Протокол рассмотрения заявок - это исчерпывающий документ, позволяющий поставщику узнать каким образом производилась оценка заявки участника. Рассмотрим основные моменты и особенности, а также различия между такими документами, как протокол рассмотрения заявок на участи в конкурсе, в запросе котировок, в аукционе. В статье мы с Вами также подробно рассмотрим случаи в которых оформляется протокол рассмотрения единственной заявки, а также рассмотрим пример образца протокола.
1. Что из себя представляет протокол рассмотрения заявок?
Для начала давайте разберемся, что из себя представляет термин «протокол». Протокол (фр. protocole от греч. protokollon - первый лист манускрипта) это официальный документ, в котором фиксируются определенные действия. Существует также и другое значение термина «протокол», а именно документа, который фиксирует факт административного нарушения, например «протокол об административном нарушении». В контексте закупок нас интересует первое значение этого термина.
Протокол рассмотрения заявок - это документ, который документально фиксирует процедуру рассмотрения и оценки заявок в различных закупочных процедурах и имеет статус официального документа.
Для каждой конкретной процедуры закупочная комиссия формирует свой протокол рассмотрения (и оценки) заявок. Процедура формирования подобных протоколов строго регламентирована, как по срокам, так и по форме. При этом для каждого способа закупки имеются свои особенности формирования и опубликования протокола рассмотрения заявок. Рассмотрим подробнее эти особенности.
2. Протокол рассмотрения заявок на участие в конкурсе
Как Вы уже поняли из названия данного термина такой протокол формируется при рассмотрении заявок, поданных на конкурс. Подробнее с процедурой конкурса Вы сможете ознакомиться в , мы же с Вами подробнее разберем сам протокол рассмотрения заявок на участие в конкурсе.
Конкурсная комиссия заказчика, в срок не более чем двадцать дней с даты вскрытия конвертов с заявками должна рассмотреть такие заявки и оформить «протокол рассмотрения и оценки заявок на участие в конкурсе».
Ниже на интеллект-карте отображены те сведения, которые обязательно должен содержать протокол рассмотрения заявок в конкурсе:
Как видно из интеллект-карты, протокол рассмотрения заявок на участие в конкурсе это очень подробный документ, в котором содержится исчерпывающая информация о процедуре рассмотрения и оценки, из которого абсолютно точно и ясно должно быть понятно кто именно и как оценивал конкретную заявку и на основании чего выбран победителем конкретный участник закупки. В случае, если у участников закупки возникнут вопросы по процедуре рассмотрения заявок их оценки, то любой участник закупки имеет право подать официальный запрос о даче разъяснений результатов конкурса (письменно или в форме электронного документа), а заказчик в течении двух рабочих дней обязан предоставить разъяснения. В случае, если поставщик не будет удовлетворен разъяснениями заказчика, имеет законные основания поставить под сомнение правильность рассмотрения и оценок заявок, то поставщик имеет право
Протокол рассмотрения заявок на участие в конкурсе формируется секретарем конкурсной комиссии в двух экземплярах, все экземпляры протокола подписываются всеми членами конкурсной комиссии, присутствующих при рассмотрении и оценке заявок. Не позже одного рабочего дня с даты подписания протокола протокол размещается в ЕИС. При этом один экземпляр оригинала протокола рассмотрения заявок остается у заказчика и должен храниться не менее трех лет. Второй экземпляр оригинала заказчик передает победителю закупки (или единственному участнику) в срок три рабочих дня с даты подписания протокола.
3. Протокол рассмотрения заявок в запросе котировок
Процедура рассмотрения и оценки котировочных заявок также оформляется секретарем котировочной комиссии в виде протокола, в котором содержится подробная информация о процедуре рассмотрения и оценки заявок. Информация, которая должна быть отражена в протоколе Вы сможете найти в интеллект-карте, представленной ниже:
Протокол рассмотрения заявок в запросе котировок должен быть подписан всеми членами котировочной комиссии, которые присутствуют на процедуре рассмотрения и оценки заявок, и в день подписания протокола данный протокол рассмотрения заявок в запросе котировок размещается в ЕИС. Протокол рассмотрения заявок в запросе котировок составляется в двух экземплярах, при этом один экземпляр храниться у заказчика, второй экземпляр передается победителю не позднее двух рабочих дней с даты подписания (вместе с проектом контракта).
4. Протокол рассмотрения заявок на участие в аукционе
Теперь мы с Вами подробно разберем протокол рассмотрения заявок на участие в аукционе. Формирование такого протокола имеет свои особенности:
Во первых , протокол рассмотрения заявок (первых частей) на участие в электронном аукционе предоставляется в электронном виде на электронной площадке.
Во вторых , данный протокол также составляется и в бумажном виде, для того чтобы участники аукционной комиссии могли его подписать. После этого, сканированная версия протокола также прикрепляется на электронной площадке.
В третьих , Протокол рассмотрения заявок на участие в аукционе должен быть подписан не позднее срока рассмотрения заявок, указанного в аукционной документации (АД).
В четвертых , протокол размещается в электронной площадке и направляется оператору электронной площадки. После этого, с помощью функционала ЭП протокол передается в Единую информационную систему.
В пятых , протокол рассмотрения заявок на участие в аукционе должен быть размещен на электронной площадке не позднее срока рассмотрения заявок, в соответствии с аукционной документацией.
Рассмотрим, какие сведения должны быть размещены в протоколе:
5. Протокол рассмотрения единственной заявки
На практике возможна ситуация, при которой подана только одна единственная заявка. Рассмотрим особенности такой ситуации, а также разберем какие сведения вносятся в протокол рассмотрения единственной заявки.
В случае, если на аукцион подана только одна заявка, то в срок не позднее 3 рабочих дня с даты получения заявки направляет оператору ЕП протокол рассмотрения единственной заявки, которые содержат сведения о том, что процедура несостоялась. В соответствии с 44-ФЗ срок публикации протокола рассмотрения единственной заявки не определен, однако необходимо принимать во внимание регламентированный срок отправки протокола оператору ЕП, который составляет три рабочих дня с даты получения заявки.
В случае, если подана единственная заявка на конкурс, то в этом случае также оформляется протокол рассмотрения единственной заявки и размещается представителем заказчика в ЕИС в срок не позднее одного рабочего дня, следующего за датой подписания протокола.
В случае, если рассматривается единственная заявка на участие, то в протоколе размещается следующая информация:
6. Размещение протокола рассмотрения заявок: сроки
Для каждой процедуры установлен регламентированный срок, в течении которого необходимо осуществить размещение протокола рассмотрения заявок. Для конкурса этот срок составляет один рабочий день с даты подписания протокола, при запросе котировок протокол рассмотрения заявок размещается в ЕИС в день подписания протокола, в случае с электронным аукционом размещение протокола рассмотрения заявок должно быть осуществлено не позднее срока рассмотрения заявок, в соответствии с аукционной документацией.
7. Протокол рассмотрения заявок: образец
Вы также можете ознакомится с образцом протокола рассмотрения заявок, на примере аукциона. Для скачивания образца протокола рассмотрения заявок нажмите на данную
В табличной форме раздела «Закупки» нажмите на номер извещения. Откроется форма «Просмотр извещения №». Перейдите к подразделу «Протоколы» и нажмите кнопку «Открыть форму протокола рассмотрения заявок».
Форма протокола рассмотрения и оценки заявок откроется в режиме редактирования.
В сведениях протокола рассмотрения и оценки заявок доступна следующая информация: заявка, сведения об Участнике закупки (информацию по каждому пункту можно просмотреть, перейдя по ссылкам). При необходимости есть возможность направить запрос на разъяснение заявки.
В поле «Дата подписания протокола» установите дату и время подписания документа. По умолчанию в данном поле установлена дата публикации протокола, при необходимости можно внести изменения (дата подписания протокола может быть меньше или равна дате публикации и больше или равна дате публикации предыдущего протокола).
В карточке протокола рассмотрения и оценки заявок присутствуют дополнительные параметры:
Чек-бокс « Не включать в протокол и не направлять в ЕИС сведения об участниках ». При включенном параметре при проведении закупки все протоколы, начиная с протокола рассмотрения и оценки заявок, по данному лоту будут отправляться в ЕИС без информации об Участниках. В шаблонах протоколов и печатных формах протоколов по лоту вместо наименований Участников будут устанавливаться значения «Участник <порядковый номер заявки>».
Радиокнопка « Заключить договор с единственным участником». Эта радиокнопка в форме протокола отобразится только в том случае, если закупка не состоялась и одна заявка соответствует требованиям. Если в форме протокола «Заключение договора с единственным участником» установлено значение «Нет» и публикуемый протокол является последним в лоте, то при публикации протокола выйдет предупреждение: «Закупка будет завершена без заключения договоров». Если Вы продолжаете публикацию протокола с таким условием, то:
. Лот перейдет в статус «Завершена без заключения договоров»;
. Возможности заключить договор с единственным Участником не будет;
. У Участника разблокируется сумма в размере гарантийного обеспечения заявки и комиссии.
Чек-бокс « Провести переторжку ». Чек-бокс появляется в протоколе рассмотрения и оценки заявок для способов закупки « Запрос котировок » , « Запрос цен » при условии, что 2 и более заявки соответствуют требованиям. Если чек-бокс включен, то откроется окно « Включение возможности переторжки » для указания параметров переторжки. После заполнения всех параметров необходимо нажать кнопку « Создать » . После сохранения параметров переторжки в извещении включится параметр « Публикация итогового протокола » . После публикации протокола закупка перейдет в статус « Ожидает переторжку » .
Возможность включения данного параметра в многолотовой закупке с публикацией единого протокола отсутствует.
Чек-бокс «Учет ценовых и неценовых критериев отдельно». Чек-бокс появляется в протоколе для способов закупок «Конкурс», «Коммерческое предложение», «Запрос предложений» (закупки по 223-ФЗ, ЗМО, коммерческие закупки). Возможность включения данного параметра отсутствует в закупках с попозиционным сравнением, в закупках в соответствии с ПП РФ 925.
При включении чек-бокса в протоколе дополнительно появляются:
1. Поле «Вес (коэффициент значимости) ценового предложения (от 0 до 1)» - можно ввести число с двумя знаками после запятой, и оно должно быть от 0 до 1.
2. Столбцы:
. «Баллы неценовых критериев» - указывает пользователь.
. «Баллы ценового предложения» - рассчитываются автоматически.
. «Итоговый балл» - рассчитываются автоматически.
В протоколе происходит автоматическое сравнение полученных итоговых баллов и в зависимости от их количества устанавливаться рейтинг: чем больше баллов, тем выше рейтинг, т.е. кто набрал больше всего баллов - у того рейтинг 1 и т.д. При равной сумме баллов, рейтинг выше у заявки, которая была подана ранее остальных.
Выбор типа голосования (способ работы комиссии), выбор комиссии (при необходимости)
На электронной площадке РТС-тендер реализовано три способа работы комиссии:
. Без комиссии - выбор комиссии не производится, далее производится выбор решения по каждой заявке Участников;
. С указанием решения каждого члена комиссии - производится выбор комиссии, далее производится выбор решения каждого из членов комиссии по каждой заявке Участников;
. С единогласным решением - производится выбор комиссии, далее производится выбор единогласного решения комиссии по каждой заявке Участников.
В случае выбора способа работы комиссии «С указанием решения каждого члена комиссии» или »С единогласным решением» нажмите на значение поля «Комиссия» и выберите необходимую комиссию из списка. Затем в раскрывшемся поле «Присутствующие» удалите отметки (означающие присутствие на заседании) у отсутствующих на заседании членов комиссии.
Выбор решения по поданным заявкам Участников
Если указан способ работы комиссии: «С единогласным решением» или »Без комиссии», то в подразделе «Сведения протокола рассмотрения заявок», в строке конкретной заявки выберите решение в поле «Решение комиссии».
При выборе решения «Отказ в допуске к участию» в поле «Решение комиссии» откроются дополнительные поля «Выбрать» (для выбора основания отказа в допуске) и «Комментарий».
Нажмите на поле «Выбрать» и в раскрывшемся списке установите отметку (отметки) напротив основания отклонения заявки (поле «Комментарий» при этом будет автоматически заполняться указанными основаниями). При необходимости, Вы можете отредактировать поле «Комментарий».
Повторите действия для каждой заявки на участие.
Для ввода решения «Допущен к участию» по всем заявкам на участие, используйте кнопку «Допустить всех».
Указание количества баллов, набранных каждым Участником
В разделе «Оценка заявок» в столбце таблицы «Итоговый балл» проставьте соответствующее решение. Указание баллов не обязательно, можно изменить рейтинг Участников (распределить места Учасников с помощью стрелок);
Прикрепление файла протокола рассмотрения заявок и оценки заявок
Формирование файла протокола обязательно при каждом способе работы комиссии. В системе реализовано два способа прикрепления файла:
. Автоматически сгенерировать и прикрепить файл протокола;
. Прикрепить собственный файл протокола.
Для формирования и прикрепления сканированной копии протокола рассмотрения и оценки заявок:
2. Нажмите кнопку «Сформировать»;
3. Система сформирует печатную версию протокола;
4. Сформированный протокол необходимо распечатать, подписать членам комиссии и отсканировать;
5. В подразделе «Прикрепление протокола рассмотрения и оценки заявок» прикрепите файл, нажав на ссылку «Прикрепить файл протокола»
Прикрепленный файл будет отображаться в подразделе «Прикрепление протокола рассмотрения и оценки заявок».
Для формирования и прикрепления протокола без рукописных подписей (в формате текстового документа):
1. В подразделе «Формирование протокола из шаблона» выберите шаблон протокола из раскрывающегося списка (или оставьте значение по умолчанию);
2. Нажмите кнопку «Сформировать и прикрепить».
Сформированный и прикрепленный файл будет отображаться в подразделе «Прикрепление протокола рассмотрения и оценки заявок».
Вы можете прикрепить файл, содержащий собственный протокол рассмотрения заявок и оценки заявок, нажав на ссылку «Прикрепить файл протокола» в подразделе «Прикрепление протокола рассмотрения и оценки заявок».
Публикация сформированного протокола рассмотрения и оценки заявок
Нажмите кнопку «Подписать и опубликовать».
Особенности для конкурентных закупок
В протоколе, который не является последним:
Скрыт столбец с ценовыми предложениями Участников: в форме протокола, в печатной форме протокола, в шаблонах протокола, в печатных формах заявок на участие.
При отправке протокола в ЕИС ценовые предложения Участников направляться не будут.
В конкурентных закупках по 223 ФЗ, в случае если был включен чек бокс «Учет ценовых и неценовых критериев отдельно» столбец « Баллы ценового предложения » скрыт. Заказчик проставляет в протоколе оценки заявок только «Баллы неценовых критериев». Столбец «Баллы ценовых предложений» с рассчитанными параметрами отображается в протоколе подведения итогов.
Для закупок с попозиционным сравнением скрыта таблица с ценовыми предложениями Участников. А так же скрыта возможность формирования конкурентного листа для закупок с попозиционным сравнением или закупок с включенной опцией «Использовать конкурентный лист в закупках без попозиционного сравнения» в «Общих настройках».
Для итогового (последнего) протокола:
При создании последнего протокола (из извещения или по треугольнику) будет выходить сообщение о том, что после создания черновика последнего протокола будут открыты ценовые предложения Участников, и станет недоступна возможность проведения переторжки. Для перехода к форме протокола требуется нажать кнопку «Открыть форму протокола».
Ценовые предложения Участников отобразятся: в форме протокола, в печатной форме протокола, в шаблонах протокола, в печатных формах заявок на участие.
Если черновик последнего протокола создан, то в извещении скрываются кнопки «Изменить переторжку» и «Назначить переторжку».
Информация была полезной?
Заказчик опубликовал протокол рассмотрения и оценки котировочных заявок на общероссийском официальном сайте, но допустил при этом техническую ошибку. Регламентом размещения заказа предусмотрена возможность исправления ошибок в протоколе рассмотрения и оценки котировочных заявок по решению заказчика, однако Федеральным законом от 21.07.2005 N 94-ФЗ N 94-ФЗ это не предусмотрено.
Допустимо ли внести изменения в протокол рассмотрения и оценки котировочных заявок?
Ответ на это вопрос знает эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Аркадий Серков.
В соответствии с ч. 4 ст. 47 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" (далее - Закон № 94-ФЗ) результаты рассмотрения и оценки котировочных заявок оформляются протоколом, который подписывается всеми членами котировочной комиссии, а также самим заказчиком, и в день его подписания размещается на официальном сайте.
Нормами Закона № 94-ФЗ не предусмотрена возможность отмены указанного протокола или внесения в него изменений. Более того, к сожалению, Законом № 94-ФЗ не предусмотрены ни возможность, ни порядок исправления ошибок, допущенных в ходе проведения размещения заказа.
В то же время представляется очевидным, что информация, содержащаяся в протоколе рассмотрения и оценки котировочных заявок, должна точно отражать всю информацию по запросу котировок. В противном случае размещение такого протокола может быть квалифицировано как размещение на официальном сайте должностным лицом заказчика недостоверной информации о размещении заказов - административное правонарушение, предусмотренное ч. 1 ст. 7.31 КоАП РФ (смотрите, например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 20 июня 2013 г. № Ф04-2489/13).
В связи с этим отметим, что закон отнюдь не требует строгой неизменности содержания протоколов, составленных в ходе размещения заказа, не взирая ни на какие обстоятельства. В частности, основанием для изменения или отмены протокола рассмотрения и оценки котировочных заявок может явиться соответствующее предписание антимонопольного органа, выданное заказчику в ходе исполнения данным органом контрольной функции в сфере размещения заказа (п.п. 1 и 2 ч. 9 ст. 17 Закона № 94-ФЗ). Полагаем, что исправление технических ошибок, допущенных в документах, очевидным образом необходимо с позиции здравого смысла.
Поэтому, по нашему мнению, представляется допустимым ситуация, когда котировочная комиссия и заказчик, руководствуясь целями Закона № 94-ФЗ, примут меры, не предусмотренные напрямую данным Законом, однако и не запрещенные им: внесут изменения в протокол рассмотрения и оценки котировочных заявок, устраняющие технические ошибки в этом протоколе, дополнительным протоколом и разместят такой протокол на официальном сайте. Эту точку зрения косвенно подтверждают примеры судебной практики, в которых рассматривалось такое внесение изменений и не признавалось неправомерным (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 18 февраля 2008 г. № 07АП-345/08).
Безусловно, и в случае исправления технических ошибок в протоколе рассмотрения и оценки котировочных заявок также остается риск привлечения должностных лиц заказчика и членов котировочной комиссии к административной ответственности по основаниям, предусмотренным ст.ст. 7.30 и 7.31 КоАП РФ. Однако следует учитывать, что в соответствии с нормами ст. 1.5, ч. 1 ст. 2.1 КоАП РФ лицо может быть привлечено к административной ответственности только при наличии вины. При этом КоАП РФ установлена презумпция невиновности, другими словами, вина в совершении административного правонарушения должна быть установлена и доказана. На наш взгляд, допущение ошибок в протоколе рассмотрения заказчика очевидно возможно в результате не только виновных действий заказчика, особенно если это очевидным образом технические ошибки, не влияющие на права и обязанности участников размещения заказа (косвенно это подтверждают постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 7 сентября 2010 г. № 20АП-3121/10, решение Арбитражного суда Республики Хакасия от 17 апреля 2008 г. № А74-3209/2007). Тем более, по нашему мнению, не может толковаться как правонарушение исправление допущенных ошибок, которое очевидным образом не нарушает ничьих прав. Однако окончательное решение, разумеется, может быть принято только судом с учетом всех обстоятельств конкретной ситуации.
