортостана) на данный момент менее развит, чем сайты вышеперечисленных республик, но и у нас есть интересные материалы, размещенные в онлайн доступе. Это, к примеру, такие архивные источники как ревизские сказки (переписи населения за XVIII – XX вв.). Находясь в удаленном доступе, пользователь может изучить данные по переписям населения конкретного населенного пункта, указав в дополнительных параметрах поиска годы упоминаний или современные районы, на территории которых находились интересующие пользователя населенные пункты. Зарегистрировавшись на сайте, можно просмотреть отсканированные документы в оригинальном виде и рассмотреть изображения детально. Также на сайте присутствует раздел под названием Архив музыки, однако на данный момент материалы его еще не доступны.
Таким образом, благодаря методическим разработкам за последние годы большое количество архивов обзавелись собственными сайтами, и размещают справочную информацию об архивах и архивных документах, о предоставлении различных услуг и проведении конференций, создают онлайн выставки и коллекции различных видов документов. Однако эти сайты далеко не всегда совершенны, несмотря на то, что данное направление развивается уже около 15 лет. Причиной тому служит недостаточное финансирование и отсутствие проработанной и апробированной нормативно-методической базы, а также нехватка квалифицированных кадров, которые могли бы заниматься переведением документов в электронный вид, составлением электронных баз данных, а также совершенствованием самого архивного сайта.
Важным аспектом использования архивной информации посредством Интернет-ресурсов, о котором нельзя не упомянуть, является учет современного законодательства об авторском праве. Внедрение электронных технологий принесло с собой новые проблемы, которые касаются легкости и масштабности копирования любых материалов, в том числе охраняемых. Для предотвращения этих проблем, стали активно разрабатываться и внедряться программы защиты, призванные бороться с незаконным копированием и использованием произведений, что, в свою очередь, послужило развитию противообходных программ. При всем этом, так и не появилось таких технологий, которые бы позволили обеспечить доступ к материалам для добросовестных пользователей. Поэтому можно сказать, что уровень правовой культуры и обычаев в отношении авторского права на электронную информацию пока в целом низок.
Анализ вышеперечисленных положительных моментов, а также неизбежно возникающих проблем может подвести к следующему вопросу: оправданы ли данные разработки и насколько перспективно это направление работ в целом? Безусловно, перспективно, поскольку, несмотря на все препятствия, на сегодняшний день существуют довольно успешные примеры информационных ресурсов, которые функционируют и развиваются в этой области, пусть и не очень быстрыми темпами. Информационные технологии с каждым годом все совершеннее, они становятся неотъемлемой частью практически всех отраслей человеческой деятельности, и архивное дело не является исключением. Важно лишь грамотно и ответственно подойти к исследованиям и разработкам в этом направлении, объединить опыт нескольких научных дисциплин, и тогда возможно добиться положительных результатов.
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И ТУРИЗМА УКРАИНЫ
ХАРЬКОВСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ КУЛЬТУРЫ
Кафедра информационных технологий
Электронные архивы: отечественный опыт в оцифровке документов
Выполнила
студентка ф-та ДИД
Голик Ольга Валерьевна
Харьков-2009
Введение
1. Понятие «электронный архив»
2. Проблема сохранения цифрового наследия
3. Проекты по оцифровке документов
Заключение
Перечень ссылок
Введение
Проблема возрастания объёмов документов сегодня актуальна для всех. Все чаще из-за сложности доступа к архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев. Наиболее эффективным решением данной проблемы является сканирование документов, организация и создание электронного архива.
Отдельные организации и учреждения культуры, науки, средств массовой информации, промышленности и др., создающие и хранящие значительные массивы цифровых информационных ресурсов и предоставляющие к ним доступ, уже неоднократно сталкивались с необходимостью специальных усилий по сохранению цифровых информационных ресурсов и предоставления долговременного доступа к ним.
Именно электронные архивы стали необходимым условием эффективной работы современной организации.
1. Понятие «электронный архив»
В последнее время, говоря об автоматизации работы архивной службы, часто употребляют термин «электронный архив».
Под электронным архивом понимаются база документов на электронных носителях и программные средства, позволяющие осуществлять поиск необходимой информации.
Основные задачи и проблемы, возникающие при разработке программного обеспечения - хранение и обработка огромных информационных ресурсов, хранение документов в определенных форматах, их реквизитов и удостоверений, разграничение прав и защита доступа к базам. Следовательно, главным условием создания электронных архивов является существование документа в электронном виде.
Архивы предприятий накапливаются годами, некоторые - десятилетиями. Естественно, за все это время собраны колоссальные объемы архивных документов. В целях оперативного учета и розыска документов создаются системы научно-справочного аппарата (НСА). Организация учета дел и документов представляет собой создание базы данных с информацией о составе и содержании фонда. В традиционной ручной организации системы НСА существует целый ряд перекрестных архивных справочников, играющих первостепенную роль в поиске.
В 1996 году была утверждена Программа информатизации архивного дела России (1997-2000), в соответствии с которой планировалось создать правовые, нормативные и методические документы, регулирующие вопросы применения автоматизированных технологий, статуса машиночитаемых документов, стандарты и нормативы описания документов, типовые решения (автоматизированные архивные технологии, общеотраслевые базы данных) и обеспечение их совместимости и преемственности.
В настоящее время в архивном деле процесс внедрения автоматизированных архивных технологий (ААТ) развивается по двум направлениям:
1. Централизованная разработка и внедрение типовых баз данных по основным направлениям работы государственных архивов (от комплектования до использования). Эта работа осуществляется под руководством Росархива согласно программе информатизации отрасли, планов НИР и техническими заданиями на конкретные комплексы баз данных. Главной организацией и разработчиком баз данных является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Цель работы - развитие перспективных архивных технологий компьютерной поддержки основных функций архивных учреждений.
2. "Стихийная" компьютеризация, осуществляемая самими архивами и находящая свое выражение в разработке баз данных, исходя из нужд архивов, требований потребителей информации, программ компьютеризации, принятых архивом, экономических и кадровых ресурсов, а также других факторов. Перспективные программы компьютеризации архива разработаны в Московском городском объединении архивов (МГОА), Российском государственном архиве научно-технической документации (РГАНТД), Государственном архиве Российской Федерации (ГАРФ), Российском государственном военном архиве (РГВА) и др.
Основные преимущества электронных архивов:
· связь электронного документа с бумажным источником, которая позволяет в подавляющем большинстве случаев обойтись без доступа к бумажному документу, а в случае необходимости работы с бумажным документом быстро его найти;
· реализация концепции ILM (Information lifecycle management), позволяющей переносить информацию из оперативного хранения в архивное с соответствующей сменой носителя информации для удешевления хранения и повышения надежности хранения;
· распределение прав и процедур доступа согласно корпоративным регламентам.
Электронные архивы позволяют:
· снизить затраты на хранение: большая часть справочных запросов может быть удовлетворена с помощью электронных образов документов, благодаря чему снижаются требования к помещениям, персоналу и другим ресурсам для работы архива;
· значительно сократить потери и повреждения архивных документов за счёт уменьшения потребности в подлинниках;
· снизить объём копировальных работ благодаря доступу к электронным образам документов;
· значительно упростить перенос документов из оперативного хранения в архивное;
· контролировать цепочку запросов и получения информации, предотвращая несанкционированный доступ и копирование документов.
2. Проблема сохранения цифрового наследия
Задача сохранения цифрового наследия не ставится ни в федеральной государственной программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)», ни в программе «Развитие единой образовательной информационной среды (2001-2005 годы)», ни в федеральной программе «Культура России (2001 – 2005)».
В России нет единого государственного органа, занимающегося вопросами сохранения цифрового культурного и научного наследия, хотя эта проблема широко обсуждается в последние годы в рамках профессиональных сообществ.
Учет и инвентаризация цифровых информационных ресурсов, лежащая в основе деятельности по сохранению цифрового наследия, является предметом целого ряда российских и международных проектов.
В 1999 году на рынке появилось ПО, разработанное ВНИИДАД. Ведущему институту отрасли эта задача была поставлена в рамках правительственной программы «Электронная Россия». Естественно, такое ПО ориентировано на государственные, муниципальные архивы - учреждения государственной архивной службы. На взгляд автора, эта система для архива организации не очень подходит.
Корпорация «Электронный архив» известна своими решениями по созданию электронных архивов документов и переводу «бумажных» архивов в электронный вид с применением технологии поточного сканирования.
Отмечен опыт работы Российского государственного архива научно-технической документации (РГАНТД) по созданию полнотекстовых страховых копий на оптическом диске, выбору формата архивной информации на оптическом диске, принципам построения системы поиска в массиве оцифрованных документов.
Практика работы РГАНТД, длительный опыт эксплуатации автоматизированных архивных систем и технологий, создание полнотекстовых баз данных, свидетельствуют о том, что действующие в архиве основные подходы по вопросам взаимодействия и влияния задач использования на структуру НСА обеспечивают быстрое и эффективное обеспечение доступа пользователей к документной информации архива.
Огромная часть возникающей в современном обществе информации сосредотачивается в архивах, образуя социальный информационный потенциал.
При колоссальном потенциале ретроспективной информации традиционные методы хранения и распространения архивной информации теряют свою эффективность.
Кардинальное решение проблемы заключается в применение современных информационных технологий, в частности, технологий оцифровки различного вида документов.
3. Проекты по оцифровке документов
Потребности общества в ретроспективной информации имеют межгосударственное значение, так как в архивах России хранится информация интересная для целого ряда стран. Например, в фондах РГАНТД представлены материалы международного сотрудничества в области освоения космического пространства и космической техники, в частности по программе “ЭПАС”.
ЭПАС [от Э (кспериментальный) П (олёт) «А (поллон)» - «С (оюз)»], совместный экспериментальный полет американского и советского космических кораблей (КК) типа «Аполлон» и «Союз». Программа ЭПАС была утверждена Соглашением между СССР и США о сотрудничестве в исследовании и использовании космического пространства в мирных целях (24 мая 1972).
Определенный опыт получен в РГАНТД (до 1996 г. Российский научно-исследовательский центр космической документации). Представляют интерес два проекта:
· электронный архив “Вирт Йозеф - канцлер Германии”,
· электронный архив “Фотографии Ю.А. Гагарина”.
В 1992 г. РГАНТД совместно с Российским центром хранения историко-документальных коллекций осуществил проект оцифровки документов из фонда “Вирт Йозеф - государственный канцлер Германии”.
Особенности этого проекта:
1. Разноформатность документов (от ресторанных счетов и бумажных квитанций до газетных полос и плакатов).
2. Тексты машинописные и рукописные.
3. Бумага разных оттенков от серого до желтого; папки с делами при сканировании не расшивались, кроме дел, в которых подшивка затронула текст.
Всего было отсканировано 14362 документа, в том числе 455 фотографий, рисунков и гравюр.
Для сканирования текстовых документов использовались планшетные сканеры DataCopy-830 и Relisys с разрешением 200-400 точек. Для сканирования полутоновых изображений фотодокументов и документов большого формата использовался проекционный сканер DataCopy-920, выполненный в виде камеры на штативе, имеющий большую разрешающую способность и позволяющий сканировать документы в формате серой шкалы, что обеспечивает последующее воспроизведение без потери качества. Фотографии сканировались с различным (в зависимости от размера и содержания) разрешением от 200 до 1000 точек.
В 1996 г. была разработана системы хранения и поиска факсимильных копий фотодокументов Ю.А. Гагарина на оптических дисках с включением фрагментов соответствующих текстовых документов.
Было отсканировано 850 фотографий (цветных и серно-белых). Сканирование проводилось с “контролек”, т.е. фотоотпечатков небольших размеров, применяемых в отделе использования в качестве элемента НСА. В качестве носителя был выбран оптический диск WORM фирмы “Plasman” (как и в первом проекте), в 1997 г. массив оцифрованных фотографий был записан на CD-R.
В качестве инструмента для разработки программного обеспечения баз данных была использована программная система ISIS версии 3.2 разработанная UNESCO и язык программирования Pascal ISIS.
В результате реализации рассмотренных проектов были разработаны технологии создания полнотекстовых страховых копий на оптическом диске, решены вопросы выбора формата записи архивной информации на оптическом диске, разработаны принципы построения системы поиска в массиве оцифрованных документов.
Автоматизированная информационно-поисковая система в проектах содержит следующие блоки:
1. База данных описаний отсканированных документов, которая являлась поисковым аппаратом.
2. Массив цифровых копий документов, записанный на оптический диск.
Связь между базой данных и массивом отсканированных документов организовывалась специальными программно-технологическими средствами:
· программа воспроизведения оцифрованных документов или их частей (фрагментов);
· имена оцифрованных документов (как часть рабочего листа ввода);
· программа организации доступа к оцифрованным документам;
· файл информации для программы организации доступа к оцифрованным документам.
Заключение
В заключение можно отметить, что ведение архива, с одной стороны, важно для деятельности компании, но, с другой стороны, требует значительных ресурсов, которые не приносят немедленной отдачи. Современный уровень развития информационных технологий позволяет реализовать электронные архивы. По сравнению с традиционным архивом электронный архив позволяет минимизировать затраты времени на управление архивом, снизить потребность в доступе к бумажным документам за счёт предоставления доступа к электронным образам документов, а также значительно снизить требования к помещению для архива, персоналу и другим ресурсам, используемым для его работы. При этом электронный архив не заменяет обычный, но дополняет его и резко снижает потребность в доступе к бумажным оригиналам документов. Кроме того, электронный архив позволяет организовать архивное хранение материалов, которые не существуют в бумажном виде.
Перечень ссылок
1. Залаев, Г.З. Современные принципы хранения и распространения архивной информации [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.gpntb.ru/win/inter-events/crimea2001/tom/sec2b/Doc12.HTML
2. Зверева, Н. Автоматизация архивной службы предприятия [Электронный ресурс]. - Режим доступа:
http://www.e-rus.ru/site.shtml?id=7&n_id=3631
3. Левчук, Л.И. Ткаченко, Н.А. Ходаковский, Н.И. Проблемы внедрения автоматизированных архивных технологий [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.artinfo.ru/eva/EVA2000M/eva-papers/200007/Khodakovsky-R.html
4. Медведева, Г.А. Из опыта РГАНТД по вопросам влияния использования на структуру НСА: конференция по вопросам совершенствования НСА (ВНИИДАД, март 2003 г.) [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://rgantd.ru/n_tr.php?link=tr_nsa_struct
5. Электронные архивы. Создание электронных архивов документов и организация хранилищ корпоративной информации [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.korusecm.ru/solutions/elib/
Использование документов архива это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества, в ретроспективной док информации. Порядок использования док устанавливается конституцие РФ и целом рядом законодательных и нормативно-методических актов, федерального и регионального уровня.
Основными принципами использования док АФ РФ является общедоступность, открытость док информации, законность поиска, получение и использование.
Направление использов архивных док:
Укрепление российской государственности,
Удовлетворение информационных потребностей общества
Обеспечение прав и интересов граждан
В процессе использования док архива участвует две стороны, архив которых хранит информацию и пользователи которым нужна информация. Пользователями такой информации могут быть: органы гос власти, управления, суда, прокуратуры, министерства и ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства СМИ, негоссударственные объединения предприятия, общественные предприятия, граждане. Использование архивн док в России является сложной и ответственной работой требующей высокого профессионализма, знания в совершенстве научно справочного аппарата архива, источниковедение.
Использов док основывается на принципах открытости и доступности, что означает что любой отказ предоставления информации должен быть обоснован законодательно.
Цели использования архивных документов:
1) управленческие, использов док предполагает информационное обеспечение, работы ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов возникающ в его деятельности, повышение эффективности управления
2) использование в политических целях, осуществляется при разработке законов проекта, программ реформ, полит борьбе различных партий, для пропоганды идеальной политики правительства, для укрепления государственности, при проведении национально-территориального размежевания, для заключения международных договоров и т.д.
3) испольов док в экономических целях применяется, при прогнозировании и планировании экономич развития, при осущ проектных и опытно конструкторских работ, при осущ научных и прикладных исследований, для оптимизации производственных и технологич процессов
4) в научных целях, предполагает ведение научных исследований, по историческим источникам хранящимся в архивах
5) в культурно-просвятительских целях, предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование СМИ, публекацию док и обзоров
6) в социально-правовых целях, предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права, и законные интересы граждан, для решения задач соц защиты, обеспечение установленных льгот и подтверждении имущественных прав физич юрид лиц и т.д.
Форма использования архивных документов.
Это определенные информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования.
Основными формами являются:
Информационное обеспечение пользователей (органов гос власти, местного самоуправления, государственных, не госсударственных и общественных организаций и объединений, граждан) в соответствии с х запросами а также в инициативном порядке;
Исполнение запросов, в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;
Инициативное информирование учреждений и организаций и структурных подразделений, о документах архива по профилю их деятельности;
Представление документов пользователем для исследований в читальном зале;
Публикация док в различных формах;
Информационные мероприятия в научных и культурно просветительских целях (выставки документа), использование док в СМИ, организация лекций, экскурсий, уроков и т.д. Важной и далеко еще не полностью освоенной сферой применения информационных технологий в архивном деле является сеть Интернет. Перед архивными сайтами открыты огромные возможности, неуклонно расширяющиеся вместе с технологическим прогрессом. Основные цели присутствия архивов в Интернете: - представление общей справочной информации об архивных документах и архивах - постоянное информирование об архивной деятельности - содействие поиску архивных документов и получению архивных услуг - взаимное информирование архивистов и обсуждение профессиональных архивных вопросов - популяризация архивного дела, формирование позитивного имиджа архивов у граждан и общества. За последние годы на архивных сайтах размещен огромный и разнообразный материал. Процесс архивного сайтостроения только разворачивается. В настоящее существуют: отраслевой портал «Архивы России», сайты федеральных архивов, органов управления архивным делом, региональных государственных архивов, муниципальных архивов. Специалисты считают, что в ближайшее время число архивных сайтов будет постоянно возрастать. К наиболее перспективным направлениям развития архивных сайтов в Интернете относятся следующие: 1. В области онлайнового НСА заметны тенденции к унификации и созданию единых поисковых механизмов. Единый поисковый механизм способен стать универсальным решением проблем и отправной точкой для исследователей архивных документов. Он может быть реализован в различных формах, в том числе и в форме специального портала. 2. Одним из наиболее перспективных и полезных сервисов в рамках архивных сайтов может стать онлайновая служба заказа/ доставки оцифрованных копий документов. Уже сейчас этот сервис применяется на некоторых российских библиотечных сайтах, а также в ряде западных архивных ресурсов. Заказ документов онлайн позволяет человеку получить необходимую ему информацию без физического посещения архива, что особенно актуально в случае географической отдаленности места проживания пользователя. С другой стороны организация подобного сервиса является достаточно трудозатратным делом, так как требует наличия в штате архива сотрудников, которые бы регулярно занимались оцифровкой документов. В этой связи плата за подобные услуги может оказаться немалой. Исключение может быть сделано для социально-правовых запросов, которые в обычном порядке исполняются бесплатно. 3. Достаточно актуальным продолжает оставаться вопрос о существовании средств обратной связи. Связь с пользователем посредством обычной электронной почты не решает ряда существенных проблем. Самая главная заключается в том, что пользователям приходится отправлять свой запрос по указанному на сайте адресу в произвольной форме, с произвольным заголовком. В результате обработка такого запроса может вызвать затруднения. Поэтому лучше использовать специальные контактные формы. В последнее время наблюдается тенденция к организации службы «одного окна», когда на сайте создается специальный раздел, где пользователи могут задать любой профильный вопрос. 4. Гостевые книги и форумы на архивных сайтах способны функционировать и в качестве площадок для сетевого общения. Они дают пользователям не только общее ощущение интерактивности диалог, но и возможность прочитать сообщения, оставленные другими посетителями сайта и на их основании скорректировать свой вопрос или предложение. Гостевая книга функционирует по линейному принципу «вопрос-ответ». Оперативность ответа зависит от текущей загруженности службы поддержки. Перспективным инструментом сетевой коммуникации являются блоги. Практика создания архивных блогов пока распространена недостаточно. Блоги могут функционировать как обособленно, так и на массовых блог-хостингах. Блоги очень удобны для обсуждения текущих проблем, новостей. Минусом их можно считать сравнительно быструю деактуализацию опубликованной информации. 5. Широкое распространение различных мобильных устройств в мире все чаще заставляет разработчиков сайтов задумываться о необходимости создания мобильных версий проектируемых сетевых ресурсов. В целом же специалисты предполагают, что в ближайшие годы произойдет переход на новый уровень развития архивных сайтов, характеризующийся повышением эффективности онлайнового обслуживания пользователей. Такой переход станет возможным благодаря применению современных технологических решений. При этом совершенствование сервисов в рамках ресурса не должно происходить в ущерб расширению его конвента. Именно взаимное развитие контентной и сервисной составляющих архивных сайтов способно сделать Интернет тем местом, где сойдутся интересы архив и их пользователей.
информация архив документ делопроизводство
В архивном деле в основном применяется технология баз данных (БД), а также другие информационные технологии (сканирование документов, сетевые технологии и т.д.).
Среди автоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данных простейшей структуры на большие однородные массивы данных. Однако ААТ позволяют значительно усовершенствовать работу архивиста в области каталогизации, учета и использования архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что по каждому направлению существует несколько программных продуктов, выполненных различными разработчиками на разных оболочках. Так, например, БД "Архивный фонд", "Фондовый каталог" (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных "Паспорт архива", "Учет фондов", "Аннотация фондов", "Учреждения - источники комплектования", "Учет исполнения запросов", "Читальный зал", "Физическое состояние документов" и др.
При этом можно заметить, что типовые БД, разработанные ВНИИДАД ориентированы на фонды и дела, архивы же более активны в создании тематических БД на уровне документа.
Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.
Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов - учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.
Учетные базы данных в архиве учреждений предназначена для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу.
Информационную основу БД составляют сведения о составе и объеме документов, составе и объеме страхового фонда копий документов, государственном учете и научно-справочном аппарате к документам, составе и объеме научно-справочной библиотеки, зданиях. При разработке БД "Учет фондов" в качестве объекта автоматизации выступали функции, выполняемые госархивами по учету документов как государственной, так и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации. Типовые решения ведения государственного учета для архивов Российской Федерации разного уровня вырабатывались с условием последующей адаптации к специфике каждого отдельного архива. БД способствует совершенствованию деятельности архивов по обеспечению сохранности, организации рационального хранения, оперативного адресного поиска фондов и описей, фиксации объема хранящихся дел, его изменений и подготовке статистических данных как по архиву в целом, так и по отдельным хранилищам. БД "Учет фондов" отражает и отслеживает информацию о движении документов, об учете и внесении изменений по описи, об учете и внесении изменений по фонду. Логическим продолжением компьютерной поддержки архивной деятельности в области учета документов является БД "Аннотация фонда", которая обеспечивает оперативность и качественный уровень тематического поиска и подготовки межфондовых и внутрифондовых справочников (путеводителей, кратких справочников, тематических путеводителей, указателей и др.).
По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и т.д.
Интеграционный принцип предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и информационного поиска документов. Такие информационные системы существуют в государственных архивах.
Государственный архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (например, "Архивный фонд", "Фондовый каталог субъекта Федерации").
Информационно-поисковые базы данных служат для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.
Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.
