А что делать, если такой важный документ был утерян или украден? Потребуется незамедлительно восстанавливать личные сведения. Для чего оформляется дубликат трудовой книжки, образец заполнения в 2017 году вы найдете ниже. Дубликат наравне с оригиналом обладает полноценными юридическими правами. Как сделать дубликат трудовой книжки при утере? Разберемся в законодательных нюансах кадрового делопроизводства.
Когда требуется выдача дубликата трудовой книжки?
Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки – образец:
Генеральному директору
ООО «Металлопрокат»
Кузнецову Ю.Л.
От Немченко Г.И.
Заявление
на дубликат трудовой книжки
Сообщаю, что в период после увольнения из ООО «Металлопрокат» и до устройства в ООО «Вектор» моя трудовая книжка полностью стала негодной (сильно обгорела). Так как на основании кадровых документов ООО «Металлопрокат» является моим последним местом работы, прошу Вас (согласно п. 31 Постановления Правительства РФ № 225 от 16.04.03 г.) оформить мне дубликат трудовой книжки, стоимость бланка которой я готова возместить. Копию трудового договора с ООО «Металлопрокат» прилагаю.
17.07.2017 г. __________/Немченко Г.И./
Дубликат трудовой книжки – образец заполнения
Практический пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере показывает, что необходимые записи выполняются в общем порядке, но в левом верхнем углу титула делается пометка «Дубликат». При этом данные вносятся по следующим правилам (п. 32 Постановления № 225):
- В сведениях касательно общего стажа (или непрерывного) для начала отражается суммарный период занятости до текущего работодателя с обязательным документальным подтверждением трудоустройства, но без конкретной разбивки по организациям – не заверяется печатью и ответственным лицом.
- Затем указываются детализированные сведения по местам занятости на основании представленных гражданином документов.
- В таком же порядке формируется дубликат вкладыша в трудовую книжку.
Обратите внимание! Если у физлица отсутствуют подтверждающие стаж документы, вносить эти данные в трудовую книжку не разрешается (п. 32 № 225).
Кто выдает дубликат трудовой книжки при утере
Выдавать дубликаты вправе только организации-работодатели. Непосредственно оформлением занимается уполномоченный сотрудник, обычно кадровик. Все подтверждающие стаж, должность документы запрашивает физлицо, которому требуется дубликат. Однако предприятие может оказывать содействие в их получении. Сама процедура оформления по образцу дубликата трудовой книжки по справкам является бесплатной, плата взимается только за бланк документа (в среднем цена равна 200 руб.).
Как получить дубликат трудовой книжки при утере
Для получения дубликата физлицу нужно грамотно составить заявление, привести причину утери документа, просьбу о восстановлении, обязательно указать дату и заверить обращение личной подписью. Достоверность выданного дубликата подтверждает лицо, ответственное за оформление.
Дубликат трудовой книжки, образец заявления с перечислением мест работы
Генеральному директору
ООО "Людмила"
Д.В. Назарову
от Алексеевой Марины Ивановны,
Работающей в должности менеджера по продажам
ЗАЯВЛЕНИЕ
В соответствии с п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г., прошу выдать мне дубликат трудовой книжки в связи с ее утратой в результате пожара.
Стаж работы до поступления на работу в ООО "Людмила" подтверждаю прилагаемыми документами.
Приложения:
1. Справка ООО "Престиж" о работе в должности секретаря в период с 1 марта 2008 г. по 15 октября 2012 г. № 5 от 28.07.2017
2. Копия приказа о приеме на работу в ЗАО "Параллелс" на должность менеджера по продажам в отдел продаж № 25-к от 10.11.2012
В некоторых случаях работнику может потребоваться оформить дубликат трудовой книжки, например – при её утере, порче или внесении неправильной записи. Действующее законодательство строго регламентирует порядок оформления данного документа и допускает возможность восстановить . О том, как правильно должен выглядеть порядок выдачи дубликата трудовой книжки и как восстановить утраченные сведения следует знать всем сторонам, участвующим в трудовых взаимоотношениях.
Дубликат трудовой книжки – нормативы законодательства и Трудового кодекса
является основным документом, подтверждающим наличие у лица определенного трудового стажа. Именно в неё вносится информация обо всех наличествующих трудоустройствах, награждениях работника за его трудовые результаты, об увольнениях с указанием их причины.
Конечно, в целях получения пенсионного обеспечения и подтверждения факта уплаты страховых сборов при необходимости могут использоваться и другие документы, однако именно трудовая книжка является наиболее удобным и содержащим большую часть необходимой как иным работодателям, так и государственным органам информации о трудовой деятельности человека. Поэтому её утрата или порча могут стать серьезной проблемой для сотрудника, равно как и неправомерное внесение записей, не соответствующих действительности.
В таких ситуациях у сотрудника может возникнуть необходимость оформить дубликат трудовой книжки. Процесс оформления дубликата регламентируется следующими нормативно-правовыми актами:
- Статья 66 ТК РФ. Данная статья Трудового кодекса раскрывает общие нормативы, касающиеся обязательности ведения трудовых книжек и иные принципы их применения при трудовых взаимоотношениях.
- Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003. Положения означенного документа регулируют общие принципы использования, ведения, хранения и учета трудовых книжек, а также содержат в себе типовые используемые формы таковой документации. Кроме этого, данными нормативами устанавливается и порядок оформления дубликатов в случаях, когда таковые являются необходимыми.
- Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003. Данным постановлением регламентируются основные правила и практически применимые инструкции по непосредственным действиям работодателя, связанным с трудовыми книжками, в том числе и в случае необходимости осуществить оформление дубликата.
Дубликат оформляется на типовом бланке для трудовых книжек и ничем не отличается от оригинала за исключением упоминания записи про статус её как дубликата и соответствующей печати с датой оформления в качестве такового.
Когда нужен дубликат трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки изготавливается в следующих случаях:
- Утеря трудовой книжки . В случае, если трудовая книжка была потеряна или же украдена, то её восстановление обеспечивается работодателем, однако оплачивается непосредственно сотрудником. Исключения касаются случаев, когда кража или потеря документации произошла по вине самого работодателя.
- Порча трудовой книжки. Если трудовая книжка пришла в негодность по причине её механических повреждений, утопления, возгорания, воздействия химических веществ или иных негативных факторов, нарушающих целостность документа и его читаемость, то она также должна быть заменена на дубликат. Порядок оплаты таковой замены является аналогичным, как и при утере – за дубликат трудовой книжки платит сотрудник, кроме тех случаев, когда повреждение оригинала произошло по вине работодателя.
- Внесение ложной записи и необходимость её исправления. Неправильную запись в трудовую могут внести работодатель или ответственный работник в результате ошибки. Однако также может быть признана недействительной и ранее внесенная запись в судебном порядке – например, о неправомерном увольнении и в случае, когда трудящийся через суд добивается восстановления на рабочем месте или замены формулировки расторжения договора. В данных ситуациях оплачивается изготовление новой трудовой работодателем, за исключением случаев, если запись внес сам работник, что является незаконным и приравнивается к порче документа.
В ряде ситуаций нет необходимости оформлять дубликат трудовой книжки. Например, если в документе закончилось место, то вместо заведения дубликата или новой книжки следует просто подшить в трудовую книжку, что делается работодателем по заявлению сотрудника или без такового при необходимости внести запись в уже занятую страницу.
Как получить дубликат трудовой книжки – пошаговый порядок действий и инструкция
В общем случае, пошаговый порядок действий чтобы получить дубликат трудовой книжки и восстановить утраченные сведения выглядит следующим образом:
Другие нюансы и особенности оформления дубликата
При оформлении дубликатов трудовых книжек, есть множество нюансов, знание которых поможет избежать распространенных ошибок и соответственно возможного привлечения стороны к ответственности. Следует обратить внимание на следующие нюансы:
- Сбор информации для заполнения трудовой книжки не входит в прямые обязанности ни работника, ни работодателя. Учитывая нормативы трудового законодательства, чаще всего работодатель имеет возможность самостоятельно и без требования от сотрудника дополнительных данных и документов осуществить заполнение дубликата трудовой. Для этого он может использовать хранящуюся на предприятии копию трудовой книжки. Однако при массовой утере данных документов, чрезвычайных обстоятельствах или иных причин, работодатель вправе попросить у сотрудника предоставить иные подтверждения наличествовавшего трудового стажа для оформления дубликата.
- Увольнение работника не может являться препятствием в оформлении дубликата трудовой книжки. Учитывая государственные нормативы, предписывающие хранить личные карточки трудящихся и копии их трудовых в архивах в течение 75 лет, для бывших работодателей не должно быть проблемой изготовление дубликата трудовой книжки уже уволенным ранее работникам. Тем не менее далеко не всегда кадровые специалисты удовлетворяют таковые требования от бывших сотрудников – судебная практика имеет немало примеров дел, связанных именно с данным вопросом. При этом решения судов во всех случаях однозначны – увольнение работника не является причиной для отказа в изготовлении ему дубликата трудовой книжки.
- В некоторых случаях может произойти ситуаций, по которой при изготовленном дубликате будет найдена действительная трудовая книжка. Учитывая , что дубликат полностью приравнивается к оригиналу документа, это будет значить, что у работника одновременно есть две трудовых книжки. Однако действительной из них может считаться лишь одна – та, что была выдана последней.
Трудовым кодексом установлено, что основным документом, подтверждающим трудовой опыт гражданина, является трудовая книжка. Нередки ситуации, когда человеку требуется дубликат бумаги, например, если книжка теряется или портится.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Законодательством предусмотрен процесс оформления копии. Образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2019 году находится в свободном доступе, с ним рекомендуется ознакомиться во избежание простых ошибок.
В каких случаях нужен
Существует 3 ситуации, когда требуется получить дубликат:
- владелец или работодатель потеряли оригинал. Сюда входят утрата документов в связи с уважительными причинами;
- документ больше невозможно использовать. Например, ее залили водой, обожгли или порвали;
- в бумагах обнаружили ошибки, которые суд признал недействительными. Дубликат выписывается по заявлению владельца оригинала.
Законом установлено, что человек обязан обратиться к последнему работодателю за дубликатом. Однако нет положений, которые бы указали на наказания в случае утери книжки по вине человека.
В течение какого срока следует оформить
У руководителя есть 15 рабочих дней на выдачу дубликата после письменного обращения сотрудника. Не существует единой формы для обращения, гражданин заполняет бумагу по своему усмотрению. Можно уточнить у работодателя формулировки, чтобы данные поступили быстрее.
Порядок выдачи
Чтобы вернуть подтверждение о стаже, сотруднику достаточно выполнить несколько простых действий:
- найти работодателя, который должен заниматься переоформлением. Если гражданин имеет официальное место работы, ответственность за выдачу ляжет на текущего работодателя. Если гражданин безработный, он подходит в отдел кадров по последнему месту работы. У них останется копия трудовой книжки бывшего сотрудника;
- заполнить бумагу на оформление и получение копии;
- подготовить документы, подтверждающие основания заявителя. Если работодатель виноват в утере книжки, бумаги подготавливает он. Однако работник должен оказывать содействие предпринимателю, чтобы дело шло быстрее.
Когда бумаги подготовлены, сотрудник выдает гражданину дубликат книжки.
Образец приказа
Копия документа выдается после проверки официального заявления и подписания приказа, в котором обязательно прописываются следующие пункты:
- номер и дата заполнения;
- причины, по которым гражданину понадобилось восстановить документ;
- подписи с расшифровкой работодателя и сотрудника.
Приказ имеет силу только в письменной форме. Когда документы оформлены, заявитель читает приказ и ставит свою подпись. Для оформления распоряжения работодатели должны использовать установленные бланки. Записи ставятся в свободные графы.
Как составить заявление и его образец
Изготовление документа требуется, если оригинал книжки исчез по вине сотрудника. Стандартное заявление содержит следующие пункты:
- ФИО полностью и должность сотрудника, который пишет заявление и человека, которому оно отправляется;
- доказательства порчи, утери или других основаниях, из-за которых требуется создание дубликата;
- просьба о предоставлении копии заявителю;
- подпись и дата.
Документы разрешено оформлять на компьютере или от руки. На некоторых предприятиях разработаны свои бланки с печатями.
Какие сведения вносятся
Лицевая часть копии книжки оформляется так же, как и оригинал. Первая страница отличается только надписью «Дубликат».
Другие разделы претерпят незначительные изменения:
Работодатель аккуратно заполняет предыдущий стаж сотрудника, которому есть документальное подтверждение.
Ставится общее количество времени, в течение которого человек был официально трудоустроен. Прошлых работодателей и другую информацию заполнять не требуется. Устанавливаются все рабочие места, о которых была найдена информация.
Работодатель обязан записать стаж, даже если работник не может предоставить определенные данные (реквизиты приказа или время приема), эти сроки остаются пустыми. Если сотрудник предоставил информацию о переводе, она заполняется в книжку.
- Места работы
Прошлые организации ставятся в порядке прохождения службы, начиная с самого первого места работы. Не требуется выводить название фирмы отдельно до графы о приеме на работу. Затем ставится отметка об увольнении.
Работодатель заполняет все места службы, кроме последнего, где будет выдан дубликат. Последний работодатель не вносится в общий стаж, так как сотрудник не знает, сколько времени проработает на текущем месте.
Сведения о последнем или текущем месте работы вносятся в обычном порядке, как если бы они записывались в оригинал документа.
Затем работодатель или ответственный сотрудник закрепляет бумагу печатью фирмы. Сотрудник получает на руки все документы, предоставленные при оформлении дубликатов.
Трудовым кодексом установлено, что у работодателя есть 15 календарных дней с момента оформления заявления, однако на деле не всегда получается подготовить дубликат за это время. Если работник уже уволился с места работы, можно договориться с человеком, чтобы в заявлении он поставил дату, когда стороны уже подготовят документы.
Как оформить и образец заполнения
Пример заполнения оформления копии состоит из 5 пунктов:
- указать, сколько времени проработал человек до оформления на текущем рабочем месте;
- поставить порядковый номер записи в первой графе. В новом дубликате отсчет начинается с единицы;
- следующий пункт уведомляет о дате прохождения службы;
- в 3 графе проставляют данные о бывшей должности. В отличие от оригинала, где сначала заполняется информация, а затем ставится дата, в дубликате важнее указать сроки на рабочем месте. Необязательно вписывать данные детально, достаточно даты, названия организации и должности;
- в последней графе описываются все документы, на основании которых работодатель поставил отметке о прошлых местах работы.
Кроме сведений о приеме на работу, прописываются данные об увольнении с причинами.
После её утери, пример
Если трудовая книжка была украдена (например, вместе с сумкой и другими документами) или утеряна, сотрудник обязан уведомить работодателя в кратчайшие сроки. Правительство дает человеку 15 дней, затем будет наложен административный штраф.
Вся информация из подлинника переносится в дубликат, оригинал становится недействительным. Только та информация появляется в копии документа, которую сотрудник смог подтвердить бумагами. Если сотрудник может подтвердить прошлые награды и поощрения, они также заполняются в трудовую книжку.
Бывшему сотруднику
Бывшие работники оформляют дубликаты на последнем месте трудоустройства. В отдел кадров передаются бумаги, подтверждающие основания для выдачи копии.
Взамен испорченной
Существует много ситуаций, когда бумажная книжка может испортиться:
- обгореть после пожара;
- порваться;
- шрифт поплыл или стал нечитаемым.
Гражданин приносит оригинал, если с него можно переписать информацию, или документы, подтверждающие прошлые места работы.
Какие нужны документы
Сотруднику недостаточно предоставить заявление для получения дубликата трудовой книжки, даже если он не виноват в том, что оригинал пропал. Организация должна получить подтверждение, что человек работал в определенном месте и занимал должность в течение какого-либо времени.
Чтобы подтвердить предыдущие места работы, требуется предоставить одну или несколько бумаг:
- задокументированный трудовой договор;
- приказы с датами, названиями предприятия и занимаемой должностью (например, которые были выпущены при приеме на работу или увольнении);
- ведомости на выплату зарплату за определенные года;
- справки с бывших работ, где прописаны даты прохождения службы;
- постановление из суда об установлении профессиональной деятельность на определенном месте службы.
Если гражданин берет копии документов у бывших работодателей, они должны поставить свои подписи на каждой бумаге.
Сколько стоит
Если работник потерял трудовую книжку, он обязан возместить работодателю цену за новый бланк документа. Если работодатель каким-либо образом виноват (например, на предприятии произошел пожар), то он самостоятельно оплачивает все расходы. Стоимость устанавливается в каждой организации.
Что делать если найден оригинал
Если гражданин уже получил дубликат, а затем обнаружил оригинал, то копия считается официальным подтверждением стажа. На его основе будет рассчитываться стаж гражданина, а работодатели будут проверять опыт работы.
Новый бланк вносится в книгу учета, а старый номер перестает действовать. При нахождении оригинала человек должен предоставить его в Пенсионный фонд. В нем могут содержаться сведения, которые не перенесли в дубликат.
Если трудовая книжка пострадала или была утеряна по вине сотрудника или работодателя, ее можно восстановить в течение 15 дней.
Процедура может быть не бесплатной, цена зависит от виноватой стороны. Чтобы в дубликате возникли записи о предыдущем стаже, гражданин должен собрать подтверждающие документы с прошлых мест работы.
Трудовая книжка — особый документ. Она крайне важна и для самих работников, и для работодателей. В ней фиксируются данные о принятии на работу и об увольнении, повышении по службе, а также сведения о наградах и иных поощрениях.
Кроме всего прочего, это документ строгой отчетности.
Но на каких основаниях человеку может потребоваться ее дубликат? И как его можно получить? Об этом и иных аспектах проблемы расскажет данная статья.
Почему возникает необходимость получения дубликата
Оформление дубликата трудовой книжки — вынужденная процедура. Иногда ее называют «восстановлением» документа, но этот термин не имеет ни юридического, ни просто логического смысла. Речь именно о создании «двойника», дубликата. Рассмотрим, каковы причины, приводящие к необходимости подобных действий:
- потеря документа самим обладателем трудовой книжки либо работодателем;
- умышленная или случайная порча, приведшая к тому, что записи сложно (невозможно) прочесть;
- массовая потеря документации в результате стихийного бедствия, пожара либо иного ЧП;
- наличие в трудовой книжке записи, признанной впоследствии неправомерной, например, о причинах или самом факте перевода или увольнения.
Если в утере или порче виновен работодатель
Выдача дубликата трудовой книжки, утраченной работодателем — явление нечастое, но все же случаются и такие казусы. Оформляясь на работу в новую организацию, на предприятие, человек отдает этот важный документ на хранение кадровикам компании или ее руководителю.
Это ответственное лицо тоже порой проявляет безответственную халатность. Если трудовая книжка пропала или серьезно пострадала по вине вышеуказанных лиц, сотрудник имеет право даже привлечь их к административной ответственности. Но главное: потребовать от виновников самим оформить дубликат, для чего им потребуется собрать все необходимые справки, выписки, копи приказов и другую информацию от прежних работодателей.
Если документ цел, но в него вкралась неточность, ошибка, работодатель или его сотрудники внесли неправомерную запись, то дубликат будет составить еще проще, перенеся старые записи из оригинала.
Если она утрачена или испорчена работником
Оформлением дубликата трудовой книжки при утере или порче его самим владельцем обязан заниматься именно он. На руки мы получаем этот документ, чаще всего, когда увольняемся из одной организации и планируем устраиваться в другую, когда выходим на заслуженный отдых и должны заняться оформлением пенсии.
В иных особых случаях, если документ нам зачем-то потребовался, но увольняться мы не собираемся, работодатель не имеет право выдавать на руки оригинал. Только заверенную копию. Иначе, в случае утери или порчи книжки, ответственность будет и на самом работнике, и на том ответственном лице, что допустило оплошность.
Если этот документ строгой отчетности будет утрачен или серьезно испорчен по собственной невнимательности работника, то перед тем, как оформить дубликат трудовой книжки, рассеянному владельцу придется писать заявление и самому собирать все требуемые в данной ситуации подтверждающие справки.
Еще одна вероятная ситуация: вы пришли на новое место работы и уверяете руководителя, что трудовая потеряна, но у вас нет времени заниматься ее дублированием. Если вас действительно будут готовы взять в эту компанию, то тут в подобной ситуации могут лишь завести новую трудовую книжку, где первой записью станет именно прием на работу здесь.
Какие данные потребуется восстановить
Заявление об утрате трудовой и необходимости дубликата можно составить в произвольной форме. Хотя нередко организации разрабатывают собственные образцы соответствующих бланков, которые помогают быстро и четко изложить суть задачи.
Как сделать дубликат трудовой книжки, расписано в постановлении Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года. Там оговорены сроки работы над этим документом: дубликат должен быть выдан работодателем не позднее 15 дней с момента подачи сотрудником заявления. 2018 год не является исключением, все правила остаются в силе.
Только, требуя от руководства компании выдать вам этот документ в установленные сроки, не забывайте: если трудовую потеряли вы сами, то прежде чем оставлять заявление, соберите все нужные бумаги:
- справки из архивов;
- данные налоговой службы, трудовой инспекции, ПФР;
- копии трудовых контрактов, заключенных ранее;
- справки от предыдущих нанимателей;
- выписки из приказов о приеме на работу и увольнении или их заверенные копии в случаях, когда это необходимо.
Как заполняется дубликат
Очень важно соблюсти все правила, как заполнить дубликат трудовой книжки. Напомним: это документ строгой отчетности, и ошибки могут свести на нет все усилия, потраченное время: ту же работу придется делать «на бис», оформляя очередной дубликат.
Первое правило: вверху на титульном листе дубликата обязательно должна стоять надпись «Дубликат».
Второе: не забудьте о возможных переменах в личных данных обладателя трудовой книжки. Скажем, человек за прошедшее время мог получить высшее образование или попросту сменить фамилию. Это надо учесть при внесении персональных данных.
Третье: то, о чем говорилось выше. Неважно, по чьей вине документ был утрачен. В любом случае, внесение данных в дубликат возможно не со слов «потерпевшего», а исключительно на основании тех справок, копий документов, которые мы уже перечислили выше. Иначе никаких записей о предыдущих местах работы новый наниматель не внесет, да и старый тоже.
Единственный вариант, если по каким-то причинам вы не желаете, не можете заниматься восстановлением прежних данных — это начать «с чистого листа», с новой трудовой книжки. Однако потом нехватка трудового стажа может существенно уменьшить размер вашей пенсии.
Первой записью раздела о работе будет величина общего трудового стажа человека, полученная до момента оформления на работу к новому работодателю, оформляющему дубликат.
Дальше наниматель или сотрудник отдела кадров эту информацию детализирует, расписывает на основании полученных справок, даты работы человека в разных предшествующих организациях. Обязательно вносятся ссылки на документы, ставшие основанием для фиксации тех или иных данных.
Очень важный момент для кадровиков и руководителей: эти предшествующие восстанавливаемые данные нельзя нумеровать! Запись под номером 1 в дубликате может быть лишь о приеме сотрудника на работу именно в ту компанию, где и заводится дубликат.
Закончив заполнение документа документ, специалист по кадрам (либо руководитель организации) вносит дату его оформления в специальную книгу учета движения таких бланков. Последняя процедура, завершающая процесс: подпись сотрудника в особой графе этой книги учета. Так он визирует факт получения дубликата.
Статья отредактирована в соответствии с действующим законодательством 04.06.2018
Тоже может быть полезно:
Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам
Уважаемые читатели! Материалы сайта сайт посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.
Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос - обращайтесь . Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК - 74999385226. СПБ - 78124673429. Регионы - 78003502369 доб. 257
