Назначение и состав отчетной документации, оформление отчетных документов. Отчетные документы: назначение, виды, структура, обязательные реквизиты Виды отчетной и учетной документации

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий. Порядок составления и оформления документов государственной статистической отчетности установлен Положением о порядке предоставления государственной статистической отчетности в Российской Федерации, утвержденным постановлением Госкомстата от 14 августа 1992 г. №130. Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Центральный банк Российской Федерации, Государственная налоговая служба Российской Федерации и Министерство финансов Российской Федерации представляют формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций. Формы ведомственной отчетности готовят федеральные органы исполнительной власти, которые осуществляют отраслевое управление.
Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территориальным органом. По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой.

В каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации. Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или справка отчетного характера.

Государственная статическая и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами. Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).

В заголовке отчета указывается: наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе ("Отчет о работе аттестационной комиссии…"; "Отчет о работе отдела…"); отчетный период (на 2001 г., за период с января по июнь 2000 г., за 1-й квартал 2000 г.).

В тексте дается описание выполненной работы, анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе. Датой отчета считается дата его утверждения руководителем организации или вышестоящим органом. К отчетам может прилагаться пояснительная записка.

Конец работы -

Эта тема принадлежит разделу:

Документоведение как научная дисциплина

Дисциплина Документоведение предназначена для студентов обучающихся по специальности Организация и..

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Все темы данного раздела:

Понятие о документоведении как научной дисциплине, объект и предмет документоведения
Существуют разные определения понятия "документоведение", однако ни одно из них не стало общепринятым. Впрочем, как и понятие "документ". И это закономерно, поск

Основные этапы развития документоведения
Документоведение относится к разряду молодых наук, оно еще окончательно не сформировалась как научная дисциплина, обобщающая совокупность знаний о документе. Эта наука возникла не с

Структура документоведения
Как и любая научная дисциплина, документоведение имеет структуру, которая пока находится в стадии формирования. Структурно документоведение делится на две подсистемы: общее и особен

Взаимосвязь документоведения с другими науками
Современный этап характеризуется активизацией изучения документа всеми науками, где он выступает главным либо одним из объектов исследования. Объединение усилий этих наук создает ин

Источниками в документоведческих исследованиях могут выступать практически любые документы, системы документации и комплексы документов. На их основе можно полу

Системный подход к документу как к объекту исследования
Вопросы: 1 Сущность, генезис и развитие понятия "документ" 2 Соотношение понятий "документ", "информация" и "ма

Свойства, признаки и функции документа
Документ - сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность - это задача, которая решается с помощью системно

Общие положения и понятия документирования
Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе. Метод докуме

Понятие о языках
Язык - это особая система разнотипных и вместе с тем внутренне объединенных между собой структурных единиц (звуков, морфем, слов, словосочетаний, предложений и т.д.) которые че

Знаковый метод фиксирования информации
Документ содержит социальную информацию, выраженную в знаковой форме. Знаковость - один из основных его признаков. Документ - это оформленное в виде совокупности последовательных знаков информацион

Способы и средства записи информации
Запись информации - это способ фиксирования информации на материальном носителе. В настоящее время используют системы записи информации (ручную, механич

Структура документа
Вопросы: 1. Унификация и стандартизация 2. Оформление реквизитов 5.1.1 Унификация и стандартизация Унификация документ

Оформление реквизитов
Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных

Требования к бланкам документов
Форматы бумажных документов. Служебные документы изготовляются и размножаются на бумаге стандартного формата, что связано с использованием множительной техники, с необходимостью хранения докуме

Требования к изготовлению документов
Документы допускается изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств, средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых

Организационные документы
Вопросы: 1. Организационные документы - уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др. Деятельность учреждения, организаци

Организационные документы - уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др
Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят

Распорядительные документы - постановления, решения, приказы, распоряжения и др
Все распорядительные документы должны строго соответствовать положениям действующего законодательства. Первая стадия разработки проекта распорядительного документа - определение круга

Документирование деятельности коллегиальных органов
Протокол можно отнести и к информационным документам (содержит информацию об обсуждении какого-либо вопроса) и к распорядительным, т.к. содержит постановляющую часть. Протокол - документ, фикси

Кадровая документация
Трудовые правоотношения предприятия с работником регламентируются КзоТ РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольн

Система бухгалтерской документации
Первичные учетные документы. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основ

Нормативные акты и государственные стандарты
Вопросы: 1 Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне. 2. Государственные стандарты на документацию. П

Ведомственные нормативные акты
Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документации составляют нормативно-правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые министерствами, государственными коми

Информационные связи предприятия
Типовая структура предприятия При обсуждении общих вопросов делопроизводства под термином "предприятие" обычно подразумевают достаточно широкий спектр различных организаций.

Структура современного коммерческого предприятия
Теперь рассмотрим структуру современного крупного коммерческого предприятия, см. схему (рисунок 8.2) Р и с у н о к 8.2

Офисная техника и информационные потоки в современном офисе
Информационным центром для любого сотрудника современного офиса является персональный компьютер, подключенный к локальной и глобальной сети. На рисунке 8.4 показано подключ

Технология переводов бумажных документов в электронные
В отличие от бумажных документов, электронные могут обрабатываться более эффективно (тиражироваться, рассылаться, храниться и т.п.). В настоящее время активно развиваются технологии

Виды систем ввода документов
Помимо технологических аспектов, о которых мы говорили выше, существует также специфика, связанная с масштабом использования технологии ввода бумажных документов. Действительно, когда говорят о дом

Продукты для персонального ввода форм
Наиболее известными решениями являются ABBYY FormReader и система Cognitive Forms. ABBYY FormReader обеспечивает высокую степень распознавания печатных символов, меток и шт

Общая структура документационного обеспечения управления
Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролирую

Формирование и хранение текущих дел
Вопросы: 1. Формирование и оформление дел. 2. Организация оперативного хранения документов. 9.1.1 Формирование и оформление дел

Подготовка дел к передаче и порядок передачи дел в архив для дальнейшего хранения
Вопросы: 1.Экспертиза ценности документов. 2. Оформление дел. 3. Оформление обложки дел. 4. Составление описей. 5. Порядок передачи документов на хранение в

Проведение экспертизы ценности
Ежегодно в делопроизводстве организации (учреждении) проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при

Организация работы с документами ограниченного доступа
Вопросы: 1. Организация работы с документами, которые относятся к государственной тайне 2. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информаци

Прием регистрация конфиденциальных документов
Вся поступающая в организацию корреспонденция с грифом ограничения принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количест

Дела ограниченного доступа
Вопросы: 1. Группировка исполняемых документов в дела 2. Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел грифа ограничения доступа 11.3

Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел грифа ограничения доступа
Не допускается пользоваться сведениями из документов ограниченного доступа в открытых выступлениях, в публикациях в открытой печати. в передачах по радио и телевидению, экспонироват

Послесловие
Таким образом, отдельные виды документов и документно-коммуникационной деятельности имеют существенную специфику. Связь документоведения с информатикой особенно ощут

Библиографический список
1. Закон РФ "Об информации, информатизации и защите информации" от 25.01.1995 // Собр. Законов РФ. 1995. N 8. 609 с. 2. Основы законодательства РФ об архивном фонде Российс

Основные термины и определения
Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ Акт - документ, составленный несколькими лиц

Раздел XVII.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

402. Что такое документ?
Документ – это носитель информации, рассчитанный на многократное использование. Документ содержит зафиксированную информацию, имеющую в соответствии с действующим законодательством правовое значение.
Законодательством предусмотрены случаи, когда документы являются обязательными (приказы об оформлении на работу, протоколы о прохождении различных инструктажей и т.п.).
Документы служат основой для контроля деятельности предприятия, правильности расходования материальных, денежных, энергетических и других видов ресурсов.
Современное управление производством без документов просто невозможно.

403. Что такое служебные документы?
Служебными называют документы, которые составляются от имени предприятия или учреждения, подписанные полномочными представителями. В служебных документах должен использоваться исключительно официально-деловой стиль. Эти документы должны быть краткими, последовательными, в них должна присутствовать точность изложения фактов и принятых решений.

404. Что такое документация?
Документация – совокупность документов, оформленных по единым правилам. Документация может быть представлена в различных видах: графическая, конструкторская, рабочая, исполнительная, нормативно-справочная, отчётная, проектно-сметная, разрешительная, организационно-технологичес-кая.

405. Что такое графическая документация?
Графическая документация – это документация (чаще управленческая), выполненная в виде графиков, диаграмм, циклограмм, в которых в тексто-графической форме описываются сведения и расчётные технологические зависимости отдельных строительных операций в результате моделирования производственного процесса или состояния производственной деятельности строительных и монтажных организаций и их подразделений.

406. Что такое конструкторская документация?
Конструкторская документация – совокупность расчётных документов, разрабатываемых и используемых в процессе проектирования отдельных узлов, деталей или конструктивных элементов зданий и сооружений.

407. Что такое рабочая документация?
Рабочая документация – это часть проектно-сметной документации, разрабатываемой проектной организацией на стадии «рабочий проект» и применяемой исполнителями проекта непосредственно на строительной площадке при возведении зданий и сооружений.

408. Что такое проектно-сметная документация?
Проектно-сметная документация – совокупность графических, расчётных и пояснительных материалов, обосновывающих объёмно-планировочные, конструктивные, организационно-технологические решения и документы, обосновывающие стоимость и экономическую целесообразность строительства конкретного здания, сооружения или их комплекса.

409. Что такое организационно-технологическая документация?
Организационно-технологическая документация – часть проектно-сметной документации, обосновывающая решения по технологии работ и организации строительства зданий и сооружений.
К организационно-технологической документации относятся проекты организации строительства – ПОС (разрабатываются проектной организацией), проекты производства работ – ППР (как правило, разрабатываются строительными организациям) и проекты организации работ – ПОР (разрабатываются строительными организациями при одновременном возведении для разных заказчиков нескольких зданий или сооружений).

410. Что такое нормативная документация?
Нормативная документация – совокупность официальных документов, регламентирующих на государственном и региональном уровне обязательность применения нормативов, стандартов, правил и условий для проектирования, строительства и эксплуатации объектов.

411. Что такое нормативно-справочная документация?
Нормативно-справочная документация – совокупность официальных документов, содержащих установленные государственные или региональные правила, стандарты, нормали, нормативы и условия, связанные с проектированием, строительством и эксплуатацией возводимых зданий и сооружений.
К нормативно-справочной документации относятся также различные инструкции, указания, руководства, рекомендации, отражающие специфику отдельных видов строительных и монтажных работ на различных этапах инвестиционного периода (изыскания, проектирование, строительство, эксплуатация, реконструкция, капитальный ремонт).

412. Что такое разрешительная документация?
Разрешительная документация – комплект документов, выдаваемых органами исполнительной власти на выполнение проектно-изыскательских работ с согласованием архитектурно-планировочных решений, выдача разрешений на землепользование и производство строительно-монтажных работ.

413. Что такое отчётная документация?
Отчётная документация – совокупность документов, отражающих отчётные показатели работы строительной организации или её подразделения по выполнению отдельных заданий проекта или отчётные показатели за какой-либо период производственной деятельности. Это могут быть финансовые отчёты, материальные отчёты или отчёты за выполнение отдельных поручений.

414. Что такое делопроизводство?
Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления строительного подразделения, заключающаяся в работе с документами. К делопроизводству относится составление, приём, регистрация, размножение, исполнение, отправка, контроль, хранение и периодическое уничтожение документов. От рациональной организации делопроизводства в значительной степени зависит производительность труда управленческого аппарата.

415. Что такое приказ?
Приказ – это акт управления, издаваемый руководителем организации и обязательный для исполнения. В виде приказов оформляются решения руководителей, действующих на основе единоначалия, с целью регламентации деятельности предприятия и движения личного состава подчинённого ему строительного подразделения.
Право издавать приказ имеет руководитель, занимающий должность юридического лица или исполняющий его обязанности.
С помощью приказа руководитель ставит перед работниками возглавляемой им организации основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов, утверждает положения, инструкции, правила и тому подобные документы.

416. Как правильно оформить приказ?
Текст приказа по общим вопросам управления производством состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются обстоятельства, побудившие руководителя к его изданию, и цели, которые предполагается достигнуть. В распорядительной части приказа излагается суть предписываемых действий, указывается, кому поручено их исполнять, сроки их выполнения и кому поручается контроль за исполнением настоящего приказа.
Распорядительная часть приказа начинается со слова «приказываю».
Поощрения и наказания за выполнение или невыполнение поручений и указаний объявляются самостоятельными приказами.

417. Что такое распоряжение?
Распоряжение – это решение, принимаемое устно или письменно вышестоящим органом, руководителем, его заместителями в пределах их полномочий, руководителями функциональных служб строительного подразделения для решения оперативных вопросов, связанных со служебной и производственной деятельностью.

418. Что такое указание?
Указание – это организационно-распорядительная форма передачи управленческого решения и разъяснение действий для достижения целей, обращённая к конкретным исполнителям по конкретному делу.
Указание может содержаться в приказах, в распоряжениях, в резолюциях на документе, в отдельном письме или устном высказывании.
Указание, как правило, начинается со слова «предлагаю».

419. Что такое инструкция?
Инструкция – нормативно-методический документ, определяющий содержание и порядок исполнения работником профессиональных обязанностей, а также способы выполнения решений.
Инструкция может быть устной или письменной. Устная инструкция выдаётся работнику его руководителем перед выполнением задания. Письменная инструкция, утверждённая руководителем, становится организационно-распорядительным документом.
Инструкция устанавливает правила, регулирующие производственную деятельность организации или специальные стороны этой деятельности и функции должностных лиц.

420. Что такое протокол?
Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятых решений на различных заседаниях коллегиальных органов, комиссиях, на собраниях трудовых коллективов, различных совещаниях.
В тексте протокола обсуждение каждого пункта повестки дня записывается по рубрикам «слушали», «выступили», «решили», «постановили».
Тексты протоколов могут быть краткими, подробными или дословными (стенограмма).
Протокол подписывает председатель или секретарь собрания, либо лицо, ведущее собрание.
Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. В случае, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитофонную ленту, протокол может составляться после расшифровки этих записей.

421. Что такое акт?
Акт – официальный документ, фиксирующий события или факты, установленные лично подписавшими этот акт лицами. Акт не является указанием к какому-либо действию. Он служит лишь информацией для принятия какого-либо решения.
Во вводной части акта указывается основание для его составления и список лиц, участвовавших в его подписании.
В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, уполномоченными для его подписания.

422. Что такое служебное письмо?
Служебные письма являются средством обмена различной информацией учреждения с подчинёнными, вышестоящими или смежными организациями.
Письма оформляются на фирменных бланках организации. В письме указываются обстоятельства, побудившие организацию к его написанию. Заканчиваются служебные письма просьбами, предложениями или решениями по вопросам, затронутым в них.
Если письмо является ответом на какое-то предыдущее письмо, то название затронутого вопроса указывается перед текстом письма.

423. Что такое докладная записка?
Докладная записка – письменное сообщение по какому-либо вопросу руководству организации или вышестоящему органу управления, информирующее о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о результатах выполненного поручения или работы. Докладная записка должна содержать выводы и предложения по затронутым в ней вопросам.
Докладная записка готовится как по инициативе работника, так и по указанию руководства.

424. Что такое справка?
Справка – документ, описывающий и подтверждающий те или иные факты или события.
Справка обычно представляет собой результат каких-то обследований, результатов поездки в командировку и т.п.

5.5. система отчетной документации

5.5.1. Назначение и состав отчетной документации

Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени год, полугодие, квартал, месяц, декада. Отчетная документация в деятельности организации и государства в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой.

Анализ отчетных документов дает возможность руководству корректировать деятельность как самой организации, так и подведомственной системы, совершенствовать организационную структуру, характер и содержание выполняемых работ, кадровый состав организации, обеспечение ее финансовыми, материальными и иными ресурсами.

Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов:

государственная статистическая отчетность;

ведомственная отчетность;

внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Федеральные органы исполнительной власти, выполняющие функции органов межотраслевой координации, разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для всех учреждений, организаций и предприятий, например Центральный банк Российской Федерации, Государственная налоговая служба Российской Федерации и Министерство финансов Российской Федерации разрабатывают формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций. Федеральные органы исполнительной власти, выполняющие функции отраслевого управления, разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для учреждений, организаций и предприятий отрасли.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территориальным органам. По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой. В заинтересованные органы представляется первый экземпляр подготовленного отчета и электронная копия документа.

Кроме государственной статистической и ведомственной отчетности, в каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Такого рода отчетные документы составляются специалистами структурных подразделений и представляются на рассмотрение руководства данной или вышестоящей организации.

Внутриучрежденческие отчетные документы могут называться: отчет или справка отчетного характера (в отличие от аналитической справки).

Отчетные документы могут составляться по различным направлениям деятельности организации: о результатах функциональной деятельности подразделений и в целом -организации, о результатах научно-исследовательской или научно-внедренческой деятельности, о командировках, о результатах рекламной деятельности (рекламных кампаний), о выполнении отдельных, разовых мероприятий или заданий руководства и др.

5.5.2. Составление и оформление отчетных документов

Отчет документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами, предписывающими порядок их составления и оформления. Внутри учрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме, порядок ее составления и оформления аналогичен другим управленческим документам.

При составлении внутренних отчетов учитывается их назначение и круг рассматриваемых вопросов.

Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).

В заголовке отчета указывается:

наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе аттестационной комиссии...»; «Отчет о работе отдела...»);

отчетный период (за 1996 г., за период с января по июнь 1997 г., за 1-й квартал 1997 г.).

В отчете дается описание выполненной работы и заключение, в котором анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения. Если отчет содержит результаты работы, которая ранее планировалась, последовательность изложения отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе.

Отчеты о работе структурных подразделений подписываются руководителем подразделения, отчеты о работе организации в целом подписываются руководителем подразделения, ответственным за подготовку отчета, отчет о работе сотрудника организации подписывается самим составителем. Отчет о работе организации утверждается руководителем организации или вышестоящим органом.

Датой отчета является дата его утверждения или вынесения резолюции.

К отчету может прилагаться пояснительная записка и другие справочные материалы.

Литература к главе 5

1. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М., Издательство стандартов, 1997.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.

3. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., Росархив, 1994.

4. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. и доп. - М., 1996.

5. Анреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ. М, ИНФРА-М, 1997.

6. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. - М., Экономика, 1991.

7. Кузнецова ТВ., Илюшенко М.П. Основы документоведения: Учебное пособие. М., МГИАИ, 1988.

8. Справочник по деловой переписке. - М., Мэрия Москвы, Научно-внедренческая фирма «Межрегионсервис», 1996.

9. Стенкжов М.В. Документы. Делопроизводство. - М., ПРИОР, 1995.

→ Техническая экспертиза зданий

Оформление отчетной документации

Отчет о проведении специальных инженерных изысканий в случае, если экспертиза проведена в полном объеме диагностического цикла и осуществлена для целей проектирования или технического заключения или выполнена по какому-либо одному вопросу, является основным документом, содержащим исчерпывающие сведения о существующем здании.

Материал, отбираемый для включения в отчетную документацию, должен быть обработан и систематизирован. Обязательный комплект отчетной документации состоит из текстовой и графической части. Отчет о специальных инженерных изысканиях составляется после согласования предпроектных проработок и оформления их в виде строительного паспорта.

Порядок оформления отчетной документации по результатам инженерных изысканий, необходимых при проектировании реконструкции, освещается в специальной литературе и нормативных актах, утверждаемых Госстроем СССР.

По структуре отчетная документация состоит из титульного листа, списка исполнителей, оглавления, технического заключения и чертежей, составленных в процессе изучения объекта и инвентаризационного плана. Основной ее частью всегда является письменное обобщение результатов исследований с выводами, представляемое в форме технического заключения.

На титульном листе указывается наименование организации, выполнившей работу по договору (в Ленинграде это институт Ленжилпроект). Назначение работы может быть различным: отчет о проведении специальных инженерных изысканий или техническое заключение. Кроме того, перечисляются должностные лица (их фамилии и инициалы), в обязанности которых входит руководство структурным подразделением, занимающимся технической экспертизой, а также должность, фамилия, инициалы лица, ответственного за проведение данной экспертизы.

Отчетная документация по объекту - это итог коллективного труда. Каждый его участник, выполнивший по заданию технического эксперта свою часть работы, несет за нее личную ответственность в границах, установленных правами и обязанностями, указанными в должностной инструкции.

Ответственность за достоверность всего объема работ, представленного в отчетной документации, несет только лицо, руководившее всей работой. Им является технический эксперт, подписавший титульный лист и последний лист текстовой части работы. На титульном листе должна быть подпись лица, правомочного утвердить отчетную документацию, это обычно главный инженер проектного института.

Бланк титульного листа изготовляется типографским способом, он должен иметь рамку, обведенную черной тушью. Размер левого поля - 35, правого - 10, размеры верхнего и нижнего полей - 20 мм. За титульным листом следует список исполнителей в алфавитном порядке, после фамилии необходимо указать инициалы, занимаемую должность. Далее в скобках указываются номера чертежей и информация по специальным вопросам, составленная данным исполнителем. К информации по специальным вопросам относятся: заключение по результатам обследования лифтов, историческая справка и т. п.

После списка исполнителей следует оглавление. В нем перечисляются составные части работы и указывается нумерация страниц. Как и в текстовой части, в оглавлении указываются наименование чертежа и его номер согласно штампу. Чертежи комплектуют последовательно: сначала инвентаризационные планы с нанесением на них результатов освидетельствования скрытых конструкций, затем топографическая съемка, отчетная документация по геологическим изысканиям, результаты измерений и дефектоскопии строительных конструкций и схемы размещения инженерного оборудования. После чертежей в необходимых случаях комплектуются приложения, куда включаются служебная переписка по объекту, решения, приказы и распоряжения, поступившие после составления строительного паспорта. Последний всегда комплектуется отдельно.

Ни один документ, кроме заголовка на титульном листе, не носит название «Отчет о специальных инженерных изысканиях»; оно дается только всему отчету. По объему и содержанию инженерные изыскания значительно шире, чем технические изыскания для строительства, которые ограничиваются топографическими, геологическими, гидрогеологическими, метеорологическими и другими изысканиями, определяющими естественные условия в районе строительства. По содержанию этот отчет ближе к научному, составляемому при проведении реставрационных работ, чем к отчету о технических изысканиях для строительства.

Название, указанное на титульном листе, лучше всего характеризует специальный состав инженерных изысканий, который необходим для проектирования комплексного капитального ремонта и реконструкции жилых домов в районах старой застройки.

Текстовая часть отчета носит название технического заключения и начинается с вводной части. В ней указываются: фамилия и инициалы лица, ответственного за проведение технической экспертизы; даты начала и окончания работ, на основании чего и с какой целью они выполнялись; какие материалы предыдущих обследований экспертиза нашла необходимым использовать при проведении данного обследования.

Первыми источниками информации для вводной части заключения являются сведения об объеме, площади, числе квартир и инженерном оборудовании строения, представленные в первом, третьем и четвертом разделах технического паспорта, составляемого районным бюро технической инвентаризации. Цифровые показатели этих сведений принимаются без проверки и вписываются в техническое заключение. Далее следует написать: о планировочной зоне, в которой находится дом; принят ли дом или отдельные помещения в нем под государственную охрану как памятник истории или архитектуры; о назначении соседних строений и предполагается ли в них в ближайший пятилетний период капитальный ремонт или реконструкция. Такие сведения могут оказать влияние на выводы, которыми завершается работа.

В тех случаях, когда используется материал предыдущих экспертиз по данному объекту, необходимо указать их дату и кратко (по усмотрению эксперта) содержание. В отдельных случаях копии материалов предыдущих экспертиз или отдельные чертежи и документы, входившие в их состав, могут быть приобщены к последующей отчетной документации.

Когда в жилом доме имеются нежилые помещения, сданные в аренду, то перечисляются все арендаторы и занимаемая ими площадь, в этом случае текстовая часть дополняется соответствующей иллюстрацией инвентаризационных планов. Кроме того, в тексте и на инвентаризационном плане указываются нежилые помещения, используемые службами технической эксплуатации, охраны общественного порядка и другими (не арендаторами). Записи о фактическом использовании таких помещений и их площади, а также обозначения на инвентаризационных планах выполняются по аналогии с записями о помещениях, сданных в аренду.

На этом сбор информации для формулирования вводной части отчетной документации обычно завершается, если экспертизой не будет установлена необходимость включения в нее дополнительных сведений. Эта часть работы носит в основном j камеральный характер. Далее начинается исследовательская часть, выполняемая в соответствии с программой и заданием.

Направление и объем исследований определяются целью работы и итогами рассмотрения документации, выполненной в процессе 2-5-й операций диагностического цикла.

Оформление текстовой части отчетной документации ведется в традиционной последовательности, которая не всегда совпадает с последовательностью проведения самих работ. Например, обследование конструкций старого дома можно начать с перекрытий, одновременно произвести обследование стен и в зависимости от результатов этой работы решить, в каких местах закладывать шурфы для освидетельствования фундаментов. Но при оформлении отчетной документации сначала идет раздел под названием «Подземная часть здания», куда входят фундаменты, затем «Стены», а потом уже «Перекрытия».: т.е. так, как это принято в любой документации по строительству. Поэтому отчетная документация оформляется всегда в одном порядке: градостроительное значение объекта; исторические сведения; подземная часть здания (объединяется с под-разделом «Инженерно-геологическая характеристика участка»), затем идет раздел «Надземные конструкции» с подразделами (стены, отдельно наружные и внутренние, перекрытия, лестницы, крыша, прочие конструктивные элементы). В отдельный раздел выделяется планировка помещений, а если необходимо, то отделка помещений. Отделка фасадов и лестниц освещается в разделах «Стены» и «Лестницы». К последнему разделу относится инженерное оборудование. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Текстовая часть дополняется фотоиллюстрациями и рисунками с натуры, в ней делаются ссылки на фотографии и чертежи, следующие за текстом.

Фотографии и рисунки нумеруются в пределах раздела арабскими цифрами. Номер иллюстрации должен состоять из номера раздела и порядкового номера рисунка, разделенных точкой, например «

Рис. 1.2» (вторая иллюстрация первого раздела). Рисунки и фотографии должны размещаться сразу после ссылки на них в тексте. Если заключение состоит из небольшого числа страниц текста и большого количества фотографий, их допускается помещать по порядку номеров в конце текста.

Не допускается делать фотографии объекта и складывать их в «карман», приклеиваемый с внутренней стороны переплета. Каждая фотография должна сопровождаться содержательной надписью, отпечатанной на машинке рядом с номером.

Выводы после завершения исследовательской части работы должны быть краткими, но доказательными, так как подтверждаются всем ходом исследований, в них излагается суть рекомендаций экспертизы по изученному вопросу. В тех случаях, когда в исследовательской части работы отмечается, что отдельные конструктивные элементы заселенного дома представляют собой угрозу общественной безопасности, указываются конкретные мероприятия, которые должны быть выполнены для предупреждения аварии, о чем эксперт безотлагательно должен сообщить руководству эксплуатирующей организации.

Рекомендации экспертизы не могут находиться в противоречии с документами строительного паспорта. Если после завершения исследований выявились такие противоречия, то экспертиза должна представить инстанциям, выдавшим строительный паспорт, дополнительную информацию, полученную в ходе исследований, и просить пересмотра ранее выданных документов. До устранения противоречий экспертиза не может быть законченной и результаты ее не могут быть подписаны экспертом.

Отчеты о проведении специальных инженерных изысканий размножаются в пяти экземплярах, три из них выдаются заказчику проекта (из них один остается у него, второй передается в экспертный орган, а третий - подрядной ремонтно-строительной организации). Из двух экземпляров, остающихся в институте Ленжилпроект, один хранится в архиве, второй используется проектировщиками.

Технические заключения размножаются в трех экземплярах. В их состав не входят строительные паспорта. К ним прикладывается меньше чертежей, чем к отчетам. Обмеры зданий, топографическая съемка, историческая справка не составляются совсем или составляются только по части здания, для которой это было необходимо. Заказчику выдается два экземпляра, один остается в Ленжилпроекте.

Весь текстовой материал отчетной документации должен быть отпечатан машинописным способом на одной стороне листа белой бумаги формата А4 через два межстрочных интервала. Выравнивания текста (выключки строк) с правой стороны не требуется. Поля должны быть с четырех сторон листа размером слева 20, справа 5, сверху и снизу по 5 мм.

Шрифт машинки должен быть четким, лента - черного цвета. Вписывать в текст отчета отдельные слова, формулы, условные знаки от руки чертежным шрифтом, а также выполнять схемы и рисунки допускается только черными чернилами или черной тушью. Опечатки и графические неточности исправляются таким же образом. Заголовки разделов: «Стены», «Перекрытия» и т. д. печатаются прописными буквами, заголовки подразделов, например «Перекрытие над вторым этажом», «Чердачное перекрытие», печатаются строчными буквами, кроме первой прописной. Расстояние между заголовком и последующим текстом должно быть равно трем межстрочным интервалам, расстояние между заголовком и последней строкой предыдущего текста - четырем интервалам.

Количество фотографий, помещаемых в отчет, определяется его содержанием и должно быть достаточным для того, чтобы придать излагаемому тексту ясность и конкретность.

Четкость и аккуратность оформления отчетной документации должны соответствовать тщательности проведения всего процесса исследований, осуществляемого экспертом.

Система отчетной документации

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени.

Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов:

государственная статистическая отчетность;

ведомственная отчетность;

внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Министерством статистики РФ и являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий. Порядок составления и оформления документов государственной статистической отчетности устанавливаются постановлениями этого министерства.

Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Сбербанк РФ, Министерство по налогам и сборам и Министерство финансов представляют формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций.

Формы ведомственной отчетности готовят органы исполнительной власти, которые осуществляют отраслевое управление.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территориальным органам. По срокам представления она может быть: месячной, квартальной, полугодовой и годовой. Государственная статическая и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами.

Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).

В заголовке отчета указывается: наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе аттестационной комиссии…»; «Отчет о работе отдела…»); отчетный период (на 2001 г., за период с января по июнь 2000 г., за 1-й квартал 2000 г.).