Рассматриваемое сообщение имеет свободную форму исполнения, бесплатный образец письма о расторжении договора оказания услуг свободен к редактированию.
Письмо, или как его еще называют уведомление о расторжении договора - обычное письменное делопроизводство между двумя субъектами правоотношений. Досудебное урегулирование расторжения письменных контрактов (в том числе аренда, оказание услуг) выражается в форме письменного предложения к взаимному согласию. Хорошо, когда разногласия по обязательствам отсутствуют. По-другому дело обстоит, если стороны имеют претензии по качеству исполнения обязательств, взаимные долги. Судебный процесс в таком случае неизбежен.
Рассмотрим пример обращения используя сферу оказания услуг. Окончание действия соглашения об оказании услуг может произойти в силу самых различных обстоятельств. Чтобы более правильно понимать, для чего нужно составлять такой документ обозначим главные аспекты.
Обязательные пункты письма о расторжении договора на оказание услуг
:- В верхней части листа, как правило, вставляется фирменный логотип предприятия с минимумом обязательных реквизитов;
- Ниже, справа, обращение к руководящей должности адресата и наименование компании (например: "Директору ООО "Бесплатные документы");
- Далее по-середине, слово "уведомление" или вежливое обращение в виде: "Уважаемый Иван Иванович";
- В содержании необходимо конкретизировать причины разрыва отношений, желаемый срок окончания контракта, нарушения обязанностей, если таковые были;
- Внизу должна быть виза руководителя, его расшифровка и должность;
- Письмо о расторжении договора оказания услуг должно содержать исходящий номер и дату. Отсутствие таковых может поставить вопрос о не легитимности документа.
Основой деловых отношений является договор. Как же расторгнуть подписанный договор, если одну из сторон по каким-либо причинам он не устраивает?
Действующим российским законодательством запрещено расторжение договоров в одностороннем порядке. Законным является лишь вариант заключения соглашения о расторжении договора, оформленный по волеизъявлению обеих сторон. Типичный бланк можно скачать и заполнить с сайта . Если же одна из сторон против расторжения, но при этом она не исполняет условия договора, придется обратиться в суд. Также основанием для расторжения договора в судебном порядке могут быть существенные изменения, влекущие невозможность выполнения договорных обязательств (ст.451 ГК РФ). В иных случаях законных оснований для расторжения договора в суде не предусмотрено. Единой формы для письма о расторжении договора законом не предусмотрено, основные требования к нему:- наличие реквизитов вашей организации и фирмы, с которой вы хотите расторгнуть договор;
- юридически грамотно составленный текст;
- четко сформулированные причины расторжения договора, требования и порядок урегулирования взаимоотношений между сторонами.
Учтите, что далеко не любой договор можно расторгнуть законным способом, поэтому во избежание спорных ситуаций постарайтесь изначально составлять сам договор предусмотрительно, подробно описав урегулирование отношений при возникновении того или иного случая, не ограничиваясь стандартной фразой о форс-мажорной ситуации.
Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про письмо о расторжении договора. Кроме этого вы познакомитесь с правилами составления данного письма и сможете скачать образец.
Сегодня вы узнаете:
- Основания для расторжения договорных отношений;
- Как составить уведомление о расторжении договора;
- Зачем нужно уведомлять;
- Как вручить письмо;
- Какие правила важно соблюсти при составлении и отправке письма.
Основания для расторжения договорных отношений
Существует всего 3 основных обстоятельства, при возникновении которых договорные отношения подлежат расторжению:
- Заканчивается срок действия договора . Одно из самых распространенных оснований, в соответствии с которым отношения сторон прекращаются в сроки, обозначенные договором. Чаще всего никаких дополнительных действий предпринимать не требуется. Однако, необходимо помнить, что в некоторых случаях требуется подтверждение расторжения такого договора, которое осуществляется путем направления стороной, не заинтересованной в сохранении его юридической силы на новый период. Если не совершить такое уведомление, то договор может быть автоматически продлен на определенный срок или даже трансформироваться в бессрочный.
- Инициатива одной из сторон или обоюдное волеизъявление . Договором практически всегда устанавливается порядок расторжения по инициативе одной из сторон. При этом в качестве основных условий такого расторжения всегда является уведомление другой стороны о своих планах заранее, в предусмотренный соответствующим пунктом срок. Если такого условия в договоре не указано, то действуют правила, изложенные в законах. Уведомление не будет требоваться только если инициатива расторжения договора вызвана нарушением другой стороной его положений или при взаимных интересах расторгнуть договор. В этих случаях прекратить действие договора, можно будет в любой момент.
- Изменение условий и наступление обстоятельств, из которых исходили стороны при заключении договора и которые оказывают влияние на его исполнение. Наступление каких-либо форс-мажорных обстоятельств. Допустим, на предприятии произошла авария, вследствие которой производственные мощности, необходимые для исполнения договора были повреждены. Или возникло стихийное бедствие, которое нарушило электрооптические производственного объекта.
Договор считается расторгнутым при наличии письменного соглашения между сторонами или направления уведомления о прекращении действия документа.
Как написать письмо о расторжении договора
Письмо о расторжении договора – это документ, составляемый в виде обычного письма, может быть напечатан на официальном бланке организации, если адресантом является .
В любом случае такое уведомление должно быть составлено по общим правилам и в единой структуре.
В верхнем правом углу указывается наименование получателя уведомления. Это может быть организация или физическое лицо. Далее, указывается официальный юридический или почтовый адрес. Необходимо учитывать, что если уведомление направляется конкретному должностному лицу, то перед наименованием организации указывается его должность, фамилия, инициалы в дательном падеже.
Пример: Генеральному директору ЗАО «ИКЛМН» Петрову Петру Ивановичу.
Затем в правом верхнем углу указывается информация об отправителе, аналогичная по содержанию информации о получателе. Правда в этом случае рекомендуется дополнительно указать контактные данные для связи: телефон, почтовый адрес, адрес электронной почты. Это следует сделать для того, чтобы адресат мог оперативно связаться, если ему необходимо уточнить какие-либо условия расторжения.
После информации о сторонах посередине с большой буквы прописывается название, которое излагается примерно так – «Уведомление о расторжении договора».
Под заголовком размещается текст. В нем указываются реквизиты документа, о прекращении действия которого уведомляется получатель, а также законные основания для такого расторжения со ссылкой на нормативные документы или пункты договора.
Например, письмо о расторжении договора аренды будет выглядеть следующим образом: Уважаемый Иван Иванович, уведомляем Вас о прекращении договора аренды нежилого помещения № 45/17, заключенного 12.01.2017 года с 21.02.2017 года в связи с окончанием его срока действия на основании п. 6 указанного договора.
Письмо подписывается, ставится дата составления. Уведомление от организации может быть скреплено печатью, однако, это делать необязательно.
- Скачать образец письма уведомления арендатора о расторжении договора аренды
Зачем нужно уведомлять
Уведомлять о расторжении договора может быть необходимо по следующим причинам:
- Договором предусмотрено, что при отсутствии волеизъявления одной из сторон о прекращении его срока действия, такой договор будет продлен на определенный (или неопределенный срок). Наиболее ярким примером является , который при отсутствии уведомления о расторжении считается заключенным на неопределенный срок.
- Процедура уведомления предусмотрена порядком расторжения договора по инициативе одной из сторон . Для совершения такого уведомления обычно предусмотрен определенный срок. То есть, уведомить о расторжении договора за день до даты такого расторжения в большинстве случаев не допускается. Значительный срок для совершения уведомления заранее установлен для того, чтобы защитить права уведомленной стороны. Допустим, по договору аренды. Арендодателю нужно будет время, чтобы найти нового арендатора, а арендатору (если инициатор арендодатель) нужно время, чтобы найти новое помещение для аренды.
- При нарушении одной из сторон договора его условий, эта сторона должна получить письменное уведомление о прекращении действия документа . Дело в том, что нарушение одной из сторон условий договора не влечет его автоматического прекращения. Если виновник не будет уведомлен, что вследствие допущенного им нарушения другая сторона желает прекратить действие договора, то расторжение не произойдет, пока уведомление не будет получено.
Как вручить письмо
Письмо о расторжении договора можно доставить адресату одним из 3 основных способов:
- Лично . В этом случае письмо доставляется в офис получателя и вручается ответственному лицу, о чем делается соответствующая отметка на копии документа, которая остается у адресанта как подтверждение совершения уведомления. На этой копии лицо, принявшее документ, ставит личную подпись, фамилию и инициалы, должность, дату, присваивает входящий номер.
- Почтовым отправлением или курьерской службой . Эти службы предоставляют отчет о статусе доставки документа или квиток, в котором расписывается получатель. Пользование их услугами незаменимо, когда адресат уклоняется от получения уведомления. В этом случае аргументом, доказывающим расторжение договора, будет служить сам факт направления необходимой уведомительной информации.
- Электронным способом . Этот способ подходит только для организаций и лиц, работающих в системе электронного документооборота. Факт направления уведомления в этом случае устанавливается специальными электронными реквизитами и электронной подписью. Заверять такое письмо дополнительной печатью или подписью не нужно.
Совершение уведомления обычной электронной почтой не подойдет, так как удостоверить факт получения будет практически невозможно.
Какие правила важно соблюсти при составлении и отправке письма
Составляя письмо необходимо соблюдать несколько следующих правил:
- Оно должно содержать точные и безошибочные реквизиты получателя. При наличии каких-либо ошибок, не позволяющих точно идентифицировать адресата, такое уведомление может быть признано не имеющим юридической силы.
- Основание прекращения должно быть указано в соответствии с положениями нормативно-правового акта или положениями договора. Отсутствие законных оснований приведет к недействительности такого письма.
- Это официальный документ. Грамматических ошибок в нем быть не должно.
При отправке письма необходимо учитывать следующее:
- Доставку необходимо организовывать только силами официальной организации, которая предоставляет услуги по подтверждению факта доставки.
- Факс или электронная почта не подойдут для совершения уведомления, так как впоследствии адресат может недобросовестно заявить о том, что ничего не получал, а отправитель не сможет доказать обратного.
Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.
По каким поводам происходит деловая переписка
В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.
ФАЙЛЫ
Как оформить отказ
Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.
Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.
Общие сведения о деловом письме
Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).
Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.
Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.
В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.
При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.
На имя кого писать
Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).
Оформление письма-отказа
Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.
При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.
Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.
Кто должен подписать
В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.
Как отправить письмо
Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).
Письмо-отказ от сотрудничества
Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.
- В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
- Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
- При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
- В заключение подпишите письмо и датируйте.
Письмо-отказ от участия в мероприятии
При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.
Письмо-отказ от предложения о работе
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.
К сожалению, иногда наступают моменты, когда нам приходится писать деловые письма с негативным оттенком. К таким письмам можно отнести и жалобы, и претензии, и героя этой статьи: письмо-отказ. Стремление сохранить лицо и соблюсти деловой имидж диктуют нам определённые правила написания подобных писем: в них важно не обидеть адресата и остаться с ним если не в дружеских, то хотя бы лояльных отношениях. Сегодня рассмотрим структуру писем-отказов и приведем примеры формулировок для текста.
Структура делового письма-отказа такая же, как и в любом другом . Рекомендую вам прочитать и эту статью, потому что большинство реквизитов письма-отказа оформляется совершенно стандартно, и говорить о них здесь мы не будем, уделив основное внимание тексту.Отказ пишется на бланке организации, подписывается генеральным директором или уполномоченным должностным лицом, после чего регистрируется. Далее рассмотрим особенности оформления некоторых реквизитов и смысловых частей письма.
Письмо-отказ: как написать заголовок?
Или, как иногда говорят, тема письма. Здесь есть небольшая тонкость из области этикета: если покажете явный негатив и отрицание, «плюсов» в глазах вашего партнёра это вам не добавит. Тема вашего ответного письма не должна сообщать ваше решение отказать в чем бы то ни было. Лучше написать нейтрально: «Сотрудничество», «О гарантии», «О подписании договора» и.т.д.
Поскольку письмо-отказ практически всегда является ответным, то можно сохранить ту тему, которая была заявлена в письме-запросе.
Текст
Текст письма начинается с обращения к адресату по имени и отчеству. Если известна только фамилия, то обращаемся по фамилии, но никаких инициалов уже не пишем, и не забываем, что в России общепринятое обращение на такой случай – «господин» или «госпожа».
Например:
Уважаемый Олег Олегович!
Уважаемый г-н Макаренко!
Уважаемая г-жа Митрофанова!
Если сомневаемся даже в фамилии адресата, пишем просто «Уважаемые господа!»
В отличие от письма-предложения или жалобы, письмо-отказ пишется тольков ответ на чужое письмо или официальный запрос. Когда вы составляете текст такого письма, стоит учитывать, что оно обязательно должно содержать ссылку на запрос, которая ставится в начале текста или (что еще лучше и абсолютно правильно) выносится в специальный реквизит – в специальные отметки, расположенные под полями для номера письма и даты:
______________ № ___________
На _____________ от __________ — здесь и пишутся данные запроса.
Если на бланках вашей компании таких специальных полей не предусмотрено, с ссылки на письмо-запрос начнется первый абзац отказа:
В ответ на ваше письмо от 01.07.2015 №434 сообщаем, что…
Прежде чем отказать, необходимо выразить сожаление по этому поводу. Можно заготовить несколько «шаблонных» фраз. Например:
К сожалению, мы вынуждены отказаться от вашего предложения в связи с…
Если в приложении к запросу были какие-либо документы, стоит показать в письме, что вы ознакомились с ними. Этопокажет что вы не отмахнулись от предложения, а внимательно его рассмотрели. В таком случае в письмо включаются фразы:
Мы внимательно ознакомились с вашим предложением…
Мы подробно изучили представленные вами документы…
В случае написания отказа от коммерческого предложения, обязательно стоит поблагодарить за направленное предложение и за то, что вашу компанию рассматривали как возможного партнера. Это распространяется на всех. Даже если у вас крупная корпорация, имеющая множество филиалов по РФ и СНГ, а предложение пришло от начинающего ООО, не стоит забывать про деловой этикет. К тому же, кто знает, может быть, в будущем вам будет выгодно работать именно с этой компанией. То же самое касается и тех, кто присылает вам свои резюме: отказывать нужно корректно и с благодарностью за проявленное внимание.
Благодарим вас за предоставленные материалы и проявленный интерес к нашей компании. Внимательно рассмотрев возможные варианты сотрудничества мы, к сожалению, вынуждены отказаться.
К сожалению, в данный момент, мы вынуждены отказать вам в связи с проведением ежегодных профилактических работ.
К сожалению, в нашем автопарке не имеется транспортных средств необходимой грузоподъёмности, в связи с чем, мы вынуждены отказать вам в перевозке.
Сожалеем, но в данный момент мы не можем предоставить вам необходимое оборудование в связи с тем, что оно находится в г. Курске и будет перевезено в Москву только в конце этого месяца.
Зачастую вы ничем не можете помочь вашему партнёру или клиенту, и тогда письмо можно стандартно закончить на указании причины отказа. Но вдруг вы действительно можете дать дельный совет, который поможет решить ситуацию? Если вы уверены, что вашему партнеру может пригодиться присланное коммерческое предложение, или знаете, какая из знакомых организаций действительно может пойти навстречу и оказать помощь, напишите об этом. Если у вас есть даже небольшой шанс разрешить ситуацию в положительном ключе, то это будет только в плюс к репутации вашей компании.
