I. Общие положения

1.1. Заведующий архивом отвечает:
1.1.1. За работу архива, своевременное и качественное выполнение им задач по предназначению.
1.1.2. За исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников архива.
1.1.3. За сохранность документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.
1.1.4. За обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях бюро.
1.2. Квалификационные требования: среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
1.3. В практической деятельности должен руководствоваться:
1.3.1. Инструкцией по документационному обеспечению управления предприятием (инв. N ...).
1.3.2. Положением об архиве (инв. N ...).
1.3.3. Правилами внутреннего трудового распорядка (инв. N ...).
1.3.4. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты (инв. NN ..., ..., ...).
1.3.5. Настоящей должностной инструкцией.
1.4. Должен знать:
1.4.1. Нормативно-правовые акты, другие документы и материалы по вопросам деятельности архива.
1.4.2. Порядок учета документов, состоящих на временном и постоянном хранении.
1.4.3. Организационную структуру предприятия.
1.4.4. Ведомственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).
1.4.5. Основы научной организации труда в ведомственных архивах.
1.4.6. Основы трудового законодательства РФ (в части касающейся).

II. Общие должностные обязанности

2.1. Заведующий архивом обязан:
2.1.1. Возглавлять работу архива и эффективно руководить им.
2.1.2. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение архивом возлагаемых на него повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком работы.
2.1.3. Руководить разработкой и ведением служебной документации.
2.1.4. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств архива в интересах выполнения задач по предназначению.
2.1.5. Обеспечивать надежную защиту документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну.
2.1.6. Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации.
2.1.7. Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности.
2.1.8. Использовать по отношению к подчиненным предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).

III. Специальные должностные обязанности

3.1. Заведующий архивом обязан:
3.1.1. Обеспечивать в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
3.1.2. Руководить работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.
3.1.3. Оказывать методическую помощь в поиске необходимых документов.
3.1.4. Инструктировать работников структурных подразделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.
3.1.5. Контролировать своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
3.1.6. Обеспечивать проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
3.1.7. Руководить работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
3.1.8. Осуществлять контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
3.1.9. Организовывать работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
3.1.10. Принимать участие в разработке положений и инструкций по организации архивного дела на предприятии.
3.2. Заведующий архивом должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять соответствующим должностным лицам отчетную и иную служебную документацию.
3.3. Регламент рабочего времени заведующего архивом соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется "Правилами внутреннего трудового распорядка" предприятия.
В случае служебной необходимости заведующий архивом может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

IV. Права работника

4.1. Заведующий архивом имеет право:
4.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности архива - по всем вопросам, относящимся к его компетенции.
4.1.2. Представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по поощрению (привлечению к ответственности) работников архива - в тех случаях, когда собственных полномочий недостаточно.
4.1.3. Готовить и представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по совершенствованию работы архива (его дополнительному финансированию, материально-техническому обеспечению и т.п.).
4.1.4. Участвовать в работе коллегиальных органов управления при рассмотрении вопросов, касающихся работы архива.

V. Ответственность. Порядок оценки труда работника

5.1. Заведующий архивом несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:
5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы архива.
5.1.2. Невыполнение служебных указаний начальника службы ДОУ.
5.1.3. Несохранение государственной и служебной тайны.
5.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
5.2. Основным критерием оценки труда заведующего архивом является полнота, своевременность и качество исполнения им должностных обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.
Оценку труда заведующего архивом уполномочен осуществлять начальник службы ДОУ. Полномочия начальника службы ДОУ по применению мер поощрения и взыскания в отношении заведующего архивом определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия (инв. NN ..., ...).

I. Общие положения

1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.
2. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
3. Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от нее
4. Заведующий архивом должен знать:
   1. 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива.
   2. 4.2. Единую государственную систему делопроизводства.
   3. 4.3. Порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации.
   4. 4.4. Структуру предприятия.
   5. 4.5. Правила хранения бланков строгой отчетности.
   6. 4.7. Основы организации производства, труда и управления.
   7. 4.8. Законодательство о труде.
   8. 4.9. Правила внутреннего трудового распорядка.
   9. 4.10. Правила и нормы охраны труда.
5. В своей деятельности заведующий архивом руководствуется:
   1. 5.1. Положением об архиве предприятия.
   2. 5.2. Настоящей должностной инструкцией.
6. Заведующий архивом осуществляет руководство работниками архива.
7. На время отсутствия заведующего архивом (отпуск, командировка, болезнь, пр.) его обязанности и права переходят к его заместителю, а при отсутствии такового — к лицу, назначенному приказом директора организации.

II. Должностные обязанности

Заведующий архивом:

1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.
2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).
4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
5. Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.
6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
9. Осуществляет контроль над состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
11. Составляет установленную отчетность.
12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, потребных бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей.
15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.
16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств.

III. Права

Заведующий архивом вправе:

1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.
2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия от руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые документы и информацию.
3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5. Вносить предложения на рассмотрение директора предприятия:
   1. 5.1. О наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои должностные обязанности.
   2. 5.2. О применении поощрений за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему работников.
6. Требовать от директора предприятия (иных руководителей) оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
7. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам работы архива.

IV. Ответственность

Заведующий архивом несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Типовой образец

УТВЕРЖДАЮ

___________________________________ (инициалы, фамилия)
(наименование организации, пред- ________________________
приятия и т.п., его организационно- (директор или иное долж-
правовая форма) ностное лицо, уполномо-
ченное утверждать долж-
ностную инструкцию)
" " ____________ 20__г.

Должностная инструкция заведующего архивом

______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)

" " ______________ 20__г. N_________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения
1.1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.
1.2. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее
среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не
менее 2 лет.
1.3. Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от
нее производится приказом руководителя предприятия по представлению

1.4. Заведующий архивом должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и
нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы
архива;
- Единую государственную систему делопроизводства;
- порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую
систему их классификации;
- структуру предприятия;
- правила хранения бланков строгой отчетности;
- основы организации производства, труда и управления;
- законодательство о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда;

1.5. В своей деятельности заведующий архивом руководствуется:
- положением об архиве предприятия;
- настоящей должностной инструкцией;
- _________________________________________________________________.
1.6. Заведующий архивом подчиняется непосредственно ________________
(руководителю
________________________________________________________________________.
предприятия; иному должностному лицу)
1.7. Заведующий архивом осуществляет руководство работниками архива.
1.8. На время отсутствия заведующего архивом (командировка, отпуск,
болезнь, и пр.) его обязанности и права переходят к его заместителю, а
при отсутствии такового - к лицу, назначенному приказом руководителя
предприятия.
1.9. ______________________________________________________________.

2. Должностные обязанности
Заведующий архивом:
2.1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на
предприятии.
2.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием,
регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
2.3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата,
облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи,
картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические
справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета
поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).
2.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
2.5. Инструктирует работников структурных подразделений предприятия
о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.
2.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов,
законченных делопроизводством.
2.7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных
документов, формированию документов и дела постоянного и временного
хранения.
2.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи
документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении
документов, сроки хранения которых истекли.
2.9. Осуществляет контроль за состоянием документов,
своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива
условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
2.10. Организует работу по ведению учета документооборота и
количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в
документах архива.
2.11. Составляет установленную отчетность.
2.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по
ведению делопроизводства и организации архивного дела.
2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей
государственную, коммерческую и служебную тайну.
2.14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, бланков,
канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу
обязанностей.
2.15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой
отчетности.
2.16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность
производственных помещений, наличие и исправность противопожарных
средств.
2.17. _____________________________________________________________.

3. Права
Заведующий архивом вправе:
3.1. Вносить на рассмотрение руководства предприятия и руководителей
структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.
3.2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия у
руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые
информацию и документы.
3.3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему
работников.
3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей
компетенции.
3.5. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения:
- о наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных
ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои
должностные обязанности;
- о применении поощрений за образцовое выполнение трудовых
обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему
работников.
3.6. Требовать от руководителя предприятия оказания содействия в
исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной
инструкцией.
3.7. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по
вопросам работы архива.
- _________________________________________________________________.

4. Ответственность
Заведующий архивом несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей
деятельности, - в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных
трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.4. ______________________________________________________________.

Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)

Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)

" " _____________ 20__г.

СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела

(инициалы, фамилия)
_____________________________
(подпись)

" " ________________ 20__г.

С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих
Утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37
(в редакции:
Постановлений Минтруда РФ от 21.01.2000 N 7, от 04.08.2000 N 57, от 20.04.2001 N 35, от 31.05.2002 N 38, от 20.06.2002 N 44, от 28.07.2003 N 59, от 12.11.2003 N 75,
Приказов Минздравсоцразвития РФ от 25.07.2005 N 461, от 07.11.2006 N 749, от 17.09.2007 N 605, от 29.04.2008 N 200)

Раздел I. Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях

1. Должности руководителей

Заведующий архивом

Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов; Единую государственную систему делопроизводства; порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; структуру предприятия, учреждения, организации; основы организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

I. Общие положения

1. Заведующий архивом относится к категории руководителей.

2. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

3. Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от нее

4. Заведующий архивом должен знать:

4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива.

4.2. Единую государственную систему делопроизводства.

4.3. Порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации.

4.4. Структуру предприятия.

4.5. Правила хранения бланков строгой отчетности.

7. Заведующий архивом осуществляет руководство работниками архива.

8. На время отсутствия заведующего архивом (отпуск, командировка, болезнь, пр.) его обязанности и права переходят к его заместителю, а при отсутствии такового - к лицу, назначенному приказом директора организации.

II. Должностные обязанности

Заведующий архивом:

1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.

2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).

4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

5. Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.

6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

11. Составляет установленную отчетность.

12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, потребных бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей.

15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.

16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств.

III. Права

Заведующий архивом вправе:

1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.

2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия от руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые документы и информацию.

3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.

4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5. Вносить предложения на рассмотрение директора предприятия:

5.1. О наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои должностные обязанности.

5.2. О применении поощрений за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему работников.

6. Требовать от директора предприятия (иных руководителей) оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

7. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам работы архива.

IV. Ответственность

Заведующий архивом несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.