За допущенные ошибки в сведениях по форме сзв-м по старым периодам страхователя не оштрафуют. Как исправить сзв-м, чтобы избежать штрафа Что отражают в СЗВ-М

Забыли включить сотрудника в СЗВ-М. Если компания включила в отчет не всех сотрудников, то ПФР считает, что сведения по забытым людям не сдали. Чтобы исправить отчет, направьте дополняющую форму СЗВ-М только на тех работников, которых не указали в первоначальном отчете.

Если сдали СЗВ-М позже срока

Если сдадите такую форму позже срока, то фонд выпишет штраф - 500 руб. за каждого забытого человека (ч. 3 ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). По мнению фонда, такой штраф обоснован, ведь раньше на этих людей сведения не сдавали.

В суде удавалось отменить штрафы, когда компания самостоятельно исправляла сведения в СЗВ-М еще до уведомления ПФР (определения Верховного суда от 15.05.2018 № 306-КГ18-4768, от 02.07.2018 № 303-КГ18-99 и др.). Как редакция журнала «Главбух» помогла читателю отменить штраф за СЗВ-М, читайте в статье «Главбух оспорил незаконные штрафы за СЗВ-М».

Теперь же Минтруд внес в свою инструкцию уточнение, что без штрафа можно исправить только те сведения, которые ПФР уже принял (приказ № 385н). Правило начнет работать с 1 октября 2018 года.

Чиновники из ПФР рассказали редакции Главбуха, какие ошибки в СЗВ-М они встречают чаще других.

Первая - компании путают код периода, вторая - включают не всех сотрудников. Смотрите, как не допустить такие ошибки.

Ошиблись в сведениях сотрудников. Если неправильно указали ИНН кого-то из сотрудников, то фонд пришлет протокол с кодом ошибки «20» (постановление Правления ПФР от 07.12.2016 № 1077п). Если же допустите ошибку в ФИО или СНИЛС застрахованного лица, то получите протокол с ошибкой «30».

Протоколы с кодами ошибки «20» или «30» означают, что фонд принял СЗВ-М частично. Не приняли ту часть, которая касается лиц с ошибочными сведениями. По ним компания получит от фонда уведомление с требованием исправить ошибки.

Организация должна скорректировать сведения в течение пяти рабочих дней после того, как получила уведомление (п. 39 Инструкции, утв. приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н). Тогда штрафа не будет. Чтобы исправить ошибки, подайте дополняющую форму на сотрудника. В ней укажите сведения о работнике правильно.

• Проверяйте СЗВ‑М так, как это делают сотрудники ПФР.
• Проставьте правильные коды.
• Включайте в СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ директора-учредителя.
• Сдавайте СЗВ-М за подрядчиков.
• Не паникуйте, если компании пришло письмо о штрафе, которого не должно быть.

Если сдавали отчет в последние дни срока, а когда он окончился, нашли ошибку, например в ИНН, дождитесь ответа от фонда. ПФР тоже ее обнаружит и пришлет протокол. После этого у вас будет пять рабочих дней, чтобы исправить ошибку без штрафа.

Если же подадите дополняющую форму после крайнего срока, но до того, как вам пришло уведомление, то по новым правилам фонд вправе вас оштрафовать. С октября исправлять ошибки без штрафа можно будет только в тех сведениях, которые ПФР уже принял. По новой инструкции безопаснее будет не исправлять их сразу самостоятельно, а дождаться уведомления из фонда. Только после этого сдать дополняющую форму в пятидневный срок. Тогда штрафа не будет.

Допустили серьезную ошибку в отчете СЗВ-М.

Протокол с кодом ошибки «50» означает, что отчет не приняли. Такое могло произойти, например, если неправильно указали ИНН компании.

В этой ситуации организация должна заново подать СЗВ-М с типом формы «исходная». Если не успеете исправить отчет до 15-го числа, следующего за отчетным месяцем, то вас оштрафуют на 500 руб. за каждого работника в отчете. В этой части правила остались прежними.

Если организация обнаружила ошибку в форме СЗВ-М, бухгалтер задается вопросом, в СЗВ-М как исправить ошибки без штрафов. Если отчет был скорректирован раньше, чем недостоверные сведения обнаружила налоговая служба, подача уточненной информации поможет избежать штрафных санкций.

Общие сведения о подаче формы СЗВ-М

С тех пор, как была отменена индексация пенсий работающих пенсионеров, Пенсионному Фонду понадобилось регулярное обновление сведений о трудящихся на предприятиях сотрудниках. Решено было получать интересующие ПФР сведения путем наложения обязательства на страхователей ежемесячно подавать отчет по форме СЗВ-М. Если у юридического лица или индивидуального предпринимателя на предприятии имеются застрахованные лица, с чьих вознаграждений уплачиваются страховые взносы в рамках обязательного пенсионного страхования, на данных лиц необходимо подавать СЗВ-М.

Важно! В отчет СЗВ-М необходимо включать информацию о единственном учредителе (руководителе) действующей компании как о единственном исполнительном органе. Факт отсутствия у него зарплаты не влияет на данную обязанность, как и отсутствие должным образом оформленного трудового договора.

В форме СЗВ-М страхователи должны указывать номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС), фамилию, имя, отчество и ИНН (если он известен) каждого застрахованного лица :

• штатных сотрудников, трудоустроенных на основании трудового договора;
• дистанционных сотрудников с трудовыми договорами;
• официально трудоустроенных совместителей;
• исполнителей по договорам гражданско-правового характера (предметом которых является оказание услуг или выполнение работ).

Как правильно заполнить форму СЗВ-М

Форма СЗВ-М состоит из 4 разделов:

Как подается отчет по форме СЗВ-М

Важно! Компании, которые сдают отчеты на 25 и более застрахованных лиц, обязаны отчитываться в электронной форме. При этом документ в электронном виде должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

Правление Пенсионного Фонда предоставляет страхователям несколько вариантов относительно подачи СЗВ-М, чтобы каждый мог выбрать для себя наиболее удобный вариант и не допускать просрочек по отчетности. Форму СЗВ-М можно подать в ПФР:

1. В электронном виде с применением информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования (включая интернет), в том числе «личного кабинета», Единого портала и официального сайта Пенсионного Фонда России.
2. На бумажном носителе (можно передать лично или отправить по почте).
3. Через МФЦ (многофункциональные центры).

В какие сроки необходимо сдать отчет по форме СЗВ-М

Страхователи должны отчитаться, представив в ПФР сведения о работниках по форме СЗВ-М, не позднее 15 числа того месяца, которые следует за отчетным месяцем. В Письме ПФР от 28.12.2016 № 08-19/19045 уточняется, что в том случае, если последний день срока пришелся на нерабочий праздничный день или выходной, крайним сроком подачи отчета следует считать следующий за ним рабочий день.

Какие штрафы налагаются за отказ от подачи формы СЗВ-М

Согласно указаниям ст. 17 Закона № 27-ФЗ, если компания не вовремя отправила отчет по форме СЗВ-М, ей придется уплатить штраф в размере 500 рублей на каждое застрахованное лицо, о котором страхователь не сообщил сведения. Аналогичный по размеру штраф накладывается на страхователя, который предоставил неполные и/или ложные сведения (так же, на каждого из сотрудников).

Из-за каких ошибок в СЗВ-М форму не примут

Существует несколько критических ошибок, из-за которых форма СЗВ-М не будет принята Пенсионным Фондом:

• в форме прописан неверный период, за который предоставлены сведения;
• повторная отправка исходной формы;
• отправляется дополняющая форма, а не исходная;
• совершена ошибка в регистрационном номере в Пенсионном Фонде;
• поставлена чужая электронная подпись.

В каких случаях отчет СЗВ-М будет отправлен страхователю на доработку

Если Пенсионный Фонд вернул форму на доработку, значит, страхователь допустил ошибки в сведениях на застрахованных лиц. В такой ситуации необходимо будет подать дополнительную форму СЗВ-М с указанием лишь тех работников, в отношении которых были изначально предоставлены недостоверные сведения. Ошибки могут быть следующие:

• отсутствует фамилия, имя и/или отчество сотрудника;
• СНИЛС и ФИО сотрудника не совпадают;
• вместо ИНН поставлены «0», поскольку страхователь не обладал данными об ИНН работника.

В СЗВ-М как исправить ошибки без штрафов – в какой срок нужно успеть устранить ошибки

Пенсионный Фонд дает возможность страхователям исправить ошибки в форме СЗВ-М и направить дополнительную форму, чтобы избежать штрафов. Срок устранения недочетов составляет 5 рабочих дней с момента получения информации от ПФР о наличии ошибки в отчете. Если исправленный отчет придет в ПФР в течение 5 рабочих дней, штрафа не будет. Об этом говорится в Приказе Минтруда РФ от 14.06.2018 № 385н .

В СЗВ-М как исправить ошибки без штрафов – пример

Страхователь должен подать отчет по форме СЗВ-М за июль месяц до 15 августа. 22 августа работодатель получил протокол от ПФР о наличии ошибок в поданном отчете. Исправленный отчет должен поступить в ПФР не позднее 29 августа. В противном случае, на страхователя будет наложен штраф.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: Страхователь посчитал, что ему не избежать штрафа за ошибку в СЗВ-М, поскольку от ПФР успело прийти уведомление об ошибке.

СЗВ-М за отчетный период июнь 2016 г. был отправлен 08.07.2016 г. (ошибочно период был поставлен июль 2016 г.), отчет ПФ был принят. 18.07.2016 г. был отправлен отчет с отчетным периодом - июнь 2016 г. ПФ дал штраф. Почему ПФ не прислал протокол, чтобы мы исправили сведения в срок, установленный для сдачи отчетности? Ошибки можно исправить в течение двух недель с момента, когда получен протокол (п. 41 Инструкции, утв. приказом Минздравсоцразвития от 14.12.09 № 987н). Если компания получила протокол после установленного срока сдачи сведений, у нее есть 14 дней, чтобы дополнить сведения без штрафа. Что дедать?

Ответ

1) Почему ПФ не прислал протокол, чтобы мы исправили сведения в срок, установленный для сдачи отчетности?

Неверно указан отчетный период — это одна из ошибок, которые ПФР не может обнаружить на этапе проверки при приеме СЗВ-М. Штрафа за такую ошибку можно избежать только, если исправить отчетный период не позднее срока сдачи СЗВ-М (ст. 17 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ).

2) Ошибки можно исправить в течение двух недель с момента, когда получен протокол (п. 41 Инструкции, утв. приказом Минздравсоцразвития от 14.12.09 № 987н).

Как показывает практика, ПФР не руководствуется положениями этой Инструкции и за пропуск срока или недостоверные сведения в СЗВ-М выставляет компаниям штраф.

3) Если компания получила протокол после установленного срока сдачи сведений, у нее есть 14 дней, чтобы дополнить сведения без штрафа.

Нет, по последним данным, ПФР все равно выставляет штраф. Ошибки нужно успевать исправить до окончания срока сдачи отчета.

4) Что делать?

Вы отправили СЗВ-М за июнь 2016 года с типом исходная 18.07.2016 г., а должны были не позднее 11 июля. Вы нарушили срок сдачи отчета, поэтому ПФР выставил вам штраф 500 руб. за каждое застрахованное лицо, сведения о котором должны быть отражены в форме СЗВ-М, представленной с опозданием. Шансов, что региональный Пенсионный фонд или его вышестоящее отделение отменят штраф, нет.

Вопрос аудитору

Организация представила СЗВ-М в надлежащий срок. Однако спустя неделю было обнаружено, что в форме нет сведений о нескольких физлицах. Что можно сделать, чтобы избежать штрафа?

Ежемесячно не позднее 15-го числа страхователи обязаны подавать в орган ПФР сведения о застрахованных физлицах по форме СЗВ-М (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, далее – Закон № 27-ФЗ).

Из самой формы следует, что она подается с кодом "исхд".

Если организация после подачи СЗВ-М обнаружила ошибки, необходимо представить форму повторно за этот же отчетный период с кодом:

• "доп" – если в исходной форме сведения о застрахованных лицах были указаны не полностью. Например, если в форму включены не все работники или по ним не отражены необходимые данные;
• "отмн" – если в исходной форме сведения о застрахованных лицах были отражены неверно. Например, организация указала неверный СНИЛС или ИНН либо включила в отчетность физлиц, которые не относятся к числу застрахованных.

Следовательно, указанная в вопросе организация должна подать форму СЗВ-М с кодом "доп".

Тогда юрлицо подало СЗВ-М с верным номером отчетного периода. ПФР оштрафовал юрлицо за несвоевременную подачу СЗВ-М.

Спор дошел до ВС РФ

ВС РФ подтвердил, что контролеры оштрафовали организацию неправомерно. Обратим внимание на следующие моменты, отмеченные судом предыдущей инстанции, которые повлияли на исход дела:

• сведения за июль фонд уже получал ранее;
• первоначально представленный отчет с ошибкой в поле для номера отчетного периода был обозначен как «исхд»;
• организация представляла возражения на акт проверки с пояснениями, почему исправила ошибку.

В такой ситуации контролеры должны были понять, что своевременно представленные сведения СЗВ-М с номером отчетного периода 07 — на самом деле отчет за август. В этом случае оснований штрафовать юрлицо не было.

Подобные выводы о неправомерности штрафа уже встречались в судебной практике. Например, АС Поволжского округа рассмотрел ситуацию, когда в качестве отчетного периода вместо января был ошибочно указан февраль.

Документ: Определение ВС РФ от 22.01.2018 N 301-КГ17-20650.