Каждая организация сталкивается с необходимостью списания основных средств. Процесс не такой уж и сложный, тем не менее его нужно правильно организовать — установить, какие объекты нужно списать, по какой причине, какие запчасти основного средства можно оставить после демонтажа объекта. Кроме того, необходимо правильно оформить необходимую документацию.
Всеми этими вопросами занимается специальная комиссия в составе не менее 3-х человек. Лиц, которые займутся организацией процесса списания ОС, назначает руководитель. Причем это должно быть не просто словесное распоряжение, а документ, оформленный в письменном виде и утвержденный подписью руководителя — скачать образец приказа о создании комиссии по списанию ОС .
Проблемы с оформлением могут возникнуть по той причине, что типовой формы для данного случая законодательством не предусмотрено, а это значит обязанность по подготовке приказа ложится на плечи самой организации. Рекомендации по правильному оформлению распоряжения читайте ниже.
Как грамотно оформить?
Берется фирменный бланк организации для удобства, вверху пишется название документа — приказ, рядом может быть поставлен номер, если организация регистрирует свои распоряжения в журнале. Далее пишется дата оформления и название города, где находится организация.
Также документ должен иметь заголовок, который представляет собой краткое содержание документа — о чем приказ. В данном случае можно указать — о создании комиссии по списанию основных средств.
Следующей частью любого приказа является причина, основание для его подготовки — в связи с чем возникла необходимость его подготовки.
Обязательной составляющей приказа руководителя является слово «приказываю», после которого уже приводится перечень распоряжений — назначить комиссию по списанию объектов основных средств в составе как минимум трех членов.
Указывается фио каждого члена комиссии, должность. Возглавляет комиссию по списанию ОС председатель — представитель руководящего состава. Среди членов комиссии обычно присутствует лицо, ответственное за хранение основных средств, а также представитель бухгалтерии.
Помимо состава комиссии, приказ также устанавливает ее обязанности, определяет перечень объектов основных средств, подлежащих проверке и списанию.
Комиссия должна не только выявить основные средства, не пригодные к дальнейшему использованию, но и установить причину списания (износ моральный или физический, поломка и др.), оформить необходимые документы, среди которых акт на списание основных средств.
В приказе также назначается работник, на которого возлагается контроль за исполнением распоряжений и донесением до всех перечисленных в нем лиц содержание распоряжений руководителя.
Положение о комиссии по списанию матценностей: назначение и форма
Основное назначение этого документа — организовать работу комиссии по списанию матценностей посредством подробного описания ее состава и особенностей проводимых ею мероприятий.
Законодательно установленной формы этого положения не существует, как не существует обязательного требования его составлять.
Такое положение (как отдельный внутрифирменный документ) можно встретить в основном на крупных предприятиях, когда необходимо организовать процесс списания имущества в условиях крупного производства и разветвленной организационной структуры. В компаниях среднего масштаба подобный документ отдельно не оформляют, а его содержание включают составной частью в Положение о списании материальных ценностей. На мелких предприятиях состав комиссии и порядок ее работы определяется обычно в приказе или распоряжении.
Положение помогает регламентировать процедуры по списанию материальных ценностей и организовать эффективную работу комиссии. Выводы комиссии (как конечный результат ее работы) должны помочь руководству принять объективное и взвешенное решение о дальнейшей судьбе материальных ценностей, когда их использование в первоначальном виде и по исходному назначению невозможно.
Какие разделы включить в положение
Если вы решили разработать и применять на своем предприятии подобное положение и не знаете с чего начать, можете взять за основу следующую структуру:
- общие вопросы по работе комиссии (кем утверждается состав, частота заседаний, какими документами оформляются действия и решения комиссии, иные организационные моменты);
- раздел, посвященный технологии расчета численности членов комиссии;
- раздел, описывающий все этапы работы комиссии.
Минимальный набор обязательных процедур комиссии, описываемых в этом разделе:
- осмотр материальных ценностей и определение причин непригодности к дальнейшему использованию;
- выявление лиц, по чьей вине или халатности они пришли в негодность;
- проведение необходимых расчетов, позволяющих установить нецелесообразность ремонта/восстановления матценностей;
- выработка рекомендаций о возможном дальнейшем использовании отдельных составных частей (при их наличии), способах утилизации и т. д.;
- оформление акта на списание матценностей и представление его на утверждение руководителю или уполномоченному лицу;
- осуществление контроля за утилизацией списанных матценностей.
Что включить в раздел, описывающий порядок расчета количества членов комиссии, узнайте в последующих разделах.
Кто входит в комиссию (состав)
Вопрос о том, кто входит в комиссию по списанию материальных ценностей, решается каждым предприятием самостоятельно и закрепляется приказом или распоряжением. Состав комиссии может изменяться в процессе деятельности предприятия, поэтому нецелесообразно включать в положение указание на конкретные должности членов комиссии и их количество. Достаточно формулировки: «Состав комиссии ежегодно утверждается приказом директора». При этом в положении можно прописать алгоритм определения численности и состава комиссии.
При определении состава комиссии по списанию материальных ценностей значение имеют:
Не знаете свои права?
- разнообразие видов и наименований материальных ценностей на предприятии;
- интенсивность их использования;
- иные факторы (географическая разбросанность объектов, разветвленность управленческой структуры предприятия и т. д.).
В комиссию необходимо включать сотрудников предприятия, способных:
- оценить техническое состояние объекта списания в зависимости от сферы его применения (инженеры-теплотехники, механики, гидравлики, химики и др.);
- произвести экономическое обоснование нецелесообразности восстановления объекта или его составных частей, которые располагают информацией об остаточной стоимости объекта, степени его износа и другой необходимой учетной информацией (специалисты бухгалтерской службы, экономисты, финансисты и др.).
Для руководства комиссией назначается председатель комиссии из числа руководящего состава (заместители руководителей, главные инженеры, начальники подразделений / их заместители и др.). В комиссии участвуют также материально ответственные лица (п. 125 Методических указаний по бухучету МПЗ, утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н, п. 77 Методических указаний по бухучету основных средств, утв. приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н).
Как рассчитать численность комиссии
Минимальное количество членов комиссии на списание материальных ценностей— 3 человека (если будет менее 3, выводы комиссии могут быть необъективными):
- председатель (ПК);
- представитель бухгалтерской/экономической службы (ПБС);
К примеру, в компании с минимальным набором материальных ценностей и малым штатом комиссия может состоять из завхоза, главбуха и МОЛ. В крупных холдингах могут работать несколько комиссий по списанию материальных ценностей с различными составами. Это могут быть отдельные комиссии в каждом подразделении, специальные комиссии по группам матценностей или комиссии, сформированные по иным принципам. Координирует и контролирует их работу центральная комиссия.
Чтобы определиться с составом комиссии по списанию матценностей, можно использовать следующий алгоритм:
К = ПК + СБС + МОЛ + СВ + СН, где:
СВ — специалисты предприятия, чьи профессиональные знания и опыт позволяют объективно оценить состояние материальных ценностей (если для этого нужны специальные знания);
СН — приглашенные специалисты из специализированных компаний (для независимой оценки).
Таким образом, чем подлежащая списанию материальная ценность технически сложнее, тем больше состав комиссии. Так, при списании морально устаревшей офисной мебели достаточно минимального состава (ПК + СБС + МОЛ), а списание сгоревшего теплового насоса требует дополнительного включения в комиссию специалистов соответствующего уровня.
***
Положение о комиссии по списанию матценностей описывает порядок работы специально назначенных сотрудников компании (членов комиссии) по осмотру матценностей, выявлению причин возникновения в них неисправностей, установлению виновных лиц, оформлению актов на списание, формулированию экономически обоснованных выводов о нецелесообразности ремонта пришедшего в негодность объекта.
В этот документ можно включить алгоритм расчета состава и количества членов комиссии, а также иные организационные моменты (как часто проводятся заседания комиссии, в какой срок акты на списание передаются руководству на утверждение и др.).
Как организовать работу комиссии по охране труда, узнайте .
В процессе осуществления трудовой деятельности руководитель практически любого предприятия сталкивается с необходимостью списания материалов. Это может потребоваться в случае износа офисной и другого вида техники, недостатка расходных рабочих элементов, таких как карандашей и бумаги, и окончанию срока пользования предметов, подлежащих списанию.
Для решения вопроса данного вида создается специальная комиссия, которая занимается определением материальных ценностей и анализом состояния материалов, которые необходимо списать. Создание комиссии должно быть подкреплено изданием соответствующего приказа, образец которого можно скачать ниже.
Приказ следует составлять на фирменном бланке предприятия. В случае его отсутствия оформление документа может осуществляться в свободной форме. При этом следует соблюдать определенные правила.
В обязательном порядке в приказе должна быть отображена следующая информация:
- наименование организации;
- название документа, присвоенный порядковый номер;
- дата и место составления бумаги;
- цель создания комиссии;
- ФИО и должности членов комиссии;
- ФИО и должность председателя;
- ФИО и подпись директора фирмы.
Действующим Законодательством РФ не предусмотрена периодичность издания приказа. В связи с этим документ может быть оформлен один раз, создав комиссию в требуемом составе. По мере появления необходимости руководитель компании может пересматривать и вносить изменения в его содержание.
Цель создания комиссии
Приказ данного вида считается документом распорядительного характера. Его оформление необходимо для решения множества организационных вопросов. Среди таковых следует отметить основные:
- определение числа специалистов, входящих в состав комиссии по списанию материальных ценностей;
- установление длительности периода для проведения работ членов комиссии;
- подробная расшифровка полномочий каждого сотрудника.
Профессиональная деятельность работников, ответственных за списание материалов, разделена на несколько этапов. Ключевыми являются следующие:
- определение количества и состояния материальных ценностей, которые частично или в полном объеме утратили свои потребительские характеристики;
- признание имущества, относящегося к материалам, непригодным для дальнейшего использования;
- оформление соответствующей документации.
Виды материальных ценностей и причины их списания
Чаще всего в качестве материальных ценностей, присутствующих в компании, выступают следующие элементы:
- сырье;
- продукция незавершенного производства;
- запасы;
- готовые товары.
Списание материалов на основании приказа может потребоваться в таких ситуациях:
- окончание периода эксплуатации;
- снижение качества продукции;
- пуск сырья в производство;
- нанесение убытка.
Факт наступления перечисленных обстоятельств выявляет ответственный сотрудник. Перед осуществлением непосредственного списания материальных ценностей руководителем компании создается соответствующий акт о списании.
Регламент работы комиссии
Директор приказом назначил постоянно действующую комиссию по списании материалов. В комиссии два члена комиссии: главный инженер и ведущий специалист. Председатель комиссии не назначен. Акты на списание подписывают эти два члена комиссии и вверху акт утверждает директор организации. Является ли нарушением, что комиссия состоит из членов комиссии без председателя. Является ли нарушением, что комиссии нет работника бухгалтерии.
Состав комиссии по списанию материалов утверждается приказом руководителя. Состав комиссии не регламентируется нормативными актами, в связи с чем работника бухгалтерии не обязательно включать в состав комиссии.
В Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н, или в иных нормативных актах не сказано, что в состав комиссии по списанию материалов должен входить председатель. Ответственности за то, что комиссия состоит из членов комиссии без председателя, нет. Однако, отсутствие старшего члена комиссии- председателя существенно снижает эффективность контрольного мероприятия. Поэтому, за директором желательно приказом закрепить полномочия председателя комиссии.
Обоснование
Из правовой базы
ПРИКАЗ МИНФИНА РОССИИ ОТ 28.12.2001 № 119Н
24. Списание материалов со счетов учета запасов может осуществляться в следующих случаях:а) пришедшие в негодность по истечении сроков хранения;б) морально устаревшие;в) при выявлении недостач, хищений или порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий.
125. Подготовка необходимой информации для принятия руководством организации решения о списании материалов осуществляется Комиссией с участием материально ответственных лиц.
Комиссией осуществляются следующие функции: а) непосредственный осмотр материалов; б) установление причин непригодности к использованию материалов (нарушение условий сроков хранения, вследствие пожара, стихийных бедствий и т.д.); в) выявление лиц, по вине которых материалы оказались непригодны к использованию или ограничены в использовании по прямому назначению; г) определение возможности использования материалов на другие цели или их продажи; д) составление акта на списание материалов (акт составляется по каждому подразделению организации по материально ответственным лицам); е) представление акта на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу; ж) проведение совместно с экономическими службами (специалистами) организации оценки рыночной стоимости материалов при понижении их физических свойств (других случаев оценки, например, моральный износ материалов, изменение рыночной цены) и определение стоимости отходов (утиля, лома и т.п.),з) осуществление контроля за утилизацией непригодных к дальнейшему использованию материалов.
126. В акте на списание материалов указывается:- наименование списываемых материалов и их отличительные признаки;- количество;- фактическая себестоимость;- установленный срок хранения;- дата (месяц, год) поступления материалов;- причина списания;- информация о взыскании материального ущерба с виновных лиц. Акт утверждается руководителем организации или лицом, им уполномоченным.
Оформление документа
Акт на списание материалов. Образец
Проследите, чтобы используемый бланк акта был утвержден как приложение к учетной политике. Этого требует
