В прошлый раз мы детально рассмотрели порядок передачи права подписи гражданско-правовых договоров и кадровой документации (см. « »). Сегодня речь пойдет о правилах подписания налоговой отчетности, а также первичных документов и счетов-фактур. В частности, мы ответим на вопросы о том, кому и как можно делегировать право подписи этих документов, и нужно ли уведомлять об этом налоговиков.
Подписание и отправка налоговой отчетности
Общие правила подписания налоговой отчетности установлены в пункте 5 статьи Налогового кодекса РФ. В нем сказано, что декларации и расчеты подписываются налогоплательщиком или его представителем. Тут надо отметить, что налогоплательщик-организация в принципе не может действовать лично. Поэтому от ее лица всегда выступает представитель. Руководитель компании (а в некоторых видах организаций и другие лица) вправе представлять организацию без доверенности — на основании устава или других документов. При этом сведения о лицах, имеющих право действовать от имени организации без доверенности, должны быть внесены в ЕГРЮЛ.
Все остальные лица (в том числе главбух) могут подписывать налоговую отчетность только при наличии доверенности от организации. Доверенность составляется и в том случае, когда право подписывать отчетность за налогоплательщика делегируется другой компании, которая ведет учет. При этом в пункте 3 статьи НК РФ прямо оговаривается, что доверенность на представителя оформляется в соответствии с нормами гражданского законодательства.
Напомним, что при составлении доверенности от имени организации нужно соблюдать следующие правила (ст. 185 — 187 ГК РФ):
- доверенность оформляется в письменной форме;
- доверенность подписывается руководителем организации;
- в доверенности должна быть указана дата ее выдачи;
- срок действия доверенности может быть любым, но если его прямо не указать в тексте доверенности, то она будет действовать один год с момента выдачи;
- образец подписи уполномоченного лица не является обязательным реквизитом доверенности;
- доверенным лицом может быть как другая компания, так и любое физическое лицо, в том числе человек, который не является сотрудником организации.
Как видим, законодательство не требует, чтобы доверенность, выданная организацией, была заверена нотариально. А вот если доверителем является индивидуальный предприниматель, то ему придется обратиться к нотариусу (п. 3 ст. НК РФ, п. 4 постановления Пленума ВАС РФ , письмо ФНС России ).
Нужно ли уведомить налоговиков о том, что лицо, подписавшее декларацию (расчет), действовало на основании доверенности? В уже упомянутом пункте 5 статьи НК РФ сказано, что сведения о доверенности, которая дает право подписания налоговой отчетности, вносятся в специальное поле самой декларации. При этом к декларации прилагается копия доверенности (обычная, без отметки о заверении, так как НК РФ этого не требует).
Если налогоплательщик отчитывается в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, то копию доверенности на подписание отчетности можно также переслать по ТКС (п. 5 ст. НК РФ). На практике применятся следующий алгоритм.
Представитель сдает в инспекцию копию доверенности от налогоплательщика на право удостоверять полноту и достоверность сведений, указанных в декларации. Документ можно представить как на бумажном носителе, так и в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи в виде скана (правда, этот вариант надо предварительно согласовать с инспектором). В дальнейшем при отправке каждой декларации в ней нужно прикладывать информационное сообщение о доверенности.
Отметим, что в некоторых системах для отправки электронной отчетности сообщение о реквизитах доверенности автоматически прикрепляется к отчету. Так, при сдаче отчетности через « » сообщение о представительстве заполняется один раз и отправляется автоматически вместе с каждой декларацией.
Получение электронных документов из ИФНС
Подписание счетов-фактур
Что касается порядка делегирования права подписи счетов-фактур, то пункт 6 статьи НК РФ предлагает два варианта действия на выбор организации: оформление доверенности или составление приказа. Но в любом случае (и в приказе, и в доверенности) нужно указать, за кого именно вправе расписываться уполномоченное лицо — руководителя, главбуха или обоих этих должностных лиц. Доверенность, поскольку не установлено иное, оформляется по общим правилам ГК РФ, о которых мы говорили выше. На основании анализа пункта 6 статьи НК РФ можно сделать вывод, что законодатель фактически разрешает делегировать право подписи счетов-фактур лицам, которые не являются штатными сотрудниками организации. Ведь если бы речь шла только о работниках, то было бы достаточно одного из упомянутых подтверждающих документов — приказа. Тогда как с помощью доверенности можно передать право подписи любому лицу.
Отдельно отметим, что если лицом, уполномоченным подписывать счета-фактуры за руководителя, является главный бухгалтер, то доверенность или приказ составляются на главбуха именно для совершения действий от лица руководителя. При этом подписывать счета-фактуры от своего имени главбух вправе без оформления каких-либо дополнительных документов (письмо № 03-07-09/53005).
Уполномоченное лицо проставляет свою подпись непосредственно в реквизитах «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» счета-фактуры. При этом указываются ФИО именно того лица, которое фактически подписало счет-фактуру. Рядом можно отразить должность лица, подписавшего счет-фактуру, а также реквизиты документа (приказа или доверенности), дающего ему такие права.
Электронный счет-фактура, в отличие от «бумажного», подписывается только одной подписью — усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом по организации или доверенностью (п. 6 ст. НК РФ). То есть делегирование права подписи электронного счета-фактуры происходит по тем же правилам, что и «бумажного»: достаточно приказа, либо соответствующей доверенности. При этом показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» в электронном счете-фактуре не формируется (п. 8 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением правительства РФ ).
В заключение этой главы заметим, что законодательство не обязывает доверителя каким-либо образом уведомлять налоговые органы о факте делегирования полномочий по подписанию счетов-фактур. Равно как и представлять в инспекцию копию соответствующего приказа или доверенности.
Подписание первичных и денежных документов
Правила оформления бухгалтерских документов регламентируются уже не налоговым, а бухгалтерским законодательством. Так, составлению «первички» посвящена статья Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). В ней сказано, что документ подписывают лица, совершившие операцию и ответственные за правильность ее оформления.
Чуть больше конкретики содержится в пункте 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России ). Эта норма гласит, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, устанавливается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.
Получается, что для предоставления тому или иному лицу права подписи «первички» достаточно включить это лицо в соответствующий перечень, утвержденный приказом или распоряжением руководителя организации. Никаких дополнительных документов (в частности, доверенности) не требуется.
Аналогичным образом решается вопрос с подписанием денежных и расчетных документов — перечень лиц, уполномоченных проставлять свою подпись на таких документах, утверждается руководителем организации. Обычно этот перечень является приложением к учетной политики организации.
Заметим, что на практике подобная простота делегирования права подписи первичных документов может сыграть с организациями злую шутку. Как известно, в настоящее время формы большинства первичных документов можно разрабатывать самостоятельно (п. 4 ст. Закона № 402-ФЗ; см. « »). Но зачастую организации предпочитают использовать привычные унифицированные формы, утвердив их в качестве применяемых форм первичных учетных документов. При этом совершенно не учитывается, что в унифицированных формах уже имеются специальные поля для проставления подписей уполномоченных лиц. В итоге получается, что право подписи первичного документа приказом по организации предоставлено, например, заведующему складом, а утвержденная для использования в организации форма первичного документа содержит реквизит «Главный бухгалтер, подпись». Соответственно, завскладом заполнить такой документ не сможет.
Поэтому в случае с «первичкой» главное правило — обеспечить корреляцию между формами документов, утвержденными в организации, и перечнем лиц, имеющих право их подписывать. Для этого все реквизиты, связанные с подписью, лучше сделать нейтральными. Например, можно использовать такие фразы: «Подпись уполномоченного лица» либо «Руководитель или иное уполномоченное лицо».
Это, кстати, позволит избежать проблем при подписании тех первичных документов, которые, согласно установленному в организации порядку, требуют обязательного проставления автографа руководителя или главбуха. В случае отсутствия этих лиц на работе (отпуска, болезни и т.п.) достаточно будет оформить приказ или другой распорядительный документ по организации, который позволит, например, главбуху подписывать «первичку» за руководителя, или наоборот.
О подписании электронной юридически значимой первички см. « ».
Обратимся к первоисточнику: пункт 6 статьи 169 НК РФ гласит: „Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя“.
Таким образом, для выполнения данного пункта необходимо, чтобы счета-фактуры подписывали руководитель организации и главный бухгалтер либо руководитель должен выпустить приказ, в тексте которого обозначить, что за руководителя подписывается такое-то лицо, за главного бухгалтера – это же или другое лицо. Примерная форма приказа может быть следующая:
Обращаем внимание, что при передаче полномочий по подписанию счетов-фактур другим сотрудникам организации обязательно должен быть составлен приказ либо должна иметься доверенность. Довольно часто про данные „формальности“ организации забывают и подписывают счета-фактуры, например, в филиалах руководитель и главный бухгалтер филиала, хотя такого права не имеют. Такая забывчивость может привести к тому, что у контрагентов возникнут проблемы с вычетом НДС и организация может лишиться клиентов. Причем покупатель имеет право попросить копию документа, удостоверяющего полномочия лиц, подписывающих счета-фактуры.
В тех организациях, где не предусмотрена должность главного бухгалтера, бухгалтерские услуги выполняет аутсорсинговая фирма, с которой заключен договор, что разрешено пунктом 2 статьи 6 Федерального закона „О бухгалтерском учете“ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ. В этом случае в счете-фактуре подпись вместо главного бухгалтера ставит тот, на кого возложены обязанности главного бухгалтера – либо руководитель организации, либо бухгалтер-специалист, с которым заключен гражданско-правовой договор, либо уполномоченный представитель специализированной фирмы, ведущей в организации бухгалтерский учет.
Казалось бы, вопрос исчерпан, однако на практике возникает немало „подводных камней“, о которых необходимо знать налогоплательщику.
1. Отсутствие расшифровки подписи руководителя и главного бухгалтера.
Пунктом 6 статьи 169 НК РФ, приведенным полностью выше, об этом не упоминается. Тем не менее, неоднократные разъяснения Минфина России свидетельствуют о том, что расшифровка подписей является обязательным реквизитом. В письме от 5 апреля 2004 г. № 04-03-1/54 даются следующие указания: „в состав реквизита „Подпись“ включается как личная подпись, так и ее расшифровка (инициалы, фамилия), что подтверждается рядом нормативных и рекомендательных документов, в том числе Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина России от 13.10.2003 г. № 91н (зарегистрирован в Минюсте России 21.11.2003 г. № 5252) и разработанных на основе Федерального закона от 21.11.1996 г. „О бухгалтерском учете“, а также ГОСТом Р 6.30-2003 „Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов“, принятым постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.
Таким образом, дополнение, внесенное в форму счета-фактуры постановлением Правительства Российской Федерации от 16.02.2004 г. № 84 „О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 г. № 914“ о необходимости расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера организации или индивидуального предпринимателя вышеуказанной норме пункта 6 статьи 169 НК РФ не противоречит. Согласно пункту 2 статьи 169 НК РФ, счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного указанными пунктами 5 и 6 статьи 169 НК РФ, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю сумм НДС к вычету или возмещению.
Пунктом 6 Указа Президента Российской Федерации от 23.05.1996 г. № 763 „О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти“ предусмотрено, что акты Правительства Российской Федерации, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус федеральных органов исполнительной власти, а также организаций, вступают в силу одновременно на всей территории Российской Федерации по истечении семи дней после дня их первого официального опубликования. Учитывая изложенное, а, также принимая во внимание, что указанное постановление Правительства Российской Федерации от 16.02.2004 г. № 84 официально опубликовано в Собрании законодательства Российской Федерации 23.02.2004 г., суммы НДС, указанные в счете-фактуре, выставленном после 01.03.2004 и в котором отсутствуют расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера организации или индивидуального предпринимателя, к вычету приниматься не должны“. Все последующие разъяснения содержат такую же точку зрения (письма от 11 января 2006 г. № 03-04-09/1, от 12 июля 2005 г. № 03-04-11/154). По данному вопросу сложилась неоднозначная судебная практика. Поэтому покупателю стоит все же позаботиться о наличии необходимых реквизитов в предъявляемых на вычет счетах-фактурах, чтобы избежать судебных разбирательств. Так, в постановлении Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 7 сентября 2005 г. № Ф08-4127/05-1643А судом был признан обоснованным отказ налоговой инспекции в предоставлении налогового вычета налогоплательщику, так как счета-фактуры подписаны неустановленными лицами, подписи должностных лиц не имеют расшифровок. Документы, содержащие недостоверные данные и подписанные неуполномоченными лицами, не соответствуют требованиям законодательства. Мотивировка заключалась в следующем: согласно статье 3 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ „О бухгалтерском учете“ основной задачей бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности.
В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона „О бухгалтерском учете“ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.
Пунктом 2 статьи 9 Федерального закона „О бухгалтерском учете“ и пунктом 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 г. № 34н, установлен перечень обязательных реквизитов первичных учетных документов. В указанный перечень, в частности, входят наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их личные подписи с расшифровкой. Судом был также отклонен довод организации о том, что нормы законодательства о бухгалтерском учете неприменимы к отношениям по оформлению счетов-фактур, поскольку счет-фактура также относится к категории учетных бухгалтерских документов, однако служит при этом инструментом налогового контроля. Причем сделан акцент на том, что при осуществлении предпринимательской деятельности, которая в силу статьи 2 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ) осуществляется на свой риск, лицо должно проявить достаточную осмотрительность и при заключении сделок проверить правоспособность контрагента, наличие у него необходимой регистрации, соответствующей требованиям действующего законодательства. Неблагоприятные последствия недостаточной осмотрительности в хозяйственной деятельности ложатся на лицо, заключившее такие сделки, и не могут быть перенесены на федеральный бюджет в виде необоснованных выплат.
В Постановлении Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20 марта 2006 г. № Ф08-921/06-403А также судом указывается, что необходимость расшифровки подписей в счете-фактуре вытекает из требований нормы права, направленной на установление того обстоятельства, что счет-фактура должна быть подписана надлежащим лицом. Именно на налогоплательщике лежит обязанность принять к налоговому учету надлежаще оформленные счета-фактуры.
Если все-таки организация не расшифровала подписи должностных лиц, то у покупателя есть шанс отстоять право на вычет в суде. Федеральный арбитражный суд Московского округа, принимая сторону налогоплательщика (постановление от 2 ноября 2004 г. по делу № КА-А40/10090-04, от 30 августа 2005 г. по делу № КА-А41/8169-05) руководствуется следующими аргументами: „Согласно п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н, первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).
Названное Положение определяет порядок организации и ведения бухгалтерского учета, составления и представления бухгалтерской отчетности, поэтому к спорным правоотношениям по возмещению НДС неприменимо.
Пунктом 6 статьи 169 НК РФ установлено специальное требование к счету-фактуре, то есть к конкретному первичному учетному документу, предъявляемому покупателю для оплаты налога на добавленную стоимость, а именно – счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером. Указание на наличие расшифровки подписей должностных лиц отсутствует“.
При подписании счетов-фактур уполномоченными лицами следует иметь в виду, что на счетах-фактурах в этом случае также проставляются фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера, поскольку такие реквизиты счета-фактуры, как „Руководитель организации“ и „Главный бухгалтер“, являются формализованными показателями. Изменение и (или) дополнение реквизитов счета-фактуры „Руководитель организации“ и „Главный бухгалтер“ НК РФ не предусмотрено. Однако налоговые органы не будут придираться, если счет-фактура будет подписан уполномоченным лицом с указанием непосредственно его должности, поскольку такой счет-фактуру не следует рассматривать как составленный с нарушением требований пункта 6 статьи 169 НК РФ. Такие разъяснения даны в письме ФНС от 20 мая 2005 г. № 03-1-03/838/8. Также стоит привести письмо Минфина РФ от 12 июля 2005 г. № 03-04-11/154, которое настоятельно рекомендует для идентификации уполномоченных лиц в целях устранения возможности неправомерного вычета налога на добавленную стоимость указанные подписи в счетах-фактурах расшифровывать.
2. Применение факсимильной подписи на счете-фактуре.
Позиция финансового и налогового ведомств однозначна: использовать факсимиле при подписании счетов-фактур нельзя. Поскольку статья 169 НК РФ не представляет возможности использования факсимильных подписей руководителя и главного бухгалтера организации, то налогоплательщик не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения и предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации (письмо ФНС от 7 апреля 2005 г. № 03-1-03/557/11, от 14 февраля 2005 г. № 03-1-03/210/11, письмо Минфина России от 26.05.2004 г. № 04-02-05/2/28). Существуют и судебные решения, принятые в пользу налоговых органов. Например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 2 февраля 2005 г. № Ф03-А51/04-2/3404, Северо-Западного округа от 24 января 2005 г. № А13-6464/04-19. В них отклоняются доводы о том, что пункт 3 статьи 75 Арбитражного Процессуального Кодекса РФ фактически воспроизводит дословно диспозицию пункта 2 статьи 160 ГК РФ, в соответствии с которой допускается использование при совершении сделок (и представлении документов в качестве письменных доказательств) факсимильного воспроизведения подписи либо аналога собственноручной подписи. И факт отсутствия в действующем законодательстве порядка и случаев, при которых допускается использование факсимильного воспроизведения подписи на счетах-фактурах, трактуется судом, как запрет на указанные действия.
В любом случае организация выбирает самостоятельно, применять ли ей факсимильные подписи при оформлении счетов-фактур или нет, не исключая возможности отстаивать свою позицию, отличную от позиции проверяющих органов, в суде.
Согласно п. 2 ст. 169 НК РФ счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных п.п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ.
Пунктом 6 ст. 169 НК РФ определено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.
Помимо ст. 169 НК РФ, порядок составления счетов-фактур регулируется постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость" (далее - Постановление N 1137). Форма счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила его заполнения установлены Приложением 1 к Постановлению N 1137 (далее - Правила).
Форма счета-фактуры содержит реквизиты (показатели) "Руководитель организации или иное уполномоченное лицо" и "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо".
Минфин России в письмах от 10.04.2013 N 03-07-09/11863, от 23.04.2012 N 03-07-09/39 разъяснил, что в случае, когда счет-фактура подписывается уполномоченным лицом, подпись соответствующего лица проставляется именно в этих показателях и указываются его фамилия и инициалы.
Таким образом, лица, уполномоченные подписывать счета-фактуры соответствующим распорядительным документом, ставят свою подпись вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера организации, а после их подписи указываются фамилия и инициалы.
При этом указания должности лиц, подписавших счет-фактуру, и документов, предоставляющих соответствующие полномочия, не требуется.
В то же время в вышеназванных письмах специалисты Минфина России отмечают, что нормами НК РФ указание в счетах-фактурах дополнительных реквизитов (сведений), в том числе должности уполномоченного лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру, не запрещено. Согласны с Минфином России и представители ФНС России, в письме от 26.01.2012 N ЕД-4-3/1193 указывается, что наличие в счете-фактуре дополнительных реквизитов (сведений), не предусмотренных п.п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ и Постановлением N 1137, не является основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога, предъявленных продавцом покупателю. Отметим, что подобные выводы представители налогового и финансового ведомства делали и ранее, до вступления в силу Постановления N 1137 (смотрите, например, письма Минфина России от 06.02.2009 N 03-07-09/04, от 21.01.2008 N 03-07-09/06, ФНС России от 18.06.2009 N 3-1-11/425, УФНС России по г. Москве от 23.01.2009 N 19-11/004827).
В рассматриваемой ситуации реквизиты "Руководитель организации или иное уполномоченное лицо" и "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо" счета-фактуры не заполнены, вместо них заполнены дополнительные показатели "Инженер по учету ГСМ" и "Бухгалтер". Считаем, что такое заполнение счет-фактура не является верным, т. е. полученный организацией документ составлен с нарушением.
Вместе с тем следует обратить внимание на абзац второй п. 2 ст. 169 НК РФ. В данной норме указано, что ошибки в счетах-фактурах и корректировочных счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.
По нашему мнению, заполнение счета-фактуры способом, указанным в анализируемой ситуации, не препятствует налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю. Следовательно, рассматриваемый способ заполнения счета-фактуры не может являться основанием для отказа в принятии покупателем сумм НДС, предъявленных продавцом, к вычету.
К сведению:
Законодательство не содержит требований о том, что в случае подписи счета-фактуры лицом, не являющимся руководителем или главным бухгалтером, вместе со счетом-фактурой покупателю должны быть представлены документы, подтверждающие полномочия этого лица. Отсутствие у налогоплательщика таких документов не может повлечь для него отрицательных последствий. Для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету достаточно оформленного надлежащим образом счета-фактуры (смотрите, например, постановления Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 N 18162/09, ФАС Московского округа от 03.06.2009 N КА-А40/4697-09-2, Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.09.2008 N 09АП-11535/2008, письмо ФНС России от 09.08.2010 N ШС-37-3/8664).
С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ .
Кто подписывает счет-фактуру, должен иметь для этого соответствующие полномочия. Кто подписывает счета-фактуры на предприятии, кроме руководителя и главбуха, и как правильно оформить соответствующие приказы и доверенности – об этом пойдет речь в статье.
Кем подписывается счет-фактура
Вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры, продавец должен решать своевременно. Если эта функция в компании ни за кем не закреплена, может пострадать покупатель: неподписанный счет-фактура оставляет его без налогового вычета. Тот же результат ждет покупателя, если в полученном от продавца счете-фактуре будут стоять подписи неуполномоченных лиц.
Налоговый кодекс жестко не устанавливает, кто подписывает счета-фактуры, и не содержит запрета на то, чтобы счета-фактуры подписывали иные лица компании (менеджеры, финансовые специалисты и др.). Но фамилии и должности уполномоченных на подписание счетов-фактур сотрудников нужно отразить в приказе — тогда вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры в данной компании, будет решен.
Счет-фактура может подписываться не только доверенными лицами организации или ИП, но и бухгалтером-специалистом или сотрудниками другой компании. Как правило, это происходит, когда ведение бухгалтерского учета, включая подписание счетов-фактур, передано этим лицам на основании договора на оказание бухгалтерских услуг. Для того чтобы бухгалтер-специалист или сотрудники бухгалтерской компании, работающие по договору, могли подписывать счета-фактуры, необходимо также либо оформить доверенность на них, либо составить отдельное приложение к договору с указанием лиц, которых стороны уполномачивают на подписание счетов-фактур.
Остановимся подробнее на том, как правильно оформить доверенность на подписание счетов-фактур.
Как составить доверенность на подписание счетов-фактур: образец
Расписываться на счетах-фактурах любой сотрудник компании не может, т. к. в п. 6 ст. 169 НК РФ говорится, что в этом документе должны присутствовать подписи руководителя и главбуха либо иных уполномоченных лиц. Что касается ИП, то он должен поставить подпись в счете-фактуре сам или поручить эту работу доверенному лицу.
В крупных компаниях со сложной структурой управления руководитель может делегировать часть полномочий своим заместителям, штатным работникам или даже сторонним лицам.
В компаниях с незначительным документооборотом счет-фактура подписывается, как правило, директором и главбухом; индивидуальному же предпринимателю эту обязанность часто приходится исполнять единолично. Но если он решит избавить себя от этого труда, ему необходимо будет предоставить право подписи счетов-фактур путем оформления полномочий документально через доверенность, удостоверенную нотариусом (письмо Минфина России от 25.04.2017 № 03-02-08/24718). В этом случае в счете-фактуре будут указаны реквизиты сразу двух документов — выданной доверенности и свидетельства о гос. регистрации ИП.
Бланки доверенности не относятся к строго нормативным документам, поэтому и не определены законодательно. Но образец доверенности можно составить и самим, ориентируясь на стандартные формы и тем самым определяя, кто подписывает счета-фактуры в отсутствие руководства.
Доверенность на подписание счетов фактур, ее образец вы можете посмотреть на нашем сайте.
На фирменном бланке
ДОВЕРЕННОСТЬ № _______
гор. ____________________ "___"____________ ___ г.
_______________________________________________________________________
(наименование компании)
в лице _________________________________, действующего на основании ____________,
(Ф. И. О. руководителя, его должность)
настоящим уполномочивает ____________________________________________________
(Ф. И. О. и занимаемая должность)
паспорт: серия и № ________ выдан ___ ___ ______ кем _________________________,
зарегистрирован по адресу: ______________________
подписывать за директора (главного бухгалтера) счета-фактуры.
Доверенность выдана сроком на ______________ без права передоверия.
Подпись _________________________ ________________________ удостоверяю.
(Ф. И. О. доверенного лица) (подпись доверенного лица)
_______________________________ _________________ _______________
(должность руководителя) (подпись) (Ф. И. О.)
Можете скачать готовый образец:
Передача полномочия иным лицам, образец приказа на право подписи счетов-фактур
Рассмотрим пример. Директор ООО «Зеленый мир» Патрикеев Р. А. часто по служебной необходимости выезжает в загранкомандировки. За главбухом компании закреплена обязанность по контролю за ведением бухучета в региональных подразделениях, поэтому она тоже часто бывает в отъезде. В результате возник вопрос: кто подписывает счета-фактуры в их отсутствие?
Для решения вопроса в компании издали приказ «О предоставлении права подписи счетов-фактур» от 21.09.2017 № 167, после оформления которого вопрос «Кто подписывает счета-фактуры?» больше не поднимался. Таким образом, компания выполнила требования закона и избавила себя и своих покупателей от потенциальных претензий со стороны контролеров.
ВАЖНО! Перед написанием приказа о том, кто имеет право подписывать счета-фактуры, лучше открыть ГОСТ Р 6.30-2003 и ознакомиться с требованиями к оформлению организационно-распорядительной документации.
Образец приказа вы можете посмотреть и скачать на нашем сайте.
Надо ли подписывать счет-фактуру с двух сторон
При большом количестве информации, которую следует отразить в этом документе, может так случиться, что одной страницы будет недостаточно. НК РФ не содержит запрета на оформление счета-фактуры на нескольких листах.
Чтобы у получателя не возникло опасения насчет достоверности данных, рекомендуем переносить часть табличной формы на другой лист, чтобы это выглядело как продолжение предыдущего. Кроме того, составителю документа можно вменить в обязанность визирование каждой страницы счета-фактуры.
Для наглядности вся информация отражается на отдельных листах, скрепленных и пронумерованных. Можно отразить данные и на обороте, но это неудобно бухгалтерам, обрабатывающим прошитые в архив документы. Реквизиты, определяющие, кто подписывает счета-фактуры в организации («Руководитель организации» и «Главный бухгалтер»), указываются на последнем листе. Такое расположение подписей не является нарушением, если не разорвана сквозная нумерация.
Итоги
Вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры, должен решаться своевременно. Если это делает руководитель (ИП) или главбух, дополнительных действий не нужно, если же подписи ставят иные лица, то необходимо закрепить их полномочия изданием соответствующего локального акта (приказа, распоряжения) или оформления доверенности.
Эти документы официально определят, кто подписывает счета-фактуры, и вашему контрагенту не придется спорить с проверяющими и отстаивать вычет в случае подписания счета-фактуры неуполномоченными лицами.
Р ассмотрим правила оформления доверенностей на предоставление права подписи счетов-фактур за руководителя или главного бухгалтера.
Доверенность, как и приказ, выдается от имени организации, а не отдельных должностных лиц (руководителя организации и / или главного бухгалтера).
Необходимо помнить, что лицо, которому выдана доверенность, должно совершать те действия, на которые оно уполномочено, лично. Либо оно может передоверить их совершение другому лицу, но только если такая возможность прямо указана в полученной им доверенности.
Исключение составляют случаи, когда передоверие стало следствием непредвиденных обстоятельств и имело целью охрану интересов выдавшего доверенность. Данное правило зафиксировано в Гражданском кодексе РФ (п. 1 ст. 187).
Однако это общее правило в нашей ситуации действовать не будет. Специально предупреждаем вас об этом. Причина в том, что Налоговый кодекс РФ в пункте 6 статьи 169 содержит четкое указание на необходимость оформления доверенности от имени организации. Ведь при передоверии доверенность уже выдается лицом, которому была выдана первоначальная доверенность, а не организацией, которой выставляется счет-фактура.
Доверенность от имени организации может оформляться на бланке организации. Она обязательно должна содержать подпись руководителя и оттиск печати организации.
Текст доверенности составляется в произвольной форме, в нем должны быть отражены:
- дата выдачи доверенности;
- наименование организации , выдающей доверенность (в соответствии с учредительными документами);
- информация о том, кто подписал доверенность
:
- наименование должности руководителя организации (или иного соответствующим образом уполномоченного лица),
- его Ф.И.О. и
- основания полномочий действовать от имени данной организации (например, устав компании);
- чье право
подписывать счета-фактуры делегируется:
- наименование должности руководителя организации (в учредительных документах он может именоваться генеральным директором, директором, президентом и т.п.) или главного бухгалтера;
- на кого возлагается
подписание счетов-фактур:
- наименование должности (если доверенность выдается физическому лицу, состоящему в трудовых отношениях с организацией),
- Ф.И.О. и
- паспортные данные.
Обратите внимание: одной доверенностью можно оформить делегирование права подписи и руководителя, и главбуха. Единой доверенностью можно поручить подписывать этот документ не одному уполномоченному лицу, а сразу нескольким.
В практике встречаются доверенности без регистрационного номера . Причем не только те, что выдают физические лица, но и те, что выданы организациями. Это не является основанием признания доверенности недействительной. Но правильный документооборот предприятия подразумевает регистрацию таких важных документов и, соответственно, наличие номера документа на доверенности.
Теперь поясним период действия доверенности . Желательно его прямо указать в этом документе. Если это не сделано, то она сохранит свою силу в течение 1 года со дня выдачи, после чего автоматически прекратит действие. Доверенность, предназначенная для совершения действия за границей и не содержащая указания о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность.
Организация, выдавшая доверенность, имеет право в любое время отменить доверенность, а лицо, которому доверенность выдана, - отказаться от нее. При прекращении доверенности лицо, которому она выдана, обязано ее вернуть.
В зависимости от содержания и объема передаваемых полномочий различают три вида доверенностей :
- генеральные (общие) доверенности , выдаваемые для совершения разнообразных сделок и иных юридических действий в течение определенного периода времени (образец такой доверенности приведен в Примере 4);
- специальные доверенности , которые выдаются на совершение ряда однородных сделок или иных юридических действий (образец доверенности работнику организации приведен в Примере 5, а физическому лицу, не состоящему в трудовых отношениях с организацией, - в Примере 6);
- разовые доверенности , выдаваемые для совершения одной строго определенной сделки или иного юридического действия (используются редко - образец приведен в Примере 7).
Текст доверенности, как и любого другого документа, должен писаться с соблюдением правил русского языка, в т.ч. касающихся оформления абзацев (см. Пример 4). Но в практику работы уже устойчиво вошла иная структура текста доверенности, когда одно предложение разбивается на несколько абзацев, в каждом из которых излагается отдельный смысловой блок (см. Примеры 5, 6 и 7). Это делается для удобства восприятия информации. Каким способом вы будете оформлять свои доверенности, решать вам.
Выдавать ли копии?
Попытаемся ответить на вопрос, который волнует многих руководителей и бухгалтеров: обязательно ли представлять копии доверенностей и приказов (иных распорядительных документов) по организации налоговым органам и контрагентам для подтверждения полномочий доверенных лиц?
Формально подходя к данному вопросу, можно отметить, что в п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ говорится лишь, что счет-фактура может подписываться «иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации». О том, что доверенность должна прилагаться непосредственно к счету-фактуре, в данной норме не говорится.
Эти документы налоговые органы вправе потребовать в рамках мероприятий налогового контроля (путем выставления требования о предоставлении документов). Однако, учитывая «привычку» многих налоговых органов отказывать в применении вычета по НДС, не затребовав отдельно конкретные подтверждающие документы, целесообразно сразу прикладывать их копии к счетам-фактурам во избежание необходимости оспаривания необоснованных решений налоговых органов в апелляционном или судебном порядке.
Что же касается контрагентов, то Налоговй кодекс и их не обязывает представлять копии документов, подтверждающих делегирование права подписи счетов-фактур. Однако их отсутствие у контрагента создаст ему очевидные неудобства при возмещении НДС. Поэтому желательно предоставить такие документы. Тем более что многие компании являются вашими постоянными партнерами. А это значит, что копии документов, подтверждающих право подписи, им можно будет направить единожды, а не прилагать к каждому выписанному счету-фактуре.
Оформление счета-фактуры
Теперь предлагаем разобраться, как следует оформлять сам счет-фактуру, подписываемый иными, кроме руководителя организации и главного бухгалтера, лицами.
Типовая форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 г. № 914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость». В публикациях многих юристов, аудиторов и иных специалистов в данной сфере, а равно в примерах судебной практики нередко указывается, что использование данной типовой формы не является обязательным, т.к. Налоговый кодекс РФ этого не требует. Получается, что организация вправе модифицировать и утвердить «свою» форму счета-фактуры. Однако данная точка зрения не поддерживается финансовыми и налоговыми органами. Поэтому для избежание конфликтов для организации все-таки оптимальным будет использование типовой формы, утвержденной Правительством РФ.
Счет-фактура предусматривает такой реквизит, как «Подпись» руководителя организации и главного бухгалтера. Он включает:
- должность,
- личную подпись и
- ее расшифровку (фамилию с инициалами).
С этой связи возникает вопрос: если счет-фактуру подписывает уполномоченное лицо и в расшифровке подписи указывается его фамилия, то чья должность в таком случае должна писаться?
Указание в счете-фактуре должности лица, уполномоченного подписывать счет-фактуру за руководителя организации и/или главного бухгалтера, не предусмотрено ни Налоговым кодексом РФ, ни упомянутым постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 г. № 914. Данные обстоятельства учитываются ФНС России:
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Письмо ФНС России от 19.10.2005 г. № ММ-6-03/886@
… предусмотренные Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 г. № 914, такие реквизиты счета-фактуры, как «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер», являются формализованными показателями.
Данные реквизиты применяются и в случае подписания счета-фактуры иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.
Учитывая вышеизложенное, изменение и (или) дополнение реквизитов счета-фактуры «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» Кодексом не предусмотрено.
Аналогичная позиция налогового ведомства была изложена и в письме от 20.05.2005 г. № 03-1-03/838/8.
Зачастую при оформлении счетов-фактур в форму, утвержденную постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 г. № 914, вносят дополнительную информацию (см. Пример 8): указывают должность уполномоченного лица, не удаляя наименования должностей «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер», поскольку они являются формализованными показателями. Известны случаи, когда налоговые органы предъявляли претензии к таким счетам-фактурам в связи с тем, что непосредственно обязательные к заполнению реквизиты «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» оставались незаполненными, в чем проверяющие видели нарушение правил оформления счетов-фактур. К сожалению, внесение дополнительной информации на практике не гарантирует признания налоговыми органами счета-фактуры оформленным надлежащим образом. Это означает, что организации придется отстаивать правомерность своей позиции в суде .
Несмотря на то что судебная практика складывается в пользу налогоплательщиков, мы не рекомендуем оформлять счета-фактуры с указанием дополнительной информации, поскольку остается риск непризнания таких счетов-фактур налоговыми органами.
Если же вы все-таки получили от своего контрагента счет-фактуру с внесенной дополнительной информацией, вы можете при рассмотрении разногласий с налоговым органом сослаться на разъяснения ФНС России, данные в тех же письмах: «…в случае, если счет-фактура подписан уполномоченным лицом с указанием непосредственно его должности, то такой счет-фактуру не следует рассматривать как составленный с нарушением требований пункта 6 статьи 169 Кодекса».
В январе 2008 года вышли в свет разъяснения Минфина России, которые подтверждают ранее изложенную точку зрения ФНС России.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Письмо Министерства финансов РФ от 21.01.2008 г. № 03-07-09/06
Учитывая, что уполномоченные лица подписывают счета-фактуры за руководителя и главного бухгалтера, их подписи следует проставлять в реквизитах счета-фактуры «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер», а в целях идентификации уполномоченных лиц, фактически подписывающих счет-фактуру, после подписи следует указывать фамилию и инициалы уполномоченных лиц, подписавших соответствующий счет-фактуру, без указания их должностей и реквизитов выданных им доверенностей.
Таким образом, по мнению Минфина России, указание в счете-фактуре должности лица, уполномоченного подписывать счет-фактуру, не обязательно. Подводя итог сказанному, посмотрим, как правильно оформить подписи в счете-фактуре:
В данном случае должности «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» остаются первозданными, а вот личные росчерки и фамилии с инициалами принадлежат уполномоченным лицам.
Конечно, дополнительное указание должностей уполномоченных лиц не возбраняется. Об этом говорит и письмо Минфина России от 21.01.2008 г. № 03-07-09/06. Но оно излишне, поскольку:
- обязательное присутствие такой должности не предусмотрено ни п. 6 ст. 169 НК РФ, ни типовой формой счета-фактуры, ни письмами финансового или налогового ведомств;
- наличие такой должности может привлечь лишнее внимание проверяющих органов;
- сведения о наименовании должности уполномоченного на подписание счета-фактуры лица указываются в приказе и / или доверенности. Копии этих документов предоставляются по первому требованию налоговых органов и контрагентов независимо от того, упомянуты они в счете-фактуре или нет.
Мы подробно рассмотрели порядок делегирования права подписи счетов-фактур, нашли ответы на множество вопросов и подкрепили их ссылками на действующие правовые акты. Теперь вы знаете, как нужно действовать и почему именно так.
